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HomeMy WebLinkAboutElections 2015 Preliminary Budget NarrativeEL E C T I O N S BU D G E T / P R O G R A M : E L E C T I O N S Th e A u d i t o r s e r v e s e x o f f i c i o s u p e r v i s o r o f a l l p r i m a r y , g e n e r a l a n d s p e c i a l e l e c t i o n s f o r a l l s t a t e , c o u n ty , c i t y , s c h o o l , h o s pi t a l , f i r e , c e m e t e r y , w a t e r , p o r t , p a r k a n d re c r e a t i o n a n d p u b l i c u t i l i t y d i s t r i ct s . I n c o r r e l a t i o n w i t h e l e c t i o n d u t i e s , t h e el e c t i o n ’ s s t a f f p r o g r a m t h e b a l l o t t a b u l a t i on s y s t e m ; p r e p a r e s b a l l o t l a y o u t a n d v o t i n g de v i s e s ; p u b l i s h e s n o t i c e s o f e l e c t i o n s ; a p p o r t i o n i n g t o s t a t e , ci t y , c o u n t y a n d d i s t ri c t , t h e i r s h a r e o f el e c t i o n e x p e n s e s . T he c o u n t y c a n v a s s i n g board for all election re t u r n s i s c o m p r i s e d o f t h e c o u n t y A u d i t o r , t h e c o u n t y P r o s e c u t i ng A t t o r n e y , a n d t h e C h a i r m a n o f t h e C o u n t y C o m m i s s i o n e r s . T h e A u d i t o r ’ s O f f i c e w o r k s c l o s e l y wi t h t h e S e c r e t a r y o f S t a t e a n d s e n d s c o m p l e t e a b s t r a c t s o f a ll e l e c t i o n r e s u l t s t o t h e S e c r e t a r y o f S t a t e ’ s o f f i c e i n O l y m p i a . T h e A u d i t o r , a s t h e s u p e r v i s o r o f el e c t i o n s , i s t h e c h i e f r e g i s t r a r o f v o t e r s wi t h i n t h e c o u n t y . I n a c c o r d a n c e w i t h R C W 29 A . 0 8 . 1 5 0 t h e e x p e n s e o f r e g i s t r a t i o n i n a l l p r e c i n c t s l y i n g w h o l l y w i t h i n a c i t y is a p p o r t i o n e d t o t h e c i t y . T h e e l e c t i o n ’ s s t a f f m a i n t a in s v o t e r r e g i s t r a t i o n r e c o r d s t h a t a re s e n t o u t t o t h e s t a t e w i d e v o t e r r e g i s t r a t i o n d a t a b a s e a t t h e S e c r e t a r y o f St a t e ’ s O f f i c e . I t i s o u r r e s p o n s i b i l i t y t o cl o s e v o t e r r e g i s t r a t i o n i n a c c o r d a n c e w i t h s t a t e l a w , p r i o r t o e a c h e l e c t i o n , a n d t o p u b l i s h r e q u i s i t e l e g a l n o t i c e o f s u c h im p e n d i n g c l o s u r e s . MI S S I O N : Th e J e f f e r s o n C o u n t y A u d i t o r ’ s O f f i c e i s a n i n s p i r e d t e a m r e c o g n i z e d f o r i t s e x c e p ti o n a l c u s t o m e r s e r v i c e . W e s t r i v e t o b e i n n ov a t i v e a n d e x c e e d e x p e c t a t i o n s . W e tr e a t e v e r y o n e w i t h t r u s t a n d r e s p e c t . O u r st a f f i s k e y t o o u r s u c c e s s a n d w e c r e a t e o p po r t u n i t i e s f o r t h e m t o a c h i e v e t h e i r b es t . RE V E N U E : 20 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l 20 1 4 Ad o p t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t A d d / < D e l e t e > M e m o El e c t i o n S e r v i c e s 4 6 , 2 4 4 6 1 , 1 7 6 4 5 , 0 0 0 4 5 , 0 0 0 1 1 7 , 1 7 9 7 2 , 1 7 9 Vo t e r R e g i s t r a t i o n - C i t y o f P o r t T o w n s e n d 2 0 , 3 7 9 2 8 , 3 7 0 2 5 , 0 0 0 2 5 , 0 0 0 2 5 , 0 0 0 0 Vo t e r L i s t s / P r e c i n c t M a p s 0 1 0 4 0 0 3 6 3 6 Ca n d i d a t e F i l i n g F e e s 1 0 , 0 8 2 1 , 3 4 5 1 2 , 0 0 0 1 2 , 0 0 0 7 6 3 - 1 1 , 2 3 7 In t e r g o v e r n m e n t a l 5 , 0 2 0 0 0 0 3 , 2 1 0 3 , 2 1 0 H A V A G r a n t Ge n e r a l F u n d S u b s i d y 1 6 0 , 3 0 9 1 4 7 , 7 6 5 1 4 2 , 6 9 5 1 4 2 , 6 9 5 9 4 , 6 7 7 - 4 8 , 0 1 8 T O T A L R E V E N U E S : 2 4 2 , 0 3 4 2 3 8 , 7 6 0 2 2 4 , 6 9 5 2 2 4 , 6 9 5 2 4 0 , 8 6 5 EX P E N D I T U R E S : 20 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l 20 1 4 Ad o p t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t A d d / < D e l e t e > M e m o Sa l a r i e s a n d B e n e f i t s 14 4 , 3 4 6 1 5 7 , 0 3 8 1 2 6 , 3 5 9 1 2 6 , 3 5 9 1 3 2 , 0 7 0 5 , 7 1 1 S t a f f i n g Schedule Su p p l i e s 1 , 9 1 2 9 0 1 1 , 5 6 9 1 , 5 6 9 1 , 6 0 0 3 1 Ot h e r S e r v i c e s 7 6 , 8 4 2 6 1 , 8 0 3 8 5 , 5 9 2 8 5 , 5 9 2 9 2 , 4 6 8 6 , 8 7 6 O f f s e t b y a d d i t i o n a l r e v e n u e Po s t a g e 1 6 , 1 2 9 1 6 , 3 1 9 9 , 1 1 5 9 , 1 1 5 9 , 2 6 4 1 4 9 Tr a v e l 2 , 8 0 5 2 , 6 5 1 2 , 0 1 8 2 , 0 1 8 5 , 4 2 1 3 , 4 0 3 H A V A G r a n t In t e r f u n d / C a p i t a l O u t l a y 0 4 8 4 2 4 2 4 2 0 TO T A L E X P E N D I T U R E S : 24 2 , 0 3 4 2 3 8 , 7 6 0 2 2 4 , 6 9 5 2 2 4 , 6 9 5 2 4 0 , 8 6 5 EL E C T I O N S JE F F E R S O N C O U N T Y 2 0 1 5 B U D G E T R E Q U E S T ST A F F I N G : 2 0 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l 20 1 4 Ad o p t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t 2. 1 3 2 . 2 1 2 . 0 7 2 . 0 7 2 . 1 0 GO A L S F O R F Y 2 0 1 5 1. To c o n d u c t f a i r , a c c u r a t e e l e c t i o n s a n d e n c o u r a g e p e o p l e t o u n d e r s t a n d a n d p a r t i c i p a t e i n t h e v o t i n g p r o c e s s 2. Co n t i n u i n g e d u c a t i o n f o r s t a f f d u e t o c h a n g e s i n e l e c t i o n l a w a n d i m p r o v e m e n t s i n s t a t e w i d e c o o r d i n a t i o n o f i n f o r m a t i o n 3. Cr o s s t r a i n s t a f f i n v o t e r r e g i s t r a t i o n d a t a e n t r y 4. Co n t i n u e w o r k w i t h t h e V o t i n g A s s i s t a n c e A d v i s o r y C o m m i t t e e i n de v e l o p i n g p l a n s t o i m p r o v e t h e a c c e s s i b i l i t y o f e l e c t i o n s f o r v ot e r s w i t h d i s a b i l i t i e s OB J E C T I V E S F O R F Y 2 0 1 5 Th e J e f f e r s o n C o u n t y E l e c t i o n s D e p a r t m e n t i s a d i v i s i o n o f t h e J e f f e r s o n C o u n t y A u d i t o r ’ s O f f i c e . T h e E l e c t i o n s D e p a r t m e n t h a s t h r e e a r e a s o f r e s p o n s i b i l i t y : Ad m i n i s t r a t i o n o f C o u n t y E l e c t i o n s , V o t e r R e g i s t r a t i o n a n d V o t e r Ou t r e a c h . T h e i n c r e a s e d e