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HomeMy WebLinkAboutCommunity Development 2015 Preliminary Budget Narrative BU D G E T / P R O G R A M : C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t . F u n d N u m b e r : 1 4 3 - 0 0 0 - 0 1 0 MI S S I O N : T o p r e s e r v e a n d e n h a n c e t h e q u a l i t y o f l i f e i n J e f f e r s o n C o u n t y b y p r o m o t i n g a v i b r a n t e c o n o m y , s o u n d c o m m u n i t i e s a n d a h e a l t h y environment. RE V E N U E : 20 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l 20 1 4 Ad o p t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t A d d / < D e l e t e > M e m o Li c e n s e s a n d P e r m i t s 32 0 , 9 8 4 4 1 1 , 6 4 3 3 3 0 , 6 5 0 3 7 1 , 3 1 0 In t e r g o v e r n m e n t a l R e v e n u e 2 2 6 , 4 7 3 1 9 1 , 7 9 0 4 9 6 , 0 7 0 1 4 5 , 5 0 0 Ch a r g e s f o r S e r v i c e s 3 1 0 , 4 1 3 5 6 0 , 9 2 0 5 1 0 , 3 4 0 4 9 4 , 0 4 3 Mi s c e l l a n e o u s R e v e n u e 2 1 , 2 7 3 2 0 , 2 6 6 2 2 , 0 0 0 3 1 , 0 4 9 No n - R e v e n u e 4 3 , 5 7 6 1 2 , 6 0 7 0 Op e r a t i n g T r a n s f e r s I n 4 1 1 , 4 0 0 4 1 1 , 4 0 0 4 2 1 , 4 0 0 4 2 8 , 4 0 0 To t a l R e v e n u e s 1, 3 3 4 , 1 1 9 1 , 6 0 8 , 6 2 6 1 , 7 8 0 , 4 6 0 0 1 , 4 7 0 , 3 0 2 EX P E N D I T U R E S : 20 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l 20 1 4 Ad o p t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t A d d / < D e l e t e > M e m o Sa l a r i e s & B e n e f i t s 95 5 , 2 8 5 8 6 7 , 1 7 5 9 7 4 , 8 8 0 9 7 8 , 8 2 5 Su p p l i e s 7 , 1 2 9 5 , 6 4 1 7 , 5 8 6 7 , 5 8 6 Pr o f e s s i o n a l S e r v i c e s 1 3 , 4 8 4 3 0 8 , 9 8 0 3 5 0 , 0 0 0 1 4 5 , 0 0 0 Ot h e r S e r v i c e s a n d C h a r g e s 4 0 , 1 3 2 3 6 , 1 5 3 7 1 , 2 9 0 6 9 , 5 6 0 In t e r f u n d P a y m e n t s 2 7 8 , 8 8 9 2 7 6 , 8 1 5 2 6 2 , 9 7 0 2 4 0 , 6 6 9 Ca p i t a l O u t l a y 0 4 0 , 6 7 0 0 To t a l E x p e n d i t u r e s 1, 2 9 4 , 9 2 0 1 , 5 3 5 , 4 3 4 1 , 6 6 6 , 7 2 6 0 1 , 4 4 1 , 6 4 0 ST A F F I N G : 2 0 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l 20 1 4 Ad o p t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t 13 . 0 3 1 1 . 7 6 1 2 . 6 2 1 4 Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t JE F F E R S O N C O U N T Y 2 0 1 5 B U D G E T R E Q U E S T BU D G E T / P R O G R A M : C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t . F u n d N u m b e r : 1 4 3 - 0 0 0 - 0 1 0 GO A L S F O R F Y 2 0 1 5 1. Pr o v i d e t i m e l y a n d p r o f e s s i o n a l s e r v i c e s t o t h e p u b l i c i n c l u d i n g p e r m i t a p p l i c a t i o n i n t a k e , p r o c e s s i n g a n d i s s u i n g l a n d u s e d e v el o p m e n t a p p l i c a t i o n s . 