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HomeMy WebLinkAboutInformation Services Summary 2015 Preliminary Budget NarrativeBU D G E T / P R O G R A M : In f o r m a t i o n S e r v i c e s F u n d / A l l P r o g r a m s 5 0 6 - 0 0 0 - 0 1 0 MI S S I O N : To p r o v i d e c o m p u t e r s , e m a i l , i n t e r n e t ac c e s s , t e l e p h o n e s , v o i c e m a i l , co p i e r s , g e o g r a p h i c i n f o r m a t i o n s y s t e m s m a p p i n g ( G I S ) , a n d r e c o r d s m a n a g e m e n t t o C o u n t y de p a r t m e n t s . T h i s m i s s i o n s u p p o r t s t h e r e g u l a r o p e r a t i n g d e p a r t m e n t s i n m e e t i n g t h e i r o p e r a t i o n a l g o a l s . Th e I n f o r m a t i o n S e r v i c e s F u n d i s a n i n t e r n al s e r v i c e f u n d t h a t p r o v i d e s s e r v i c e s p r i m ar i l y t o C o u n t y d e p a r t m e n t s a n d c o l l e c t s c ha r g e s f o r s e r v i c e s ( “ r e n t ” ) f r o m C o u n t y de p a r t m e n t s i n o r d e r t o p a y f o r t h o s e s e r v i c e s . T h e c h a r g e s f o r s e r v i c e s r e c o v e r b o t h o p e r a t i n g c o s t s a n d c a p i t a l r e p l a c e m e n t co s t s . 2 0 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l 20 1 4 Ad o p t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t BE G I N N I N G C A S H B A L A N C E 79 4 , 9 5 7 9 3 7 , 1 8 5 9 6 3 , 2 8 7 9 6 3 , 2 8 7 1 , 0 8 5 , 5 6 1 RE V E N U E : 20 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l 20 1 4 Ad o p t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t A d d / < D e l e t e > M e m o Re g i o n a l S e r v i c e s 3 0 , 5 4 1 8 3 , 0 9 0 6 5 , 0 0 0 6 5 , 0 0 0 0 J P U D - R S A e n d e d i n 2 0 1 4 Li c e n s e s & P e r m i t s In t e r g o v e r n m e n t a l 1 , 5 9 7 0 0 0 0 Ch a r g e s f o r G o o d s & S e r v i c e s 7 , 7 1 6 2 , 9 7 5 0 0 0 A S 4 0 0 R e v e n u e O b s o l e t e - 2 0 1 3 Fi n e s & F o r f i t u r e s 0 Mi s c e l l a n e o u s 1 , 4 8 3 , 9 4 7 1 , 5 3 9 , 1 1 2 1 , 5 2 3 , 3 5 3 1 , 5 2 3 , 3 5 3 1 , 5 0 0 , 1 9 9 Ot h e r F i n a n c i n g S o u r c e s 0 0 TO T A L R E V E N U E 1 , 5 2 3 , 8 0 1 1 , 6 2 5 , 1 7 7 1 , 5 8 8 , 3 5 3 1 , 5 8 8 , 3 5 3 1 , 5 0 0 , 1 9 9 EX P E N D I T U R E S : 20 1 2 Ac t u a l 2 0 1 3 A c t u a l 20 1 4 Ad o p t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t A d d / < D e l e t e > M e m o Wa g e s & B e n e f i t s 59 7 , 7 4 5 6 2 5 , 2 2 7 7 4 4 , 9 3 9 7 4 4 , 9 3 9 6 6 4 , 2 8 2 R e m o v e d I T M a n a g e r p o s i t i o n Su p p l i e s 1 1 7 , 8 1 6 8 8 , 3 4 8 9 4 , 5 2 5 9 4 , 5 2 5 9 5 , 9 5 0 Ot h e r S e r v i c e s & C h a r g e s 3 3 5 , 7 9 2 3 3 2 , 4 8 6 3 9 5 , 1 9 2 3 9 5 , 1 9 2 3 7 9 , 3 6 5 Mi s c e l l a n e o u s 9 , 8 3 1 3 , 4 4 7 1 0 , 5 9 1 1 0 , 5 9 1 1 8 , 0 9 1 I T T r a i n i n g In t e r f u n d C h a r g e s 4 3 , 3 4 5 2 0 , 1 4 8 1 9 , 4 8 2 1 9 , 4 8 2 1 9 , 0 5 6 De b t S e r v i c e In t e r f u n d T r a n s f e r s Ca p i t a l O u t l a y 2 7 7 , 0 4 7 2 9 3 , 8 5 7 5 3 1 , 5 0 2 5 3 1 , 5 0 2 7 0 7 , 5 0 0 TO T A L E X P E N D I T U R E S 1 , 3 8 1 , 5 7 6 1 , 3 63 , 5 1 3 1 , 7 9 6 , 2 3 1 1 , 7 9 6 , 2 3 1 