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HomeMy WebLinkAboutFacilities 2015 Preliminary Budget NarrativeBU D G E T / P R O G R A M : F a c i l i t i e s F u n d 1 8 3 - 0 0 0 - 0 1 0 MI S S I O N : To p r o v i d e q u a l i t y c u s t o d i a l s e r v i c e s , m a i n t e n a n c e s e r v i c e s , a n d m a n a g e m e n t o f m a j o r c a p i t a l p r o j e c t s f o r c o u n t y b u i l d i n g s a n d fa c i l i t i e s t h r o u g h e f f i c i e n t ma n a g e m e n t o f r e s o u r c e s ; t o p r o v i d e s a f e a n d c l e a n p h y s i c a l e n v i r o n m e n t s w h i l e m a i n t a i n i n g t h e i n f r a s t r u c t u r e . T h i s m i s s i o n s u pp o r t s t h e r e g u l a r o p e r a t i n g d e p a r t m e n t s i n me e t i n g t h e i r o p e r a t i o n a l g o a l s . Th e F a c i l i t i e s F u n d i s a n i n t e r n a l s e r v i c e F u n d t h a t p r o v i d e s s e rv i c e s t o C o u n t y d e p a r t m e n t s a n d c o l l e c t s c h a r g e s f o r s e r v i c e s (“ r e n t ” ) f r o m C o u n t y d e p a r t m e n t s i n o r d e r t o p a y fo r t h o s e s e r v i c e s . T h e c h a r g e s f o r s e r v i ce s r e c o v e r o p e r a t i n g c o s t s , b u t d o n o t r e co v e r a n y c a p i t a l r e p l a c e m e n t o r e x t r a o r d i n ar y m a i n t e n a n c e c o s t s . C a p i t a l r e p l a c e m e n t c o s t s ar e f u n d e d a s r e q u i r e d i n t h e C o n s t r u c t i o n & R e n o v a t i o n F u n d . I n 2 0 1 5 t h e F a c i l i t i e s F u n d w i l l c o n t i n u e t o p r o v i d e s e r v i c e s t o d e s i g n a t e d n o n - c o u n t y d e p a r t m e n t s s u c h a s Je f f C O M a n d t h e J e f f e r s o n C o u n t y H u m a n e S o ci e t y w h i c h w i l l r e q u i r e t h e r e c o v e r y o f o p er a t i n g c o s t s , o v e r h e a d a n d d e p r e c i a t i o n . Fa c i l i t i e s s t a f f p r o v i d e s m a i n t e n a n c e a n d / o r c u s t o d i a l s e r v i c e s t o 2 8 b u i l d i n g s i n J e f f e r s o n C o u n t y . T h e s e i n c l u d e 5 o f f i c e b u il d i n g s , 5 c o m m u n i t y c e n t e r s , 1 c o r r e c t i o n fa c i l i t y , 5 c o u n t y s h o p s , 1 m o t e l , 1 a n i m a l s h e l t e r , a n d 1 0 o t h e r m i s c e l l a n e o u s b u i l d i n g s a n d s t r u c t u r e s . 2 0 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l 20 1 4 Ad o p t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t BE G I N N I N G C A S H 26 4 , 0 0 2 3 0 1 , 5 8 6 2 3 2 , 4 1 4 2 3 2 , 4 1 4 3 8 5 , 1 0 9 RE V E N U E 20 1 2 A c t u a l 2 0 1 3 A c t u a l 20 1 4 Ad o p t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t Mi s c e l l a n e o u s 1 , 3 7 3 - - - In t e r n a l S e r v i c e C h a r g e s 9 7 8 , 8 2 2 1 , 0 0 2 , 6 7 4 1, 0 0 7 , 2 0 4 1 , 0 0 7 , 2 0 4 1 , 0 0 9 , 6 9 4 Ot h e r F i n a n c i n g S o u r c e s - TO T A L R E V E N U E 9 8 0 , 1 9 5 1 , 0 0 2 , 6 7 4 1 , 0 0 7 , 2 0 4 1 , 0 0 7 , 2 0 4 1 , 0 0 9 , 6 9 4 EX P E N D I T U R E S : 20 1 2 A c t u a l 2 0 1 3 A c t u a l 20 1 4 Ad o p t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t Sa l a r i e s 2 8 3 , 4 0 1 3 0 5 , 9 9 9 3 6 9 , 0 8 1 3 6 9 , 0 8 1 3 8 9 , 9 8 2 Be n e f i t s 1 0 7 , 7 7 8 1 2 5 , 8 7 2 1 5 2 , 7 8 4 1 5 2 , 7 8 4 1 5 9 , 2 8 8 Su p p l i e s 6 4 , 2 1 9 5 8 , 7 3 8 8 2 , 6 7 2 8 2 , 6 7 2 7 7 , 5 0 0 Ot h e