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HomeMy WebLinkAboutISnformation Services Records Management 2015 Preliminary Budget Narrative Ce n t r a l S e r v i c e s JE F F E R S O N C O U N T Y 2 0 1 5 B U D G E T R E Q U E S T BU D G E T / P R O G R A M : In f o r m a t i o n S e r v i c e s / R e c o r d s M a n a g e m e n t 5 0 6 - 0 0 0 - 0 1 0 MI S S I O N : To p r o v i d e a r c h i v a l s t o r a g e , a u t o m a t i o n , r e t r i e v a l , a n d d i s p o s a l o f p u b l i c r e c o r d s i n a c c o r d a n c e w i t h S t a t e l a w s . T h i s m i s s i o n s u p p o r t s t h e r e g u l a r o p e r a t i n g d e p a r t m e n t s in m e e t i n g t h e i r o p e r a t i o n a l g o a l s . Pr i m a r y c u s t o m e r s i n c l u d e G e n e r a l F u n d d e p a r t m e n t s , P u b l i c W o r k s , H e a l t h D e p a r t m e n t a n d C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t . T h e c h a r g e s f o r s e r v i c e s r e c o v e r b o t h o p e r a t i n g co s t s a n d c a p i t a l r e p l a c e m e n t c o s t s . RE V E N U E : 20 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l 20 1 4 Ad o p t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t A d d / < D e l e t e > M e m o Ta x e s Li c e n s e s & P e r m i t s In t e r g o v e r n m e n t a l Ch a r g e s f o r G o o d s & S e r v i c e s Fi n e s & F o r f i t u r e s Mi s c e l l a n e o u s 1 3 0 , 3 9 8 1 3 3 , 0 3 5 1 2 0 , 2 5 5 1 2 0 , 2 5 5 1 0 3 , 6 0 0 Ot h e r F i n a n c i n g S o u r c e s TO T A L R E V E N U E 1 3 0 , 3 9 8 1 3 3 , 0 3 5 1 2 0 , 2 5 5 1 2 0 , 2 5 5 1 0 3 , 6 0 0 EX P E N D I T U R E S : 20 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l 20 1 4 Ad o p t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t A d d / < D e l e t e > M e m o Wa g e s & B e n e f i t s 70 , 4 7 9 7 2 , 1 1 7 7 5 , 1 7 1 7 5 , 1 7 1 7 8 , 2 3 2 Su p p l i e s 1 5 4 1 , 8 7 3 8 0 0 8 0 0 8 0 0 Ot h e r S e r v i c e s & C h a r g e s 1 9 , 2 3 5 1 9 , 5 5 5 2 9 , 2 9 0 2 9 , 2 9 0 2 8 , 0 4 0 Miscellaneous 0 0 0 0 0 In t e r f u n d C h a r g e s 8 , 5 4 5 8 , 8 2 2 9 , 0 5 4 9 , 0 5 4 7 , 2 8 7 De b t S e r v i c e In t e r f u n d T r a n s f e r s Ca p i t a l O u t l a y 7 , 0 5 8 2 6 , 7 4 0 2 1 , 0 0 0 2 1 , 0 0 0 2 2 , 5 0 0 TO T A L E X P E N D I T U R E S 1 0 5 , 4 7 1 1 2 9 , 1 0 7 1 3 5 , 3 1 5 1 3 5 , 3 1 5 1 3 6 , 8 5 9 Ce n t r a l S e r v i c e s JE F F E R S O N C O U N T Y 2 0 1 5 B U D G E T R E Q U E S T ST A F F I N G : 2 0 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l 20 1 4 Ad o p t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t Re c o r d s 1. 0 0 . 9 9 . 9 9 . 9 9 . 9 9 St a f f i n g c o n s i s t s o f o n e p e r s o n w h o p r o v i d e s b o t h r e c o r d s m a n a g e m e n t a n d c o p i e r m a n a g e m e n t f u n c t i o n s . Ce n t r a l S e r v i c e s JE F F E R S O N C O U N T Y 2 0 1 5 B U D G E T R E Q U E S T BU D G E T / P R O G R A M : In f o r m a t i o n S e r v i c e s / R e c o r d s M a n a g e m e n t 5 0 6 - 0 0 0 - 0 1 0 GO A L S F O R F Y 2 0 1 5 1. Ma i n t a i n c u r r e n t s e r v i c e l e v e l s 2. Wa s h i n g t o n S t a t e R e t e n t i o n S c h e d u l e s r e q u i r e c e r t a i n r e c o r d s t o h a ve m i c r o f i l m s e c u r i t y b a c k u p , i n c a s e o f d i s a s t e r . T h e R e c o r ds M a n a g e r i s w o r k i n g a n d w i l l co n t i n u e t o w o r k o n c o m p l y i n g w i t h t h e s e r e q u i r e m e n t s , b e g i n n i n g w i t h t h e s c a n n i n g a n d c o n v e r s i o n o f c o m m e r c i a l b u i l d i n g p e r m i t s – r e c o r d s , b y t h e i r v e r y n a t u r e , ta k e a l o t o f p h y s i c a l s p a c e t o s t o r e . T h is p r o j e c t w i l l a l s o f r e e u p r o o m f o r f u t u r e C o u n t y r e c o r d s a n d t h e f u n d i n g f o r t h e c on v e r s i o n t o m i c r o f i l m w i l l b e p r o v i d e d b y th e A u d i t o r ’ s O & M F u n d . OB J E C T I V E S F O R F Y 2 0 1 5 1. Ev a l u a t e s t o r a g e n e e d s PE R F O R M A N C E I N D I C A T O R S : 20 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l 20 1 4 Pl a n n e d 20 1 5 Pl a n Wo r k l o a d V o l u m e – R e c o r d s ( B o x e s ) 2 7 5 8 2 8 0 8 2 8 5 0 2 8 5 0 SU M M A R Y O F K E Y F U N D I N G / S E R V I C E I S S U E S : In 2 0 0 5 , f o r t h e f i r s t t i m e , t h e v o l u m e o f r e c o r d s t o b e s t o r e d re q u i r e d t h e u s e o f a n o f f s i t e s t o r a g e u n i t . C u r r e n t l y , f o u r ( 4) o f f s i t e u n i t s a r e b e i n g u s e d t o s t o r e r e c o r d s .