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HomeMy WebLinkAboutEquipment Rental and Replacement 2015 Preliminary Budget NarrativeBU D G E T / P R O G R A M : Eq u i p m e n t R e n t a l & R e p l a c e m e n t F u n d 5 0 1 - 0 0 0 - 0 1 0 MI S S I O N : To p u r c h a s e , m a i n t a i n a n d r e p a i r t h e c o u n t y ’ s f l e e t o f v e h i c l es a n d e q u i p m e n t a n d s u p p o r t i n g an d a n c i l l a r y f a c i l i t i e s , a l l w i t h t h e g o a l o f s u p p o r t i n g o t h e r c o u n t y d e p a r t m e n t s in t h e i r r e s p e c t i v e m i s s i o n s . T o t h i s e n d , t h e F l e e t S e r v i c e s D i v i s i o n o f t h e D e p a r t m e n t o f C e n t r a l S e r v i c e s m a n a g e s t h e E q u i p m en t R e n t a l a n d R e v o l v i n g F u n d i n a c c o r d a n c e wi t h R C W 3 6 . 3 3 A a s a r e v o l v i n g i n t e r n a l - s er v i c e f u n d f o r r o a d - m a i n t e n a n ce v e h i c l e s , e q u i p m e n t a n d s u p p l i e s a s w e l l a s t h e v e h i c le s a n d e q u i p m e n t o f o t h e r C o u n t y de p a r t m e n t s t h a t p a r t i c i p a t e i n t h e E R & R F u n d . W h e r e r e q u e s t e d , t h e D i v i s i o n a l s o s u p p o r t s t h e v e h i c l e s a n d e q u i p m e n t o f C o u n t y d e p a r t m e n t s a n d s i s t e r agencies that do are no t f u n d e d b y t h e E R & R F u n d , b i l l i n g t h o s e d e p a r t m e n t s / a g e n c i e s f o r t h e i r u s e o f m a i n t e n a n c e , r e p a i r , p a r t s , s u p p l i e s a n d f u e l . Th e D i v i s i o n p r o v i d e s t h e s e s e r v i c e s i n i t s s h o p a n d a t r e m o t e l o c a t i o n s f o r l i g h t v e h i c l e s , h e a v y v e h i c l e s , t r a i l e r s , n o n - r o a d e q u i p m e n t , a t t a c h m e n t s a n d a c c e s s o r i e s . 2 0 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l 20 1 4 Ad o p t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t BE G I N N I N G C A S H B A L A N C E 3, 6 7 2 , 1 2 5 3 , 7 6 3 , 6 5 3 3 , 0 7 2 , 2 0 1 3 , 0 7 2 , 2 0 1 3 , 0 1 6 , 3 0 5 RE V E N U E : 20 1 2 Ac t u a l 2 0 1 3 A c t u a l 20 1 4 Ad o p t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t A d d / < D e l e t e > M e m o Ta x e s Li c e n s e s & P e r m i t s In t e r g o v e r n m e n t a l Ch a r g e s f o r G o o d s & S e r v i c e s 1 6 1 , 0 3 1 9 6 , 5 2 1 7 8 , 0 0 0 7 8 , 0 0 0 1 , 9 4 1 , 2 6 8 Fi n e s & F o r f i t u r e s Mi s c e l l a n e o u s 1 , 7 8 3 , 1 7 6 1 , 7 9 7 , 8 6 0 1 , 6 6 6 , 0 0 0 1 , 6 6 6 , 0 0 0 Ot h e r F i n a n c i n g S o u r c e s 2 6 , 0 0 0 8 2 , 1 0 7 0 0 5 0 , 0 0 0 TO T A L R E V E N U E 1 , 9 7 0 , 2 0 7 1 , 9 7 6 , 