x p e n d i t u r e s w i l l b e o f f s e t b y t h e i n cr e a s e i n r e v e n u e s . Ad m i n i s t r a t i o n o f E l e c t i o n s : In 2 0 1 5 w e a r e b u d g e t i n g t o c o n d u c t a S p e c i a l E l e c t i o n f o r t h e c i t y o f P o r t T o w n s e n d , S c h o o l D i s t r i c t 2 0 a n d 5 0 ; a n d F i r e D i s t r ic t 2 a n d 4 . W e a r e a l s o b u d g e t i n g t o c o n d u c t th e 2 0 1 5 O d d - Y e a r P r i m a r y a n d G e n e r a l E l e c t i o n . Vo t e r R e g i s t r a t i o n : A n u m b e r o f s i g n i f i c a n t c h a n g e s i n e l e c t i o n l a w a n d i m p r o v e m e n t s i n s t a t e w i d e c o o r d i n a t i o n o f i n f o r m a t i o n h a v e r e s u l t e d i n m o r e a c c u r a t e v o t e r r e g i s t r a t i o n r o l l s a n d a n in c r e a s e d a b i l i t y t o e n s u r e f a i r a n d a c c o u n t a b l e e l e c t i o n s . T h e A u d i t o r h a s t h e o v e r a l l r e s p o n s i b i l i t y t o m a i n t a i n v o t e r r e g i s tr a t i o n s a s c h i e f r e g i s t r a r f o r t h e c o u n t y . S e c t i o n 30 3 o f H A V A r e q u i r e d s t a t e s t o i m p l e m e n t a “ s i n g l e , u n i f o r m , o ff i c i a l , c e n t r a l i z e d , i n t e r a c t i v e , co m p u t e r i z e d s t a t e w i d e v o t e r r eg i s t r a t i o n l i s t t h a t i s d e f i n e d , m a i n t a i n e d a n d ad m i n i s t e r e d a t t h e s t a t e l e v e l ” . A s a pa r t n e r w i t h t h e O f f i c e o f S e c r e t a r y o f S t at e a n d W E I o u r c i t i z e n s m a y r e g i s t e r , c h a n g e a d d r e s s e s , e t c . , o n - l i n e at their convenience. Vo t e r O u t r e a c h : As a n e d u c a t i o n a l a g e n c y o n v o t e r r e g i s t r a t i o n a n d t h e e l e c t i o n p r o c e s s , t h e E l e c t i o n s d i v i s i o n i s a v a i l a b l e t o s p e a k t o c o m m u n it y o r g a n i z a t i o n s a n d a t s c h o o l s e n c o u r a g i n g vo t e r r e g i s t r a t i o n a n d p a r t i c i p a t i o n . O u r V o t e r R e g i s t r a t i o n C o o r d i n a t o r h a s r e a c h e d o u t t o o n e o f t h e h i g h s c h o o l s t o h a v e t h ei r A S B e l e c t i o n d o n e b y o u r o f f i c e s o t h a t t h e st u d e n t s c a n u n d e r s t a n d t h e p r o c e s s a n d h o w o n e v o t e c a n m a k e a di f f e r e n c e . O u r V o t i n g A s s i s t an c e A d v i s o r y C o m m i t t e e c o n t i n u e s t o m e e t t o d e v e l o p p l a n s t o i m p r o v e t h e ac c e s s i b i l i t y o f e l e c t i o n s f o r v o t e r s w i t h d i sa b i l i t i e s . I n 2 0 1 2 J e f f e r s o n C o u n t y p a r t ne r e d w i t h C l a l l a m C o u n t y , t h e l e a d a g e n cy , a n d r e c e i v e d g r a n t f u n d i n g f o r E l e c t i o n As s i s t a n c e f o r I n d i v i d u a l s w i t h D i s a b i l i t i e s. T h e E l e c t i o n s A c c e s s i b i l i t y C o o r d i n a t o r f o r C l a l l a m a n d J e f f e r s o n C o u n t y v i s i t e d m