2. Im p l e m e n t a d o p t e d l a n d u s e s c o d e s , p l a n s an d p o l i c i e s o f t h e C o u n t y a n d t h o s e m a n d a t e d b y o t h e r a g e n c i e s t o u p h o l d l o c a l , s t a t e a n d f e d e r a l l a n d u s e r e g u l a t i o n s . 3. I m p l e m e n t g o a l s a n d s t r a t e g i e s f o r i m p r o v i n g D C D t o r e a l i z e m o r e e f f i c i e n t p e r m i t p r o c e s s i n g , i m p r o v e d c u s t o m e r s e r v i c e a n d g r ea t e r o u t r e a c h t o t h e community, subject to a v a i l a b l e s t a f f r e s o u r c e s . 4. Pr o m o t e t h e l o g i c a l a n d o r d e r l y d e v e l o p m e n t o f t h e C o u n t y t o s u p p o r t e c o n o m i c d e v e l o p m e n t a n d j o b s w h i l e e n s u r i n g d e v e l o p m e n t i s s a f e , a d h e r e s t o a d o p t e d c o d e s , po l i c i e s a n d p l a n s , p r o t e c t s p r i v a t e p r o p e r t y r i g h t s a n d p r o t e c t s e n v i r o n m e n t a l q u a l i t y . 5. Pr o v i d e t h e b e s t s e r v i c e p o s s i b l e t o t h e p u b l i c a n d a l s o p r o v i d e t h e b e s t w o r k e n v i r o n m e n t f o r t h e D C D s t a f f w i t h i n t h e l i m i t s of o u r l i m i t e d b u d g e t a r y a n d s t a f f r e s o u r c e s an d a c o n t i n u e d w e a k e c o n o m i c e n v i r o n m e n t t h a t t r a n s l a t e s t o r e d u c e d p e r m i t f e e r e v e n u e s n e e d e d t o f u n d D C D s e r v i c e s . OB J E C T I V E S F O R F Y 2 0 1 5 1. Co n t i n u e t o s u p p o r t a q u a l i t y w o r k f o r c e t h r o u g h s t a f f t r a i n i n g , a n d p r o f e s s i o n a l g r o w t h o p p o r t u n i t i e s . 2. Co n t i n u e t o p r o v i d e o p p o r t u n i t i e s f o r t h e p u b l i c t o h a v e i n p u t o n l a n d u s e p o l i c y m a t t e r s t h r o u g h r e g u l a r p u b l i c i n v o l v e m e n t w i th s t a f f a n d t h e P l a n n i n g C o m m i s s i o n du r i n g t h e m a n d a t e d u p d a t e o f t h e C o u n t y ’ s c o m p r e h e n s i v e p l a n . 4. Ta k e m a x i m u m a d v a n t a g e o f e x i s t i n g g r a n t s D C D h a s t o p r o v i d e b e n e fi c i a l s e r v i c e s t o t h e c o m m u n i t y w h i l e a l s o h e l p i n g D C D f u n d i ts s t a f f . 5. C o n t i n u e i m p l e m e n t i n g t h e n e w S h o r e l i n e M a s t e r P r o g r a m , i n c l u d i n g i n f o r m i n g t h e p u b l i c o n n e w f e a t u r e s a n d s t r i v e f o r e f f i c i e n t s h o r e l i n e p e r m i t t i n g a n d a l s o a l l o w s t a f f to r e d i r e c t t i m e t o o t h e r p r i o r i t i e s , c o n s i s t e n t w i t h a w o r k p l a n s o t h a t s t a f f w o r k l o a d s c a n b e m o n i t o r e d a n d a d j u s t e d f o r m a x i mu m e f f i c i e n c y . PE R F O R M A N C E I N D I C A T O R S : 20 0 6 2 0 