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HomeMy WebLinkAboutAuditors O M 2015 Preliminary Budget Narrative _2_BU D G E T / P R O G R A M : A U D I T O R ’ S O & M RC W 3 6 . 2 2 . 1 6 0 F i n d i n g s – 1 9 8 9 c 2 0 4 : s t a t e s , " T h e l e g i s l a t u r e , f i n d i n g i n t h i s c e n t e n n i a l y e a r t h a t m a n y o l d d o c u m e n t s r e c o r d e d o r f i l e d w i t h c o u n t y o f f i c i a l s a r e de t e r i o r a t i n g d u e t o a g e a n d e n v i r o n m e n t a l d e g r a d a t i o n a n d t h a t su c h d o c u m e n t s r e q u i r e p r e s e r v a t i o n i n t h e p u b l i c i n t e r e s t b e f o re t h e y a r e i r r e p a r a b l y d a m a g e d , e n a c t s t h e ce n t e n n i a l d o c u m e n t p r e s e r v a t i o n a c t o f 1 9 8 9 . " P u r s u a n t t o R C W 3 6 . 2 2 . 1 7 0 , t h i s f u n d w a s e s t a b l i s h e d f o r t h e p u r p o s e o f i n s t a l l in g a n d m a i n t a i n i n g a n i m p r o v e d s y s t e m f o r co p y i n g , p r e s e r v i n g , a n d i n d e x i n g h i s t o r i c a l d o c u m e n t s r e c o r d e d i n t h e C o u n t y . S u c h a s y s t e m m a y u t i l i z e t h e l a t e s t t e c h n o l o g y i n c l u d i n g p h o t o m i c r o g r a p h i c a n d co m p u t e r i z e d e l e c t r o n i c d i g i t a l s t o r a g e m e t h o d o l o g y . RC W 3 6 . 2 2 . 1 7 0 - S u r c h a r g e f o r p r e s e r v a t i o n o f h i s t o r i c a l d o c u m e n t s – D i s t r i b u t i o n o f r e v e n u e t o c o u n t y a n d s t a t e t r e a s u r e r – C r ea t i o n o f a c c o u n t : s t a t e s , (1 ) ( a ) E x c e p t a s p r o v i d e d i n ( b ) o f t h i s s u b s e c t i o n , a s u r c h a r g e o f f i v e d o l l a r s p e r i n s t r u m e n t s h a l l b e c h a r g e d b y t h e c o u n t y au d i t o r f o r e a c h d o c u m e n t recorded which will be in a d d i t i o n t o a n y o t h e r c h a r g e a u t h o r i z e d b y l a w . O n e d o l l a r o f t h e s u r c h a r g e s h a l l b e u s e d a t t h e d i s c r e t i o n o f t h e c o u n t y c o mm i s s i o n e r s t o p r o m o t e h i s t o r i c a l p r e s e r v a t i o n o r hi s t o r i c a l p r o g r a m s , w h i c h m a y i n c l u d e p r e s e r v a t i o n o f h i s t o r i c d o c u m e n t s . (b ) A s u r c h a r g e o f t w o d o l l a r s p e r i n s t r u m e nt s h a l l b e c h a r g e d b y t h e c o u n t y a u d i t o r f o r e a c h d o c u m e n t p r e s en t e d f o r r e c o r d i n g by t h e e m p l o y m e n t s e c u r i t y d e p a r t m e n t , w h i c h wi l l b e i n a d d i t i o n t o a n y o t h e r c h a r g e a u t h o r i z e d b y l a w . (2 ) O f t h e r e m a i n i n g r e v e n u e g e n e r a t e d t h r o u g h t h e s u r c h a r g e s u n d e r s u b s e c t i o n ( 1 ) o f t h i s s e c t i o n : (a ) F i f t y p e r c e n t s h a l l b e t r a n s m i t t e d m o n t h l y t o t h e s t a t e t r e a s u r er w h o s h a l l d i s t r i b u t e s u c h f u n d s t o e a c h c o u n t y t r e a s u r e r wi t h i n t h e s t a t e i n J u l y of each year in accordance wi t h t h e f o r m u l a d e s c r i b e d i n R C W 36 . 