a n y s i t e s i n J e f f e r s o n C o u n t y , i n c l u d i n g t h e Po r t T o w n s e n d F a r m e r s M a r k e t a n d t h e J e f f e r so n C o u n t y F a i r . T h e C o o r d i n a t o r d e v e l o p e d a b o o k l e t , “ J e f f e r s o n C o u n t y V o t e r O u t r e ac h ” . J e f f e r s o n - C l a l l a m C o u n t y h a s n o w co m b i n e d o u r V o t i n g A c c e s s i b i l i t y A d v i s o r y C o m m i t t e e s t o f o r m a j o i n t C o m m i t t e e . EL E C T I O N S JE F F E R S O N C O U N T Y 2 0 1 5 B U D G E T R E Q U E S T BU D G E T / P R O G R A M : E L E C T I O N S PE R F O R M A N C E I N D I C A T O R S : Pe r f o r m a n c e I n d i c a t o r s : T h e c o m p l e x i t y o f e a c h e l e c t i o n v a r i e s d e p e n d i n g o n t h e n u m b e r o f r e g i s t e r e d v o t e r s , j u r i s d i c t i o n s , a n d i s s u e s o r o f f i c e s o n the ballot. - - - - - - - - - - 2 0 1 2 E l e c t i o n s - - - - - - - - - - - - - - 2 0 1 3 E l e c t i o n s -- - - S p e c i a l P r i m a r y G e n e r a l R e c a l l S p e c i a l P r i m a r y G e n e r a l # o f E l e c t i o n s 1 1 1 1 2 1 1 Re g i s t e r e d V o t e r s (e l i g i b l e ) 2 1 , 2 8 0 2 1 , 8 8 6 2 2 , 7 5 6 1 , 4 0 6 7 6 0 1 5 , 0 7 0 2 2 , 7 7 0 Ju r i s d i c t i o n s 5 6 5 1 3 3 2 5 Is s u e s / O f f i c e s 5 2 2 3 8 2 4 5 6 9 Di r e c t C o s t s 3 5 , 3 6 9 4 1 , 4 7 1 5 2 , 6 8 2 5 , 2 8 0 3 , 2 0 3 2 4 , 4 7 5 5 9 , 6 1 6 SU M M A R Y O F K E Y F U N D I N G / S E R V I C E I S S U E S : In 2 0 1 4 w e o u t s o u r c e d t h e m a i l i n g o f E l e c t i o n B a l l o t s . T h e c o s t o f t h i s s e r v i c e w i l l b e c o v e r e d i n t h e s a v i n g s r e a l i z e d b y t h e c o s t r e d u c t i o n o f p r i n t i n g b a l l o t s , e n v e l o p e s a n d po s t a g e . F o r t h e 2 0 1 4 P r i m a r y , t h e p o s t a g e s a v i n g s w a s $ 1 , 3 7 1 . E q u i p m e n t M a i n t e n a n c e s a v i n g s f o r 2 0 1 4 w a s $ 1 , 5 9 5 . I n 2 0 1 4 w e c o n d u c t e d t h r e e ( 3 ) s p e c i a l e l e c t i o n s , a n d th e C o u n t y w i d e 2 0 1 4 A u g u s t P r i m a r y , a n d w e w i l l b e c o n d u c t i n g t h e G e n e r a l E l e c t i o n . I n 2 0 1 3 w e c o n d u c t e d t w o ( 2 ) s p e c i a l e l e c t io n s , a n d t h e 2 0 1 3 A u g u s t P r i m a r y w a s 2/ 3 rd s o f t h e C o u n t y a n d t h e G e n e r a l E l e c t i o n . I n 2 0 1 2 w e c o n d u c t e d o n e ( 1 ) s p e c i a l E l e c t i o n , a n d t h e 2 0 1 2 A u g u s t P r i m a r y a n d N o v e m b er P r e s i d e n t i a l G e n e r a l E l e c t i o n s . We a l s o c o m p l e t e d r e d i s t r i c t i n g a n d r e - p r e c i nc t i n g i n a c c o r d a n c e w i t h t h e 2 0 1 0 C e n s u s . S i n c e t h e A u g u s t 2 0 1 2 P r e s i d e n t i a l P r i m ar y w e h a v e b e e n r e q u i r e d t o m e e t t h e re q u i r e m e n t s o f t h e F e d e r a l M . O . V . E . A c t ( m ai l m i l i t a r y a n d o v e r s e a s b a l l o t s a t a m i