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HomeMy WebLinkAboutAuditor 2015 Preliminary Budget NarrativeBU D G E T / P R O G R A M : AU D I T O R Th e A u d i t o r ’ s O f f i c e p r o v i d e s a p r i n c i p l e s u p p o r t f u n c t i o n i n t h e a u d i t i n g , r e c o r d i n g a n d c o n t r o l l i n g o f f i n a n c i a l t r a n s a c t i o n s i n t h e C o u n t y a s p r e s c r i b ed by state law*. These in c l u d e p r e p a r a t i o n a n d a d m i n i s t r a t i o n o f t h e C o u n t y b u d g e t a n d p r ep a r a t i o n o f t h e a n n u a l f i n a n c i a l r e p o r t . T h e A u d i t i n g D i v i s io n p r o c e s s e s a n d a u d i t s a l l f i n a n c i a l c l a i m s ag a i n s t t h e C o u n t y a n d p r o c e s s e s f i n a n c i a l c l a i ms f o r f o u r t e e n S p e c i a l P u r p o s e T a x i n g D i st r i c t s . I n t h e p e r f o r m a n c e o f t h e s e d ut i e s , t h e A u d i t o r s e r v e s ex officio as deputy su p e r v i s o r u n d e r t h e d i r e c t i o n o f t h e S t a t e A u d i t o r . T h e P a y r o l l D i v i s i o n a d m i n i s t e r s t h e C o u n t y p a y r o l l a n d p e r s o n n e l b e n e f i t p r o g r a m s . T h e A u d i t o r ’ s O f f i c e s e r v e s a s cu s t o d i a n o f p u b l i c r e c o r d s . D o c u m e n t s r e co r d e d b y t h e R e c o r d i n g D i v i s i o n i n c l u d e , b u t a r e n o t l i m i t e d t o , d e e d s , r e a l e s t a t e co n t r a c t s , l i e n s a n d o t h e r w r i t t e n i n s t r u m e n t s wh i c h a r e r e q u i r e d b y l a w t o b e f i l e d i n t h e C o u n t y . T h e R ec o r d i n g D i v i s i o n a l s o i s s u e s m a rr i a g e l i c e n s e s a n d a c c e p t s p a s s p o r t a p p l i c a t i o n s . T h e L i c e n sing Division operates as a g e n t o f t h e D i r e c t o r o f t h e W a s h i n g t o n S t a t e D e p a r t m e n t o f L i c e n s i n g . T h e s e f u n c ti o n s i n c l u d e t h e s a l e o f m o t o r v e h i c l e l i ce n s e s , c o l l e c t i o n o f l i c e n s e f e e s a n d e x c i s e t a x , tr a n s f e r o f v e h i c l e s f r o m o n e o w n e r t o a n o t h e r , t i t l e c h a n g e s , a n d c o l l e c t i o n o f l o a d f e e s . A s a n a g e n t f o r t h e D e p a r t m e n t o f Re v e n u e , t h e A u d i t o r collects use taxes on tr a n s f e r s o f v e h i c l e s a n d v e s s e l s . *S e e C h a p t e r 3 6 . 2 2 a n d 3 6 . 4 0 R C W MI S S I O N : Th e A u d i t o r ’ s O f f i c e i s a n i n s p i r ed t e a m r e c o g n i z e d f o r i t s e x c e p ti o n a l c u s t o m e r s e r v i c e . W e s t ri v e t o b e i n n o v a t i v e a n d e x c e e d e x p e c t a t i o n s . W e t r e a t e v e r y o n e wi t h t r u s t a n d r e s p e c t . O u r s t a f f i s k e y t o o u r s u c c e s s , an d w e c r e a t e o p p o r t u n i t i e s f o r t h e m t o a c h i e v e t h e i r b e s t . RE V E N U E : 20 