0 7 2 0 0 8 2 0 0 9 2 0 1 0 2 0 1 1 2 0 1 2 2 0 1 3 2 0 1 4 2 0 1 5 Ac t u a l A c t u a l A c t u a l A c t u a l A c t u a l Ac t u a l A c t u a l A c t u a l E s t i m a t e P l a n Bu i l d i n g P e r m i t s I s s u e d 7 1 7 6 4 4 5 0 8 4 1 8 2 9 9 4 1 8 4 1 7 3 8 5 4 5 0 4 5 7 In s p e c t i o n s P e r f o r m e d 6 , 3 5 7 6 , 6 0 0 5 8 9 8 3 6 4 2 3 8 0 0 3 6 4 2 3 0 9 5 3 1 2 8 3 2 5 0 3 2 9 9 Ad d r e s s e s A s s i g n e d 3 1 9 2 9 7 1 7 7 1 0 2 8 7 1 0 2 5 9 3 4 3 0 3 0 Su b d i v i s i o n A p p l i c a t i o n s 1 3 7 1 2 4 3 4 6 1 1 1 Su b d i v i s i o n E x e m p t i o n s 3 6 2 9 2 8 2 0 1 8 2 0 1 7 2 6 8 8 Zo n i n g A p p l i c a t i o n s 5 1 6 8 8 3 1 0 8 5 9 1 0 8 3 1 5 2 4 0 4 1 Sh o r e l i n e P e r m i t s I s s u e d 2 1 5 2 0 1 3 1 5 3 5 2 3 8 5 Sh o r e l i n e E x e m p t i o n s I s s u e d 4 5 6 2 6 3 7 5 1 0 0 7 5 6 6 6 8 6 0 6 5 ML A C o n s i s t e n c y R e v i e w s 6 9 1 6 6 7 5 3 9 4 1 6 2 9 7 4 1 6 3 5 7 3 6 6 3 8 0 3 8 6 CA S P ( C r i t i c a l A r e a S t e w a r d s h i p P r o g r a m ) 3 3 6 3 3 Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t JE F F E R S O N C O U N T Y 2 0 1 5 B U D G E T R E Q U E S T SU M M A R Y O F K E Y F U N D I N G / S E R V I C E I S S U E S : De v e l o p m e n t a c t i v i t y f o r t h e f i r s t s i x m o n t h s o f 2 0 1 4 , i s m o d e s tl y a h e a d o f 2 0 1 3 , w i t h 2 4 4 t o t a l p e r m i t s i s s u e d t h r o u g h J u n e , a s c o m p a r e d w i t h 1 7 8 t h e s a m e ti m e i n 2 0 1 3 . H o w e v e r , m a n y p e r m i t s a r e f o r l o w e r v a l u e p r o j e c t s an d c o n s e q u e n t l y , r e s u l t s i n l o w e r p e r m i t f e e s f o r D C D . T w o A s s o c i a t e P l a n n e r p o s i t i o n s we r e f i l l e d w i t h A s s i s t a n t P l a n n e r s . W i t h t h e s a v i n g s a n d p r o j ec t e d r e v e n u e s , D C D j u s t i f i e d a d d i n g a n e w p o s i t i o n o f A d m i n i s t r a ti v e C l e r k . T h i s p o s i t i o n w i l l he l p D C D w i t h r e c e p t i o n d u t i e s , P l a n n i n g C o m m i s s i o n s u p p o r t a n d ot h e r o f f i c e s u p p o r t , t h e r e b y f r e e i n g u p s o m e t i m e o f t h e p l a n n ers to devote more time on ca s e r e v i e w . D C D a l s o l e v e r a g e s i t s s t a f f r e s o u r c e s w i t h a c l e r k h i r e b u i l d i n g i n s p e c t o r a n d a c l e r k h i r e s c a n n i n g t e c h n i c i a n . DC D c o n t i n u e s t o s e e k i m p r o v e m e n t s t o i t s o p e r a t i o n s w i t h t h e g o al o f i n c r e a s e d e f f i c i e n c y a n d c u s t o m e r - f r i e n d l y s e r v i c e . S i n c e J u l y 2 0 1 2 , D C D h a s im p l e m e n t e d m o r e t h a n 2 0 s i g n i f i c a n t i m p r o v e m e n t s t h a t e i t h e r s a v e t