Loading...
HomeMy WebLinkAbout20111117_CFMinutes http://www.co.jefferson.wa.us/commissioners/Conservation/conservation.asp                                                 *  Decisions and action items are indicated in bold font.    Members Present:  JD Gallant ‐ Jerry Gorsline, District 2; Richard Jahnke, Interest – Coastal Areas; Janet  Kearsley, District 1; Phyllis Schultz, Interest ‐ Working Lands; Fred Weinmann, Interest ‐ Ecology; John  Wood, District 1     Members Absent: Phil Andrus, District 2; Lige Christian, District 3; Sarah Spaeth, Interest ‐ Jefferson Land  Trust    County Staff Present:  Tami Pokorny, Water Quality Division and Recorder    Guests: Nancy Newman, Jefferson Land Trust    I. Call to Order:       Chair Fred Weinmann called the meeting to order at 4:04 PM    II. Review of Agenda:       Staff asked to add a review of the interview questions under “New Business.” The agenda was approved,  as revised.    III.  Approval of Minutes:     The minutes of September 19, 2011 meeting were approved as written.     IV. Observer comments:        None    V. Old Business:      Changes/Updates to 2012 Round Materials and Process    Application  The committee’s changes to the 2011 application are included in Appendix A as Track Changes. Most of  the changes are intended to help clarify cost estimates and are otherwise largely housekeeping in nature.  Janet Kearsley asked about whether demolition should be addressed in question #23. It was decided that  “plans for any structures” was sufficient.      Ratings Sheet  There was only one change to the rating sheet in question #10 (see attached). The Ratings Sheet is  included with the application and is also found in Appendix A.  Jefferson County Conservation Futures Committee Monday, November 17, 2011 4-6 PM Jefferson County Library, Shold Room Port Hadlock, WA FINAL MINUTES http://www.co.jefferson.wa.us/commissioners/Conservation/conservation.asp 3   Ratings Process  There were no changes to the 2011 ratings process. See Appendix B.    CF Manual  Appendix C contains the committee’s changes to the 2011 CF Manual. Many of these are of a  housekeeping nature.     Janet Kearsley asked if a letter would be required in the future similar to last year’s describing the  proposed match for the Winona – Bloedel project. The CF ordinance says that match may be, “other open  spaces acquired within the previous two years that is situated either directly adjacent to or could, in the  sole discretion of the county, be directly linked to the property under application.” By what process does  the county determine whether a property acquired within the last two years is linked to a project under  application and can be used as match? The fact that Jefferson Land Trust documented their match  intentions early on was very helpful and important to the committee. How can the committee rank a  project if it is unknown whether the match would be acceptable to the commissioners?   Mr. Weinmann felt that the applying the value of previously acquired properties as match can be a source  of confusion and no one wants a project turned down or delayed as a result. Nancy Newman suggested  going back to the application and adding a request to provide documentation of the match proposal.  Phyllis Schultz proposed an addition to question #12c which now reads: “If a prior acquisition is being  proposed as match, please describe and provide documentation of value, location, date of acquisition and  other information that would directly link the match to the property being considered for acquisition.”  Two paragraphs on page 5 were considered redundant and removed.   [Staff note: The project agreement template has been updated to reflect the most recent language used in  2011 contracts.]     Ms. Schultz moved to accept the changes; the motion was seconded by Ms. Kearsley.     The motion was approved unanimously; there were no abstentions.     Other(s)  No other topics were raised regarding 2012 funding round materials.     2012 Round Draft Calendar  Staff shared that Lige Christian would like the option of participating in a portion of the funding round  remotely by Skype or similar while he is out of town next spring. There was general agreement that this  would be acceptable to the committee so long as it meets county requirements. Staff agreed to look into  the video conferencing capacity of the Public Health Department. It’s important for Mr. Christian to see  the project presentations. He could watch the site visits on video that would be sent to him through the  mail and would hopefully be back in town in time for the ranking meeting. JD Gallant mentioned that he  participates in official state L & I meetings this way.     Fall Presentation to BoCC  Ms. Pokorny suggested December 19 for the annual project presentation if it works for Mr. Weinmann.        