r S e r v i c e s / C h a r g e s 3 7 2 , 5 8 0 3 6 0 , 9 2 4 4 5 3 , 3 4 8 4 5 3 , 3 4 8 4 5 7 , 8 4 8 In t e r f u n d C h a r g e s 5 2 , 6 4 0 3 7 , 9 1 3 4 5 , 0 2 0 4 5 , 0 2 0 4 3 , 0 2 0 Ca p i t a l O u t l a y TO T A L E X P E N D I T U R E S 88 0 , 6 1 8 8 8 9 , 4 4 6 1 , 1 0 2 , 9 0 5 1 , 1 0 2 , 9 0 5 1 , 1 2 7 , 6 3 8 Ce n t r a l S e r v i c e s JE F F E R S O N C O U N T Y 2 0 1 5 B U D G E T R E Q U E S T 2 0 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l 20 1 4 Ad o p t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t EN D I N G C A S H 30 1 , 5 8 6 4 8 0 , 8 1 2 1 3 6 , 7 1 1 1 3 6 , 7 1 1 2 6 7 , 1 6 5 ST A F F I N G : 2 0 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l 20 1 4 Ad o p t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t 6. 5 4 6 . 8 4 7 . 8 4 7 . 8 4 7 . 9 7 Ce n t r a l S e r v i c e s JE F F E R S O N C O U N T Y 2 0 1 5 B U D G E T R E Q U E S T BU D G E T / P R O G R A M : F a c i l i t i e s F u n d 1 8 3 - 0 0 0 - 0 1 0 GO A L S F O R F Y 2 0 1 5 1. I m p r o v e c u r r e n t p r e v e n t a t i v e m a i n t e n a n c e p r og r a m s w i t h t h e i n c r e a s e o f m a i n t e n a n c e s t a f f 2. I m p r o v e b u d g e t i n g , m a n a g e m e n t a n d p l a n n i n g f o r m a i n t e n a n c e p r o j e c t s 3. M a i n t a i n l e v e l o f c u s t o d i a l s e r v i c e 4. I m p r o v e s t r a t e g i e s f o r t h e s a f e , o r g a n i z e d a n d e f f i c i e n t s t o r a g e o f c o u n t y p r o p e r t y a n d i n v e n t o r y OB J E C T I V E S F O R F Y 2 0 1 5 1. C a t a l o g c o u n t y f a c i l i t i e s 2. U t i l i z e G E M S f i n a n c i a l s y s t e m t o i m p r o v e t r a c k i n g a n d c o s t i n g o f f a c i l i t i e s m a i n t e n a n c e 3. D o c u m e n t c l e a n i n g s t a n d a r d s / p r o t o c o l s 4. P r e p a r e a p l a n f o r l o n g t e r m c o u n t y s t o r a g e n e e d s PE R F O R M A N C E I N D I C A T O R S : 20 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l 20 1 4 Pl a n n e d 20 1 5 Pl a n Cu s t o d i a l F T E 3 . 7 6 3 . 7 3 3 . 7 4 3 . 7 4 Cu s t o d i a l S q u a r e F e e t 8 2 ,8 3 6 8 2 , 8 3 6 8 2 , 8 3 6 8 2 , 8 3 6 Cu s t o d i a l S q u a r e F e e t p e r F TE 2 1 , 1 4 2 2 2 , 1 7 9 2 2 , 1 1 8 2 2 , 1 1 8 Ma i n t e n a n c e F T E 1 . 6 3 9 1 . 9 2 2 . 7 8 2 . 7 8 Ma i n t e n a n c e S q u a r e F e e t 1 4 8 , 2 1 2 1 4 8 , 2 1 2 1 4 8 , 2 1 2 1 4 8 , 2 1 2 Ma i n t e n a n c e S q u a r e F e e t p e r FT E 8 6 , 4 1 0 7 7 , 3 2 8 5 3 , 3 1 4 5 3 , 3 1 4 To t a l B u i l d i n g s S q u a r e F e e t 1 7 9 , 7 5 2 1 7 9 , 7 5 2 1 7 9 , 7 5 2 1 7 9 , 7 5 2 SU M M A R Y O F K E Y F U N D I N G / S E R V I C E I S S U E S : Ut i l i t y C o s t s h a v e b e e n r i s i n g s t e e p l y i n c o n j u n c t i o n w i t h t h e c o s t o f e n e r g y p r o d u c t s . M a i n t e n a n c e & R e p a i r s c o n t i n u e t o i n c r ea s e d u e t o t h e a g e o f m a n y o f o u r b u i l d i n g s . A s e r v i c e c o n t r a c t f o r t h e H V A C s y s t e m s a t t h e C a s t l e H i l l f a c il i t i e s w a s i m p l e m e n t e d i n 2 0 1 0 a n d w i l l b e a n o n - g o i n g a n t i c i p a t ed a n n u a l e x p e n s e . S t r a t e g i c c a p i t a l e n e r g y ef f i c i e n c y u p g r a d e s w i l l c o n t i n u e t o b e m a d e t o h e l p c o n t a i n h i g h u t i l i t y c o s t s .