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l 20 1 4 Ad o p t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t A d d / < D e l e t e > M e m o Re c o r d i n g F e e 6 9 , 5 4 1 7 3 , 3 1 0 7 0 , 9 5 9 7 0 , 9 5 9 7 1 , 2 7 0 - 3 1 1 Mo t o r V e h i c l e L i c e n s e 1 5 2 , 6 6 9 1 5 5 , 4 2 5 1 5 4 , 6 2 6 1 5 4 , 6 2 6 1 5 4 , 2 4 0 3 8 6 Ot h e r R e v e n u e s 3 2 , 5 5 1 3 4 , 2 6 9 3 2 , 6 1 2 3 2 , 6 1 2 3 2 , 8 9 0 - 2 7 8 Ge n e r a l F u n d S u b s i d y 2 0 1 , 3 9 7 2 1 0 , 6 4 3 2 7 6 , 0 9 5 2 7 6 , 0 9 5 2 9 3 , 8 1 4 TO T A L R E V E N U E S 4 5 6 , 1 5 8 4 7 3 , 6 4 7 5 3 4 , 2 9 2 5 3 4 , 2 9 2 5 5 2 , 2 1 4 - 2 0 3 EX P E N D I T U R E S : 20 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l 20 1 4 Ad o p t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t A d d / < D e l e t e > M e m o Sa l a r i e s a n d B e n e f i t s 42 3 , 8 3 9 4 3 8 , 6 5 7 5 0 6 , 7 5 0 5 0 6 , 7 5 0 5 2 4 , 1 2 2 1 7 , 3 7 2 S t a f f i n g Schedule Op e r a t i n g S u p p l i e s 5 , 3 4 1 7 , 9 5 3 6 , 0 6 0 6 , 0 6 0 6 , 1 8 1 1 2 1 2 % Ot h e r S e r v u c e s 3 , 4 4 6 3 , 4 6 2 1 , 8 0 8 1 , 8 0 8 1 , 8 4 3 3 5 2 % Po s t a g e 2 0 , 0 0 0 1 9 , 0 2 7 1 7 , 0 6 9 1 7 , 0 6 9 1 7 , 4 1 0 3 4 1 2 % Tr a v e l 3 , 3 4 8 4 , 3 8 2 2 , 4 0 4 2 , 4 0 4 2 , 4 5 2 4 8 2 % In t e r f u n d S e r v i c e s 1 8 4 1 6 6 2 0 2 2 0 2 2 0 6 4 2 % TO T A L E X P E N D I T U R E S : 4 5 6 , 1 5 8 4 7 3 , 6 4 7 5 3 4 , 2 9 3 5 3 4 , 2 9 3 5 5 2 , 2 1 4 AU D I T O R JE F F E R S O N C O U N T Y 2 0 1 5 B U D G E T R E Q U E S T ST A F F I N G : 2 0 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l 20 1 4 Ad o p t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t 6. 2 9 6 . 4 6 7 . 1 9 7 . 1 9 7 . 1 9 GO A L S F O R F Y 2 0 1 5 1. A c c o u n t i n g Ac c u r a t e p r e s e n t a t i o n o f a l l f i n a n c i a l r e p o r t s an d c o n t i n u e d s u p p o r t f o r o u r m a n y i n t e r n a l u s e r s 2. L i c e n s i n g Co n t i n u i n g c h a l l e n g e o f p r o v i d i n g s e r v i c e s o u r c u s t o m e r s h a v e g r o w n t o e x p e c t w i t h f e w e r a n d f e w e r r e s o u r c e s 3. R e c o r d i n g Of f e r o p e n a n d a c c e s s i b l e s e r v i c e s w h i l e m a i n t a i n i n g s e c u r i t y a s i t r e l a t e s t o r e c o r d i n g o f l e g a l d o c u m e n t s 4. Pa s s p o r t s Co n t i n u e d p r o p e r e x e c u t i o n o f p a s s p o r t a p p l i c a t i o n s f o r t h e c i t i z e n s o f J e f f e r s o n C o u n t y OB J E C T I V E S F O R F Y 2 0 1 5 Ac c o u n t i n g a n d P a y r o l l : Co n t i n u e d t r a i n i n g f o r o u r A c c o u n t i n g t e a m a n d i m p r o v i n g u p o n t h e p r o c e s s e s a n d c o n t r o l s n e c e s s a r y f o r t h e p r e p a r a t i o n o f a c c u r at e a n n u a l r e p o r t s . Li c e n s i n g : Th e L i c e n s i n g D i v i s i o n p a r t n e r s w i t h t h e S t a t e o f W a s h i n g t o n t o p r o v i d e v e h i c l e / v e s s e l r e g i s t r a t i o n