2 2 . 1 9 0 . T h e c o u n t y t r e a s u r e r s h a l l pl a c e t h e f u n d s r e c e i v e d i n a s p ec i a l a c c o u n t t i t l e d t h e a u d i t o r ' s ce n t e n n i a l d o c u m e n t p r e s e r v a t i o n an d m o d e r n i z a t i o n a c c o u n t t o b e u s e d s o l e l y f o r o n g o i n g p r e s e r v a t i o n o f h i s t o r i c a l d o c u m e n t s o f a l l c o u n t y o f f i c e s a n d d e p a r t m e nt s a n d s h a l l n o t b e a d d e d t o t h e c o u n t y cu r r e n t e x p e n s e f u n d ; a n d (b ) F i f t y p e r c e n t s h a l l b e r e t a i n e d b y t h e c o u n t y a n d d e p o s i t e d i n t h e a u d i t o r ' s o p e r a t i o n a n d m a i n t e n a n c e f u n d f o r o n g o i n g p r e se r v a t i o n o f h i s t o r i c a l d o c u m e n t s o f a l l c o u n t y of f i c e s a n d d e p a r t m e n t s . MI S S I O N : T h e J e f f e r s o n C o u n t y A u d i t o r ’ s O f f i c e i s a n in s p i r e d t e a m r e c o g n i z e d f o r i t s e x c e p t i o n a l c u s t o m e r s e r v i c e . W e s t r i v e t o b e i n novative and exceed ex p e c t a t i o n s . W e t r e a t e v e r y o n e w i t h t r u s t a n d r e s p e c t . O u r s t af f i s k e y t o o u r s u c c e s s , a n d we c r e a t e o p p o r t u n i t i e s f o r t h e m t o a c h i e v e t h e i r b e s t . RE V E N U E : 20 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l 20 1 4 Ad o p t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t A d d / < D e l e t e > M e m o In t e r gov e r n m e n t a l R e v e n u e 4 5 , 6 5 9 5 6 , 9 1 1 5 0 , 0 0 0 5 0 , 0 0 0 4 8 , 8 4 0 - 1 , 1 6 0 Ch a r g e s f o r S e r v i c e s 2 4 , 4 0 1 2 7 , 4 8 7 2 6 , 1 9 0 2 6 , 1 9 0 2 6 , 0 2 6 - 1 6 4 Mi s c e l l a n e o u s R e v e n u e 4 7 3 2 3 3 2 9 0 2 9 0 2 6 3 - 2 7 Fr o m F u n d B a l a n c e 1 3 , 9 2 2 1 8 , 4 0 1 4 8 , 2 0 9 4 8 , 2 0 9 4 5 , 8 5 5 - 2 , 3 5 4 TO T A L R E V E N U E : 84 , 4 5 5 1 0 3 , 0 3 2 1 2 4 , 6 8 9 1 2 4 , 6 8 9 1 2 0 , 9 8 4 AU D I T O R ’ S O & M JE F F E R S O N C O U N T Y 2 0 1 5 B U D G E T R E Q U E S T EX P E N D I T U R E S : 20 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l 20 1 4 Ad o p t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t A d d / < D e l e t e > M e m o Sa l a r i e s a n d B e n e f i t s 35 , 0 1 8 5 5 , 0 1 0 3 2 , 5 1 8 3 2 , 5 1 8 3 2 , 6 0 6 8 8 Op e r a t i n g S u p p l i e s 3 9 3 2 7 2 2 , 5 0 0 2 , 5 0 0 2 , 5 0 0 0 Ot h e r S e r v i c e s 4 2 , 1 6 1 4 