4 8 8 1 , 7 4 4 , 0 0 0 1 , 7 4 4 , 0 0 0 1 , 9 9 1 , 2 6 8 EX P E N D I T U R E S : 20 1 2 Ac t u a l 2 0 1 3 A c t u a l 20 1 4 Ad o p t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t A d d / < D e l e t e > M e m o Wa g e s & B e n e f i t s 44 7 , 8 2 0 5 0 1 , 0 2 5 5 1 2 , 1 2 6 5 1 2 , 1 2 6 5 1 9 , 8 4 3 Su p p l i e s 6 5 0 , 2 0 0 5 6 0 , 4 7 5 6 8 0 , 0 0 0 6 8 0 , 0 0 0 6 1 8 , 0 0 0 Ot h e r S e r v i c e s & C h a r g e s 2 5 8 , 9 6 6 2 9 1 , 6 6 0 3 1 7 , 7 0 0 3 1 7 , 7 0 0 2 7 6 , 6 0 0 Mi s c e l l a n e o u s 1 0 , 7 7 5 6 , 5 6 1 1 0 , 0 0 0 In t e r f u n d C h a r g e s 5 7 , 9 3 2 5 8 , 7 2 9 5 7 , 0 0 0 5 7 , 0 0 0 5 6 , 9 6 1 De b t S e r v i c e 0 In t e r f u n d T r a n s f e r s 0 Ca p i t a l O u t l a y 4 5 3 9 8 7 3 0 2 , 3 7 8 1 , 2 1 1 , 0 0 0 1 , 2 1 1 , 0 0 0 1 , 9 1 5 , 2 2 6 TO T A L E X P E N D I T U R E S 1 , 8 7 9 , 6 8 0 1 , 7 20 , 8 2 8 2 , 7 7 7 , 8 2 6 2 , 7 7 7 , 8 2 6 3 , 3 9 6 , 6 3 0 Ce n t r a l S e r v i c e s JE F F E R S O N C O U N T Y 2 0 1 5 B U D G E T R E Q U E S T 2 0 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l 20 1 4 Ad o p t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t EN D I N G C A S H B A L A N C E 3, 7 6 3 , 6 5 3 4 , 0 1 9 , 3 1 3 2 , 0 3 8 , 3 7 5 2 , 0 3 8 , 3 7 5 1 , 6 1 0 , 9 4 3 ST A F F I N G : 2 0 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l 20 1 4 Ad o p t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t 6. 1 8 6 . 5 4 6 . 6 4 6 . 6 4 6 . 4 0 Ce n t r a l S e r v i c e s JE F F E R S O N C O U N T Y 2 0 1 5 B U D G E T R E Q U E S T BU D G E T / P R O G R A M : Eq u i p m e n t R e n t a l & R e p l a c e m en t F u n d 5 0 1 - 0 0 0 - 0 1 0 GO A L S F O R F Y 2 0 1 5 : 1. Pr o v i d e c o s t - e f f e c t i v e , b u d g e t - s t a b l e , f u l l y s e r v i c e d m o b i l e a s s e t s a n d i n v e n t o r y s t o r e s f o r o p e r a t i o n b y E R & R - f u n d c u s t o m e r s ; 2. Pr o v i d e c o s t - e f f e c t i v e m a i n t e n a n c e , r e p a i r , f u e l i n g a n d o t h e r s e r v i c e s a s r e q u i r e d b y n o n - E R & R - f u n d c u s t o m e r s ; 3. Ma n a g e t h e E R & R F u n d i n a c c o r d a n c e w i t h a p pl i c a b l e l a w s a n d m a i n t a i n r e c o r d s n e c e s s a r y t o t r a c k e a c h c u s t o m e r ’ s f u n d s s e p a r a t e l y; 4. Ma n a g e s u r f a c e m i n e s i n f u l l c o m p l i a n c e w i t h a p p li c a b l e l a w s a n d r e c l a m a t i o n r e q u i r e m e n t s ; a n d 5. Pr o v i d e e f f i c i e n t m a i n t e n a n c e a n d r e p a i r o f s u pp o r t i n g a n d a n c i l l a r y p r op e r t y a n d f a c i l i t i e s . OB J E C T I V E S F O R F Y 2 0 1 5 : 1. Re p l a c e v e h i c l e s a n d