VI. New Business    Review of Annual Reports   http://www.co.jefferson.wa.us/commissioners/Conservation/conservation.asp 4 All but one of the project reports this year were submitted by Jefferson Land Trust (JLT). That one was  submitted by Northwest Watershed Institute. Mr. Gorsline asked Ms. Newman about vandalism that may  have occurred in the Quimper Wildlife Corridor. The stewardship director found a campsite in the Levinski  Wetland area and notified the City of Port Townsend about it. JLT has made several trips to the  Tamanowas Rock area with Jamestown Tribe members to set up work parties to abate the Scotch broom.  The lower road has now been barricaded by the Jamestown Tribe to help prevent all terrain vehicles from  entering. It seems to be working.     Mr. Weinmann asked what progress is being made towards the tribe’s acquisition of the rock [from  Jefferson Land Trust]. State Parks is proposing to annex the Nicholson Short Plat by purchasing it from the  tribe which would generate funds for the tribe’s acquisition of Tamanowas Rock itself.     The future of the Salmon Creek project is unknown at this time. JLT was granted an extension to continue  to negotiate with the landowner. An offer letter is being developed and it is hoped the family will respond  positively.     The final okay from the state to proceed with Carleson Chimacum Creek is anticipated next month. The  project ranked highly. JLT hopes to move forward in January. It was a big year for coho in the creek.     Interview Questions  Staff read the current list of interview questions (Appendix D). There was discussion about whether  knowledge of Robert’s Rules is necessary to participating in the committee. Ultimately, members felt that  that particular question could be removed.     VII.  Other/ Administrative     Staff Update    Outreach Display  Staff purchased a four‐panel display and a sandwich board to display photos of CF projects. She has  received photos from JLT, taken an few and is asking for more from Sunfield and Northwest Watershed  Institute. She asked the committee to come up with a “hook” for the reverse side of the sandwich board.  The group proposed something along the lines of, “Preserving open space and supporting farms and  forests.” She would also like to include a photo of the entire committee in the display. Phil Andrus invited  Ms. Pokorny and a few award recipients to be interviewed on his “Tossed Salad” show on November 18.  Kevin Long of NOSC, Isolde Perry of Sunfield Farm will be participating.     Membership  The next membership term to expire will be Phyllis Schultz’s in 2013. There’s one vacancy currently and  the deadline to express interest is November 30, 2011.     Fund Balance  The Fund balance as of October 31, 2011 was $573,960.83. The most recent property tax assessment was  .03781 cents per thousand.     Estimate of Funds Available in 2012  Funding available to next year’s round has not been calculated yet – an estimate is $240,000 depending on  the status of the Salmon Creek project.       http://www.co.jefferson.wa.us/commissioners/Conservation/conservation.asp 5 VIII. Observer Comments     None    IX. Adjournment    Chair Weinmann adjourned the meeting at 5:40 PM.                                                                                   http://www.co.jefferson.wa.us/commissioners/Conservation/conservation.asp 6 Appendix A    http://www.co.jefferson.wa.us/commissioners/Conservation/conservation.asp 7     http://www.co.jefferson.wa.us/commissioners/Conservation/conservation.asp 8   http://www.co.jefferson.wa.us/commissioners/Conservation/conservation.asp 9   http://www.co.jefferson.wa.us/commissioners/Conservation/conservation.asp 10     http://www.co.jefferson.wa.us/commissioners/Conservation/conservation.asp 11     http://www.co.jefferson.wa.us/commissioners/Conservation/conservation.asp 12     http://www.co.jefferson.wa.us/commissioners/Conservation/conservation.asp 13   http://www.co.jefferson.wa.us/commissioners/Conservation/conservation.asp 14       http://www.co.jefferson.wa.us/commissioners/Conservation/conservation.asp 15 http://www.co.jefferson.wa.us/commissioners/Conservation/conservation.asp 16 Appendix B    Conservation Futures Ratings Meeting  2012 Recommendation Process      Before the meeting:    • Each of the CFFC members eligible to participate in the rankings reviews the applications, attends  the requisite presentations, and either attends the site visits or views the video (DVD).      • Each person prepares individual rating sheets and provides them to staff (by the morning of April  xx ideally).      At the meeting:    • During the deposition portion of the meeting, staff reads all of the appearance of fairness  questions and asks for objections from the audience. Then each member answers questions  relevant to their eligibility and possible conflict of interest.  They have the opportunity to recuse  themselves, as necessary.     For each project, the following question is asked first:    In order to obtain and maintain the appearance of fairness in the decision making process, the  committee wishes to know if there is anyone in the audience who objects to the participation of  any particular committee member in this decision making process and if so, to state the reasons  for that objection.      