i m e f o r s t a f f a n d t h e a p p l i c a n t o r p r o v i d e s a n i m p r o v e d l e v el o f c u s t o m e r s e r v i c e . In M a r c h , 2 0 1 4 , D C D , w i t h p a r ti c i p a t i o n f r o m t h e E n v i r o n m e n t a l H e a l t h D e p a r t m e n t , a n d P u b l i c W o r k s , r e c e i v e d t r a i n i n g i n “ L e a n ” through the State Au d i t o r ’ s O f f i c e . T h e s u b j e c t o f t h e t r a i n i n g w a s D C D ’ s p e r m i t pr o c e s s f o r s i n g l e - f a m i l y b u i l d i n g p e r m i t s . T h e t r a i n i n g r e s u l te d i n n u m e r o u s i d e a s f o r im p r o v i n g t h e p e r m i t p r o c e s s . T h e s e i d e a s a r e b e i n g w o r k e d o n b y s i x ta s k f o r c e s , c o m p o s e d o f s t a f f f r o m D C D , E H a n d P W , w i t h t he goal of identifying and el i m i n a t i n g w a s t e d t i m e o r s t e p s , i m p r o v e c o o r d i n a t i o n a n d c o m m u n i c a t i o n a m o n g s t a f f of D C D , D H a n d P W , a n d p r o v i d e i m p r o v e d i n formation for permit cu s t o m e r s . T h i s e f f o r t i s e x p e c t e d t o p r o d u c e s i g n i f i c a n t i m p r o v e me n t s t h a t w i l l b e g i n t o b e i m p l e m e n t e d i n t h e f a l l o f 2 0 1 4 . Pe r m i t f e e r e v e n u e i s t h e l a r g e s t s i n g l e s o u r c e o f D C D ’ s r e v e n u es , a c c o u n t i n g f o r a n e s t i m a t e d 5 0 . 0 1 % i n 2 0 1 4 . G r a n t r e v e n u e h as d e c l i n e d t h i s y e a r , a n d i s ex p e c t e d t o b e 9 . 9 % . W i t h t h e c o n t i n u e d s l o w e c o n o m y , l e s s de v e l o p m e n t a c t i v i t y r e s u l t s i n le s s r e v e n u e , p u t t i n g c o n t i n u e d p r e ss u r e o n a l l b u d g e t a r y re s o u r c e s . D C D i s r e s p o n d i n g t o t h i s s i t u a t i o n t h r o u g h t h e s t a ff i n g m e a s u r e s i d e n t i f i e d a b o v e a nd d i l i g e n t c o s t c o n t r o l o f e x p en s e s ; i n c l u d i n g s e e k i n g s a v i n g s in o p e r a t i n g c o s t s . In 2 0 1 5 , D C D w i l l h a v e a h e a v y w o r k l o a d i n e v a l u a t i n g a n d p r o c es s i n g p o t e n t i a l a m e n d m e n t s t o t h e c o m p r e h e n s i v e p l a n a n d d e v e l o pment regulations as part of t h e G M A m a n d a t e d u p d a t e o f t h e C o u n t y ’ s c o m p r e h e n s i v e p l a n . So m e s t a f f r e s o u r c e s n o w u s e d f o r d e v e l o p m e n t r e v i e w w i l l n e e d to be redirected to comp pl a n w o r k , t h e r e b y r e d u c i n g p r o d u c t i v it y o n d e v e l o p m e n t p e r m i t t i n g . DC D ’ s i m p r o v e m e n t s t o d a t e h a v e m a d e a p o s i t i v e d i f f e r e n c e i n e ff i c i e n c i e s a n d t h e p