1 , 8 8 4 , 2 4 4 Ce n t r a l S e r v i c e s JE F F E R S O N C O U N T Y 2 0 1 5 B U D G E T R E Q U E S T 2 0 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l 20 1 4 Pr o j e c t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t EN D I N G C A S H B A L A N C E 93 7 , 1 8 5 1 , 1 9 3 , 4 3 9 8 5 5 , 4 0 9 8 5 5 , 4 0 9 7 0 1 , 5 1 6 ST A F F I N G : 2 0 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l 20 1 4 Ad o p t e d 20 1 4 Am e n d e d 20 1 5 Re q u e s t Ad m i n i s t r a t i o n .9 9 . 7 3 1 . 3 4 1 . 3 4 . 7 8 GI S 1. 5 8 1 . 5 6 1 . 5 1 1 . 5 1 1 . 5 0 Re c o r d s 1. 0 0 . 9 9 . 9 9 . 9 9 . 9 9 Co p i e r s .0 1 . 0 2 . 0 1 . 0 1 . 0 1 Co m p u t e r s 3. 5 3 4 . 0 8 4 . 5 2 4 . 5 2 4 . 1 4 Co m m u n i c a t i o n s .0 2 . 0 3 . 0 4 . 0 4 . 0 3 TO T A L A L L 7. 1 3 7 . 4 1 8 . 4 1 8 . 4 1 7 . 4 5 Ce n t r a l S e r v i c e s JE F F E R S O N C O U N T Y 2 0 1 5 B U D G E T R E Q U E S T BU D G E T / P R O G R A M : I n f o r m a t i o n S e r v i c e s F u n d / A ll P r o g r a m s 5 0 6 - 0 0 0 - 0 1 0 GO A L S F O R F Y 2 0 1 5 1. I m p r o v e c u s t o m e r s e r v i c e , p a r t i c u l a r ly f o r d e p l o y m e n t o f r e p l a c e m e n t e q u i p m e n t 2. C o n t i n u e p r o g r e s s t o w a r d s a 4 y e a r r o ta t i o n f o r c o m p u t e r e q u i p m e n t r e p l a c e m e n t s 3. A c q u i r e a n d i n s t a l l a l l a p p r o v e d s y s t em s a n d e q u i p m e n t a d d i t i o n s a n d r e p l a c e m e n t s OB J E C T I V E S F O R F Y 2 0 1 5 1. I m p l e m e n t s y s t e m s a s a p p r o v e d i n t h e c a p i t a l a d d i t i o n s l i s t 2. I m p l e m e n t s o f t w a r e s y s t e m s a s a p p r o v e d i n t h e r e p l a c e m e n t p l a n 3. A c q u i r e a n d i n s t a l l a l l e q u i p m e n t i d e n t i f i e d i n t h e r e p l a c e m e n t p l a n PE R F O R M A N C E I N D I C A T O R S : 20 1 2 Ac t u a l 20 1 3 Ac t u a l 20 1 4 Pl a n n e d 20 1 5 Pl a n Wo r k l o a d V o l u m e s Te l e p h o n e s 3 0 0 3 0 0 3 0 2 3 0 2 Co m p u t e r D e v i c e s 4 0 5 4 0 8 4 2 2 4 2 2 Co p i e r s 3 0 3 0 3 0 3 0 Re c o r d s ( # o f B o x e s ) 2 7 5 8 2 8 0 8 2 8 5 0 2 8 5 0 SU M M A R Y O F K E Y F U N D I N G / S E R V I C E I S S U E S Th e r e i s a n e e d t o r e p l a c e o l d e r e q u i p m e n t d u e t o t e c h n o l o g i c a l o b s o l e s c e n c e . T h e r e i s a n e e d t o m a k e p r o g r e s s t o w a r d f u l l y f u nd i n g t h e a c c u m u l a t e d d e p r e c i a t i o n o f eq u i p m e n t i n t h e F u n d . D u e t o t h e f i n a n c i a l s i t u a t i o n i n 2 0 0 9 , mo d i f i c a t i o n s w e r e m a d e t o t h e e s t a b l i s h e d 4 y e a r e q u i p m e n t r e p la c e m e n t s c h e d u l e t o p r o l o n g t h e l i f e o f s o m e eq u i p m e n t . Pe r s o n n e l c o s t s i n c r e a s e d b a s e d o n u n i o n c o n t r a c t s a n d t h e a d d it i o n o f a m i d - l e v e l m a n a g e r p o s i t i o n . C a p i t a l c o s t s a r e b a s e d o n t h e r e p l a c e m e n t s c h e d u l e a n d a n t i c i p a t e d te c h n o l o g i c a l a d v a n c e s n e c e s s a r y f o r s e c u r i t y .