Then, the following four questions are asked of the committee members with respect to each  project. Answers are given round robin style so that the question doesn’t need to be repeated for  each member. This year, we’ll have hard copies of this information sheet available for your  reference.        1. Do you as a member of the committee stand to gain or lose any financial benefit as a  result of the outcome?    2. Are you as a committee member able to hear and consider this proposal or application in a  fair and objective manner, that is, without bias and without a predisposition toward any  particular result regarding this proposal or application?    3. Have you as a committee member engaged in any communication outside this hearing  with either a proponent or opponent of this particular proposal or application?  (A yes  answer is not an automatic disqualification if the nature of the communication is  disclosed and others have the opportunity to question/approve its inconsequentiality to  this process.)    4. Are you as a committee member able to certify the project presentation and either  attended the site visit or viewed the official video tape?     http://www.co.jefferson.wa.us/commissioners/Conservation/conservation.asp 17 • Members who recuse themselves from all of the ratings leave at this point. Arrangements/times  are confirmed so that members who are eligible rank some projects, but have recused themselves  for others, may participate as appropriate.     • An absolute majority (6) members of the committee are needed to recommend projects to the  BoCC.     Definition of an absolute majority from Wikipedia:    "An absolute majority or majority of the entire membership (in American English, a supermajority voting  requirement) is a voting basis which usually requires that more than half of all the members of a group (including  those absent and those present but not voting) must vote in favour of a proposition in order for it to be passed.  In practical terms, it may mean that abstention from voting could be equivalent to a no vote. Absolute majority  can be contrasted with simple majority which only requires a majority of those actually voting to approve a  proposition for it to be enacted. Absolute majority voting is most often used to pass significant changes to  constitutions or to by‐laws in order to ensure that there is substantial support for a proposal.    • The ratings are displayed electronically, reviewed, and possibly adjusted at the individual rating  level and then compiled into composite scores. No new information concerning the applications  may be introduced. For each project a total score is calculated and then a weighted average based  on the number of members who participate in the ratings for that project (total score divided by  number of committee members who rank the project).     • The amount of funding available is reviewed for capital and O & M expenses. Two  recommendations from the CFFC are expected: 1. Is the project worthy of being funded? And 2.  What funding levels are recommended for each of the worthy projects?      • Motions are made as appropriate to recommend and at what level.                                              http://www.co.jefferson.wa.us/commissioners/Conservation/conservation.asp 18 Appendix C        http://www.co.jefferson.wa.us/commissioners/Conservation/conservation.asp 19   http://www.co.jefferson.wa.us/commissioners/Conservation/conservation.asp 20     http://www.co.jefferson.wa.us/commissioners/Conservation/conservation.asp 21   http://www.co.jefferson.wa.us/commissioners/Conservation/conservation.asp 22   http://www.co.jefferson.wa.us/commissioners/Conservation/conservation.asp 23   http://www.co.jefferson.wa.us/commissioners/Conservation/conservation.asp 24  http://www.co.jefferson.wa.us/commissioners/Conservation/conservation.asp 25     http://www.co.jefferson.wa.us/commissioners/Conservation/conservation.asp 26         http://www.co.jefferson.wa.us/commissioners/Conservation/conservation.asp 27     http://www.co.jefferson.wa.us/commissioners/Conservation/conservation.asp 28 http://www.co.jefferson.wa.us/commissioners/Conservation/conservation.asp 29 Appendix D   Interview Questions    Conservation Futures Interview Questions  v. 2012      Do you have any questions to start?     What kinds of open space projects in Jefferson County excite you the most?     What are the biggest needs and challenges for open space protection in Jefferson County?    Are you familiar with any of the existing CF projects?    What areas of the county are you most familiar with?     Do you forsee any biases or conflicts of interest that would affect your views?        How is your availability for meetings and “extra” CF volunteer activities?     (As applicable) If you are selected, what would you like your open interest seat to be called?           Deleted: 2011 Deleted: Are you experienced with Roberts  Rules of Order?