e q u i p m en t a t g r e a t e r t h a n t h e d e s i r a b l e an n u a l r a t e t o a d d r e s s p a s t l a g a n d t o l o w e r t h e a g e o f f l e e t ; 2. Re p l a c e f l e e t - m a n a g e m e n t s o f t w a r e w i t h a m o d e rn s y s t e m a n d u s e t h e s o f t wa r e ’ s c a p a b i l i t i e s t o i m p r o v e d i v i s i o n p e r f o r m a n c e a n d cu s t o m e r s e r v i c e ; 3. Co n t i n u e t o u p d a t e t o o l s , e q u i p m e n t a n d t r a i n i n g n e c e s s a r y f o r f i r s t - c l a s s r e p a i r a n d m a i n t e n a n c e o f e q u i p m e n t ; 4. De t e r m i n e m e d i u m - t e r m o u t l o o k f o r H a d l o c k S h o p a n d i n i t i a t e a c o r r e s p o n d i n g l e v e l o f r e p a i r s a n d i m p r o v e m e n t s ; a n d 5. Re f i n e d i v i s i o n p o l i c i e s a n d r e n t a l - r a t e s t r a t e g y i n i t i a t e d i n 2 0 1 4 b a s e d o n c u s t o m e r f e e d b a c k t h r o u g h o u t 2 0 1 5 . PE R F O R M A N C E I N D I C A T O R S : Pr e - 2 0 1 4 n u m b e r s a r e es t i m a t e d d u e t o 2 0 1 4 ch a n g e s i n c a t e g o r i z a t i o n 20 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l 20 1 4 Ac t u a l 20 1 5 Pl a n St a f f e d S h o p s 1 1 1 1 Ro a d s S h o p s M a i n t a i n e d 4 4 4 4 Fu e l S i t e s 3 3 4 4 Su r f a c e M i n e s P e r m i t t e d 1 0 1 0 3 1 Fo r m e r M i n e s / S t o r a g e S i t e s M a i n t a i n e d N / A N / A 7 8 ER & R - f u n d V e h i c l e s , L i g h t 6 8 6 8 7 1 7 1 ER & R - f u n d V e h i c l e s , H e a v y 1 6 1 6 2 7 2 7 ER & R - f u n d M o t o r i z e d H e a v y E q u i p m e n t 4 0 4 0 3 9 3 9 ER & R - f u n d T r a i l e r s 1 3 1 3 1 1 1 1 ER & R - f u n d A t t a c h m e n t s a n d L i g h t E q u i p m e n t N / A N / A 3 9 3 9 No n - E R & R - f u n d V e h i c l e s / E q u i p m e n t M a i n t a i n e d N / A N / A 2 6 2 6 Ex t e r n a l F u e l C u s t o m e r s 7 7 7 8 SU M M A R Y O F K E Y F U N D I N G / S E R V I C E I S S U E S : Re n t a l r a t e s w e r e r e v i s e d h e a v i l y d u r i n g 2 0 1 4 i n a c c o r d a n c e w i t h n e w l y a d o p t e d d i v i s i o n p o l i c y a n d p r a c t i c e s f o r t h e m a n a g e m e n t o f t h e E R & R F u n d . T h e r e f o r e , r a t e s a r e n o t ex p e c t e d t o c h a n g e f o r 2 0 1 5 e x ce p t w h e r e n e c e s s i t a t e d b y t h e a d d i t i o n , r e a s s i g n m en t , r e p l a c e m e n t , d e s t r u c t i o n o r r e t i r e m e n t o f an y a s s e t . Th e s h o p l a b o r r a t e h a s b e e n m a i n t a i n e d a t $ 8 7 p e r h o u r f o r s e v e r a l y e a r s a n d w i l l i n c r e a s e t o $ 9 2 p e r h o u r f o r 2 0 1 5 .