n i m u m o f 4 5 d a y s p r i o r t o t h e e l e c t i o n ) . T he d e a d l i n e s s e t b y F e d e r a l a n d S t a t e e l e c t i o n s re g u l a t i o n s h a v e b e e n m e t e v e r y e l e c t i o n . I n 2 0 1 5 w e a r e b u d g e t i n g t o h o l d t h r e e ( 3 ) S p e c i a l E l e c t i o n s , t h e P r i m a r y a n d G e n e r a l. T h e i n c r e a s e d c o s t s w i l l b e o f f s e t b y ad d i t i o n a l i n c o m e f r o m t h e S p e c i a l E l e c t i o n s . In t h e o d d y e a r s , 2 0 1 3 a n d 2 0 1 5 , P r i m a r y a n d G e n e r a l E l e c t i o n r a c e s f o r t h e n o n p a r t i s a n p o s i t i o n s s u c h a s c i t y , s c h o o l , h o s p i t al , f i r e , c e m e t e r y , w a t e r , p o r t , p a r k a n d re c r e a t i o n a n d p u b l i c u t i l i t y d i s t r i c t s a r e o n t h e b a l l o t . T h o s e en t i t i e s p a y t h e i r p r o - r a t a s h a r e o f c o s t s . I n t h e e v e n y e a r e l e c t i o n c y c l e s u c h a s 2 0 1 2 a n d 2 0 1 4 , t h e c o u n t y ab s o r b s m o s t e l e c t i o n c o s t s – t h e s t a t e d o e s n o t p a y t h e i r p r o - r a t a s h a r e o f e l e c t i o n c o s t s . I n 2 0 1 2 w e r e c e i v e d a g r a n t f o r t ra i n i n g . I n 2 0 1 5 w e h a v e b u d g e t e d $ 3 , 2 1 0 i n g r a n t fu n d i n g f o r t r a i n i n g . We c o n t i n u e t o m a k e t h e b e s t u s e o f t e c h n o l o g y i n t h e E l e c t i o n D i v i s i o n o f t h e A u d i t o r ’ s O f f i c e . S o m e e x a m p l e s o f t e c h n o l o g y a nd w e b e n h a n c e d s e r v i c e s w e p r o v i d e in c l u d e o u r p a r t n e r s h i p w i t h O S O S a n d W E I p o s t i n g e l e c t i o n r e s u l t s an d i n f o r m a t i o n . W e h a v e s c a n n e d a l l e l e c t i o n s a n d o a t h s o f o f f i c e f r o m 1 9 8 5 t o c u r r e n t a n d t h e r e s u l t s ma y b e v i e w e d o n t h e i n t e r n e t . EL E C T I O N S JE F F E R S O N C O U N T Y 2 0 1 5 B U D G E T R E Q U E S T FO R M F F I N A N C I A L A S S I S T A N C E S U M M A R Y ES T I M A T E D B U D G E T 2 0 1 5 C o u n t y BA R S # PR O G R A M T I T L E 20 1 4 2 0 1 5 M a t c h RE V E N U E S R E V E N U E S ( s e e n o t e * * ) Ad d i t i o n a l I n f o r m a t i o n 33 3 9 0 . 4 0 . 0 0 1 0 HA V A G r a n t - 3 , 2 1 0 . 0 0 N o n e HA V A G r a n t T r a i n i n g - 3 , 2 1 0 . 0 0 - ** N o t e : C o u n t y M a t c h i n c l u d e s t h e t o t a l a n n u a l e x p e n d i t u r e s f o r t h e p r o g r a m i n c l u d i n g a d m i n i s t r a t i o n , l e s s g r a n t r e v e n u e r e c ei v e d . FO R M I N S T R U C T I O N S : Us e t h i s s h e e t t o r e p o r t a l l a p p r o v e d g r a n t s t h a t a r e i n c l u d e d i n y o u r 2 0 1 5 B u d g e t . I f y o u h a v e g r a n t s t h a t h a v e b e e n ap p l i e d f o r b u t n o t a p p r o v e d a n d a r e n o t i n c l u d e d i n y o u r b u d g e t , p l e a s e f i l l o u t a n a d d i t i o n a l p a g e f o r t h o s e g r a n t s .