0 , 0 8 6 7 9 , 5 4 7 7 9 , 5 4 7 7 6 , 1 5 9 - 3 , 3 8 8 Tr a v e l 5 4 4 1 7 5 5 0 0 5 0 0 5 0 0 0 In t e r f u n d S e r v i c e s 6 , 3 3 9 7 , 4 8 9 9 , 6 2 4 9 , 6 2 4 9 , 2 1 9 - 4 0 5 Ca p i t a l O u t l a y 0 0 0 0 0 0 To t a l E X P E N D I T U R E S : 8 4 , 4 5 5 1 0 3 , 0 3 2 1 2 4 , 6 8 9 1 2 4 , 6 8 9 1 2 0 , 9 8 4 ST A F F I N G : 2 0 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l 20 1 4 Ad o p t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t .6 4 . 8 4 . 5 6 . 5 6 . 5 6 20 1 5 G O A L S & O B J E C T I V E S : Co n t i n u i n g p r o j e c t o f i n d e x i n g s c a n n e d d o c u m e n t s f o r t h e y e a r s 1 9 8 4 b a c k t o 1 8 7 2 , a n d u p l o a d i n g t h e m t o t h e I n t e r n e t . PE R F O R M A N C E I N D I C A T O R S : Ca p i t a l P u r c h a s e s : 19 9 9 – 2 0 1 3 V a r i o u s d e p a r t m e n t s Sp e c i a l P r o j e c t s : 19 9 6 T r e a s u r e r ’ s E x c i s e T a x A f f i d a v i t s 19 9 7 S u p e r i o r C o u r t R e c o r d s t h r o u g h 1 9 9 6 20 0 1 C l e r k ’ s & D C D I m a g i n g , 20 0 2 T r e a s u r e r ’ s E x c i s e T a x A f f i d a v i t s , 20 0 3 S u p e r i o r C o u r t R e c o r d s $ 2 5 , 0 4 3 ; A u d i t o r 20 0 7 A u d i t o r ’ s R e c o r d s 1 9 8 5 - 1 9 9 7 - $ 1 5 , 1 7 8 20 0 8 A s s e s s o r ’ s I m a g i n g 20 0 8 P u b l i c W o r k s I m a g i n g 20 1 0 A u d i t o r S c a n n i n g P r o j e c t f r o m b e g i n n i n g o f Re c o r d i n g D e p a r t m e n t t h r o u g h 1 9 8 4 - 1 9 8 5 t o cu r r e n t a l r e a d y s c a n n e d a n d i n d e x e d 20 1 0 C l e r k ’ s F i l m S c a n t o D i g i t a l R e e l 20 1 1 A u d i t o r D a t a b a s e S u p p o r t 20 1 1 A u d i t o r M i c r o f i l m i n g 20 1 2 D C D 46 1 , 4 5 8 4 , 0 9 0 1 4 , 7 6 4 7 , 7 0 7 9 , 7 5 7 5 , 0 6 1 1 5 , 1 7 8 5 , 8 2 1 6 , 6 4 8 3 1 , 3 5 8 2 , 7 2 2 2 , 7 2 8 2 0 7 2 4 4 AU D I T O R ’ S O & M JE F F E R S O N C O U N T Y 2 0 1 5 B U D G E T R E Q U E S T SU M M A R Y O F K E Y F U N D I N G / S E R V I C E I S S U E S : Th e R e c o r d i n g D i v i s i o n h a s e x p a n d e d t h e i r p r o j e c t o f i n d e x i n g s c a n n e d d o c u m e n t s f o r t h e y e a r s 1 9 8 4 b a c k t o 1 8 7 2 , a n d u p l o a d i n g th e m t o t h e I n t e r n e t . W e h a v e m o v e d o n e ha l f o f o u r r e c o r d i n g s t a f f ’ s t i m e a n d o n e h o u r / d a y o f o u r a d m i n i s t r a t i v e a s s i s t a n t ’ s t i m e t o A u d i t o r ’ s O & M t o e n a b l e u s t o c on t i n u e w i t h t h i s p r o j e c t . We w i l l c o n t i n u e t o l o o k f o r w a y s i n w h i c h t o s t r e a m l i n e o u r p r oc e s s e s , i n c o r p o r a t e t e c h n o l o g y a n d u t i l i z e s o u n d m a n a g e m e n t p r a ct i c e s s o t h a t o u r s e r v i c e s r e m a i n t o p n o t c h .