a n d t i t l e s e r v i c e s t o J e f f e rs o n C o u n t y r e s i d e n t s a n d b u s i n e s s e s . I n 2 0 1 3 , th e o f f i c e p r o c e s s e d 4 3 , 2 4 7 t r a n s a c t i o n s . T h e D i v i s i o n s t r i v e s t o m a i n t a i n e x c e l l e n t c u st o m e r s e r v i c e i n a h i g h v o l u m e t r a n s a c ti o n e n v i r o n m e n t . C i t i z e n s a r e u t i l i z i n g o u r on l i n e s e r v i c e s m o r e e a c h y e a r . T h e L i c e n s i ng D i v i s i o n o f f e r s o n l i n e r e n e w a l s a s w e ll a s l i n k s t o r e n e w v e h i c l e r e g i s t r a t i o n s on l i n e a n d f i l e S e l l e r ’ s R e p o r t o f S a l e . I n 2 0 1 3 , a re c o r d 1 2 , 0 7 8 p e o p l e r e n e w e d t h e i r r e g i s t r a t i o n s o n l i n e . Re c o r d i n g : Th e n u m b e r o f d o c u m e n t s r e c e i v e d a n n u a l l y i s a f f e c t e d b y t h e l o c a l e c o n o m y a n d i n t e r e s t r a t e s . T h e h o u s i n g m a r k e t a n d t h e n u m b er o f t r a n s a c t i o n s h a v e d e c l i n e d i n Wa s h i n g t o n a n d n a t i o n a l l y i n r e c e n t m o n t h s , d u e l a r g e l y t o a r e d u c t i o n i n r e f i n a n c i n g o f m o r t g a g e s . W e h a v e a d j u s t e d o u r r e v e n ue p r o j e c t i o n s a c c o r d i n g l y . T h e R e c o r d i n g Di v i s i o n c o n t i n u e s t o m a i n t a i n c o o p e r a t i v e l i a i s o n w i t h i t s s t a k e h o l d e r s , i n c l u d i n g o t h e r c o u n t y d e p a r t m e n t s , l a n d s u r v e y o r s , l en d i n g i n s t i t u t i o n s , t i t l e c o m p a n i e s a n d a t t o r n e y s to f u r t h e r o u r g o a l o f p r o v i d i n g e x c e p t i o n a l c u s t o m e r s e r v i c e . T h e R e c o r d i n g D i v i s i o n h a s e x p a n d e d t h e i r p r o j e c t o f i n d e x i n g s ca n n e d d o c u m e n t s f o r t h e y e a r s 1 9 8 4 b a c k t o 18 7 2 , a n d u p l o a d i n g t h e m t o t h e I n t e r n e t . W e h a v e m o v e d o n e h a l f o f o u r r e c o r d i n g s t a f f ’ s t i m e a n d o n e h o u r / d a y o f o u r a d m i n i s tr a t i v e a s s i s t a n t ’ s t i m e t o A u d i t o r ’ s O & M t o en a b l e u s t o c o n t i n u e w i t h t h is p r o j e c t . I n 2 0 0 9 w e b e g a n a c c e p t i n g p a s s p o r t ap p l i c a t i o n s . T h r o u g h J u l y , 2 0 1 4 , w e h a v e a c c e p t ed m o r e t h a n 2 , 6 6 4 a p p l i c a t i o n s a t a d d e d re v e n u e t o t h e C o u n t y i n t h e a m o u n t o f $ 6 6 , 6 0 0 t o t h e G e n e r a l F u n d . AU D I T O R JE F F E R S O N C O U N T Y 2 0 1 5 B U D G E T R E Q U E S T PE R F O R M A N C E I N D I C A T O R S : 20 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l Ac t u a l W 2 s i s s u e d 43 3 3 9 3 Fu l l T i m e E m p l o y e e s (a v g . / m o n t h ) 26 3 2 6 0 Pa r t T i m e E m p l o y e e s (a v g . / m o n t h ) 56 6 0 Cl a i m s W a r r a n t s I s s u e d / Y e a r 16 , 3 7 8 1 6 , 6 4 7 Pa y r o l l S t a t u s F o r m s P r o c e s s e d 44 9 5 4 8 No o f D o c u m e n t s R e c o r d e d 8, 6 5 5 9 , 4 6 9 Nu m b e r o f P a g e s 37 , 6 8 9 3 8 , 7 0 3 Li f e t o D a t e P a g e s R e c o r d e d 1, 2 2 9 , 3 4 4 1 , 2 6 8 , 0 4 7 Au t o D o c u m e n t s P r o c e s s e d 42 , 5 6 6 4 0 , 6 5 0 Ve s s e l D o c u m e n t s P r o c e s s e d 2, 6 1 0 2 , 5 9 7 Ma r r i a g e L i c e n s e s I s s u e d 16 7 2 4 8 Pa s s p o r t s 49 5 4 4 3 SU M M A R Y O F K E Y F U N D I N G / S E R V I C E I S S U E S : Al t h o u g h w e o p e r a t e f o u r d i s t i n c t l y d i f f e r e n t d e p a r t m e n t s , t h e A u di t o r ’ s O f f i c e i s u n i f i e d i n i t s a p p r o a c h t o p r o v i d i n g i t s c u s to m e r s w i t h t h e h i g h e s t q u a l i t y s e r v i c e f r o m tr a i n e d , p r o f e s s i o n a l s t a f f . W e w i l l c o n t i n ue t o l o o k f o r w a y s i n w h i c h t o s t r e a m li n e o u r p r o c e s s e s , i n c o r p o r a t e t e c h n o l o g y a n d u t i l i z e s o u n d m a n a g e m e n t p r a c t i c e s s o t h a t o u r se r v i c e s r e m a i n t o p n o t c h . T h e v o l u m e s o f v e h i c l e / v e s s e l t r a n s ac t i o n s k e e p o u r s t a f f b u s y . W h et h e r t h e y a r e a s s i s t i n g c u s t o m e rs t h a t c o m e i n t o o u r office, processing on-line re n e w a l s , c o m p l e t i n g t r a n s a c t i o n s r e c e i v e d b y ma i l , o u r s t a f f p r o f e s s i o n a l l y a n d c o m p e t en t l y p r o v i d e v i t a l s e r v i c e s t o t h e c i t i ze n s o f J e f f e r s o n C o u n t y . W e c o n t i n u e t o m a k e th e b e s t u s e o f t e c h n o l o g y i n a l l a r e a s o f th e A u d i t o r ’ s O f f i c e . S o m e e x a m p l e s o f t ec h n o l o g y a n d w e b e n h a n c e d s e r v i c e s w e p r o v id e i n c l u d e : v i e w i n g a n d p r i n t i n g t h e B u d g e t an d F i n a n c i a l P e r s p e c t i v e ; r e n e w i n g v e h i c l e a n d v e s s e l t a b s o n l i n e , M a r r i a g e L i c e n s e A p p l i c a t i o n s ; a n d o t h e r m i s c e l l a n e o u s i n f o rm a t i o n f o r t h e A c c o u n t i n g , L i c e n s i n g a n d Re c o r d i n g D i v i s i o n s . B e g i n n i n g A u g u s t 1 1 , 2 0 09 , t h e A u d i t o r ’ s O f f i c e b e g a n a c c e p t i n g p a s s po r t a p p l i c a t i o n s o n b e h a l f o f t h e U . S. D e p a r t m e n t o f S t a t e . F o r b u d g e t y e a r 20 1 5 w e h a v e p r o j e c t e d t h e r e v e n u e f o r t h i s t o b e $ 1 1 , 8 9 9 . On e h a l f o f o u r r e c o r d i n g s t a f f ’ s t i m e , a n d o n e h o u r / d a y o f o u r a d m i n i s t r a t i v e s t a f f ’ s t i m e h a v e b e e n m o v e d t o Au d i t o r ’ s O & M t o e n a b l e u s t o c o n t i n u e w i t h t h e e x p a n d e d p r o j ec t o f i n d e x i n g s c a n n e d d o c u m e n t s f o r t h e y e a r s 1 9 8 4 b a c k t o 1 8 7 2.