r o v i s i o n o f c u s t o m e r s e r v i c e a n d s o m e r e d u c tion in the backlog of open pe r m i t s a n d t h e o v e r a l l i m p r o v e d p e r m i t p r o c e s s i n g . D C D w i l l c o n t i nu e t o s e e k i m p r o v e m e n t i n t h i s a r e a , w i t h i t s a v a i l a b l e r e s ou r c e s . D C D ’ s k e y pe r f o r m a n c e i n d i c a t o r s f o r p e r m i t p r o c e s s i n g t i m e s c o n t i n u e t o s h o w m o d e s t i m p r o v e m e n t , s u b j e c t t o v a r i a b l e s u c h a s s t a f f i n g l e ve l s , p e a k s e a s o n d e m a n d a n d nu m b e r o f c a s e s p e r r e p o r t i n g p e r i o d t h a t a f f e c t s s t a t i s t i c a l r e s u l t s . Th i s b u d g e t r e q u e s t i s i n a l i g n m e n t w i t h B O C C R e s o l u t i o n N o . 33 - 1 4 , E s t a b l i s h i n g O b j e c t i v e s a n d P r o c e d u r e s f o r t h e 2 0 1 5 C o u n t y Budget., and also serves to su p p o r t t h e 2 0 1 0 J e f f e r s o n C o u n t y S t r a t e g i c P l an g o a l s t o s u p p o r t e c o n o m i c p r o s p e r i t y , s e r v i c e e x c e l l e n c e a n d e n v i r o n m e n t a l s u s ta i n a b i l i t y , a n d p r e s e n t a ba l a n c e d b u d g e t . Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t JE F F E R S O N C O U N T Y 2 0 1 5 B U D G E T R E Q U E S T FO R M F F I N A N C I A L A S S I S T A N C E S U M M A R Y ES T I M A T E D B U D G E T 2 0 1 5 C o u n t y BA R S # PR O G R A M T I T L E 20 1 4 2 0 1 5 M a t c h RE V E N U E S R E V E N U E S ( s e e n o t e * * ) Ad d i t i o n a l I n f o r m a t i o n 33 3 6 6 . 1 0 . 0 0 0 0 N N L G r a n t w i t h C l a l l a m C o u n t y $ 1 5 , 0 0 0 $ 1 0 7 , 5 0 0 33 1 6 6 . 1 2 . 0 0 0 0 P u g e t S o u n d W a t e r s h e d A s s i s t a n c e ( E P A ) $ 6 1 , 3 5 6 - 33 2 1 0 . 0 0 . 0 0 0 0 I n - L i e u F e e P r o g r a m $ 3 , 0 0 0 - 33 3 1 2 . 6 1 . 0 0 0 0 J o i n t L a n d U s e S t u d y ( D e p t . o f D e f e n s e ) $ 1 0 , 0 0 0 $ 1 4 , 0 0 0 33 4 0 4 . 2 0 . 0 0 1 6 G M A 2 0 1 6 U p d a t e ( D e p t . o f C o m m e r c e ) $ 2 4 , 0 0 0 $ 2 4 , 0 0 0 11 3 , 3 5 6 . 0 0 1 4 5 , 5 0 0 . 0 0 - ** N o t e : C o u n t y M a t c h i n c l u d e s t h e t o t a l a n n u a l e x p e n d i t u r e s f o r t h e p r o g r a m i n c l u d i n g a d m i n i s t r a t i o n , l e s s g r a n t r e v e n u e r e c ei v e d . FO R M I N S T R U C T I O N S : Us e t h i s s h e e t t o r e p o r t a l l a p p r o v e d g r a n t s t h a t a r e i n c l u d e d i n y o u r 2 0 1 4 B u d g e t . I f y o u h a v e g r a n t s t h a t h a v e b e e n ap p l i e d f o r b u t n o t a p p r o v e d a n d a r e n o t i n c l u d e d i n y o u r b u d g e t , p l e a s e f i l l o u t a n a d d i t i o n a l p a g e f o r t h o s e g r a n t s .