Loading...
HomeMy WebLinkAbout21- EMAIL CORRESPONDENCE1 Amanda Hunt From:DCD Front Staff Sent:Monday, June 28, 2021 11:16 AM To:Ann Burkhart; Joel Peterson Cc:Paul Burkhart; Amanda Hunt Subject:RE: Completed Conditional Use Permit for Pomona Woods / Ann Burkhart Ann,  We have received your application, the permit number is MLA21‐00066. Amanda Hunt is your planner. I believe you  have a complete application or it would not have been routed back for review. Amanda will contact you if she has  additional questions.  Jodi Adams Interim Director Phone 360-379-4494 From: Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com>   Sent: Tuesday, June 22, 2021 10:20 AM  To: DCD Front Staff <dcd@co.jefferson.wa.us>; Joel Peterson <JPeterson@co.jefferson.wa.us>  Cc: Paul Burkhart <designerprb@gmail.com>  Subject: Re: Completed Conditional Use Permit for Pomona Woods / Ann Burkhart  CAUTION: This email originated from outside your organization. Exercise caution when opening attachments or clicking  links, especially from unknown senders.  Hi.   It has been almost 3 weeks since I submitted my Conditional Use Permit documents.  I haven't heard anything back apart from the auto‐reply email.  Can someone please confirm documents are in order and advise on next steps?  Thank you,  Ann  On Thu, Jun 3, 2021 at 8:49 AM Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com> wrote:  Hi Joel,  I believe we have included everything necessary for the Conditional Use Permit.  We also prepared and attach a more  developed version of the schematic.  In addition, I've attached the Permit Application as required.  It wasn't clear if  submittal via email was correct, or if I have to include a fee.  Please advise if I am missing something.  Thank you and happy summer!  Ann  ‐‐   Ann Burkhart, owner  *Exhibit T* 2 Pomona Woods  206‐480‐8467  1 Amanda Hunt From:Terry Duff Sent:Tuesday, July 20, 2021 10:02 AM To:Amanda Hunt Subject:FW: Sent from JC Public Works Attachments:3360_001.pdf Amanda,    Attached is a Road Approach Permit Application associated with ZON2021‐00040.  There are critical areas on this site so  I did not want to issue this permit until those were addressed.  I have conditioned this permit to be a commercial  approach because of the proposed development.    Let me know when you have finished any review necessary for me to issue this RAP, or if you have any questions or  concerns.    Thanks,    Terry Duff, Eng. Tech III  Jefferson County Public Works  623 Sheridan St.  Port Townsend, Wa  98368  360‐385‐9159      1 Amanda Hunt From:Amanda Hunt Sent:Friday, July 23, 2021 7:50 AM To:Ann Burkhart Cc:Paul Burkhart Subject:MLA2021-00066 DCD Incomplete Application Letter Attachments:AIR_MLA2021-00066_07232021.pdf Hi Ann,    Good Morning‐ Please see the attached PDF to review the Incomplete Application Notification Letter regarding the  Pomona Woods Retreat Center Application (MLA2021‐00066). The assigned planner cannot move forward with the Type  III Conditional Use Permit review until all requested information has been submitted to the Jefferson County  Department of Community Development. If you have any questions please let me know. Thank you!    Best,  Amanda H.     Amanda Hunt  Assistant Planner  Jefferson County Community Development  Phone (Desk): 360‐379‐4458  Monday‐Friday 8AM‐4PM  ahunt@co.jefferson.wa.us    TEMPORARYILY UNAVAILABLE FOR IN PERON MEETINGS JULY 16TH – AUGUST 9TH     EFFECTIVE TUESDAY 7/1/2021 DCD WILL BE OPEN TO THE PUBLIC. M‐Th 9:00‐12:00 1:00‐4:30      DCD will maintain limited customer interaction and recommends scheduling an appointment to meet with  staff. DCD will no longer be accepting building applications by drop off or mail, you must schedule an  appointment with front staff to submit. A mask and social distancing is required.  Please visit our website https://www.co.jefferson.wa.us/dcd to see how we can best serve you during this time.   Email: dcd@co.jefferson.wa.us   Phone: 360‐379‐4450   Mail: 621 Sheridan St.; Port Townsend, WA 98368    1 Amanda Hunt From:Amanda Hunt Sent:Thursday, July 29, 2021 7:54 AM To:'Ann Burkhart' Subject:RE: MLA2021-00066 DCD Incomplete Application Letter Hi Ann,    Good Morning‐ Apologizes for the late response, it’s been a busy week.     Thank you for providing your responses in a clear, precise letter! We always appreciate detailed responses. I will keep an  eye out in my inbox for the Stormwater Plan. I will do my best to continue review of the permit application without the  stormwater plan, but we will need to acquire the impervious surface calculations and stormwater BMP’s in order to  determine code compliance.     As for the potential stream on the property, it would be best for another planner and myself to make a quick site visit to  determine stream indicators on the property. Plus, it would be helpful to see in person where the proposed retreat  center, parking lot, and road will be placed. The soonest DCD staff availability for an on‐site visit would be the August  12th or sometime during the week of August 16th‐20th. Do you have a preference for when we make the site visit? Your  attendance is not mandatory but you are more than welcome to meet us and further discuss your project. Please let me  know what you think!     Best,  Amanda H.     Amanda Hunt  Assistant Planner  ahunt@co.jefferson.wa.us    From: Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com>   Sent: Monday, July 26, 2021 8:34 AM  To: Amanda Hunt <AHunt@co.jefferson.wa.us>  Cc: Paul Burkhart <designerprb@gmail.com>  Subject: Re: MLA2021‐00066 DCD Incomplete Application Letter    CAUTION: This email originated from outside your organization. Exercise caution when opening attachments or clicking  links, especially from unknown senders.  Good morning Amanda.    Attached please find my letter responding to the Incomplete Items.  As noted, we will need more time for to properly  complete the Stormwater  Plan but I wanted to get the other information to the planner so everything else could keep  moving through review.    Thank you for helping shepherd my dream through the process!    Best regards,  Ann  2   On Fri, Jul 23, 2021 at 7:49 AM Amanda Hunt <AHunt@co.jefferson.wa.us> wrote:  Hi Ann,     Good Morning‐ Please see the attached PDF to review the Incomplete Application Notification Letter regarding the  Pomona Woods Retreat Center Application (MLA2021‐00066). The assigned planner cannot move forward with the  Type III Conditional Use Permit review until all requested information has been submitted to the Jefferson County  Department of Community Development. If you have any questions please let me know. Thank you!     Best,  Amanda H.      Amanda Hunt  Assistant Planner  Jefferson County Community Development  Phone (Desk): 360‐379‐4458  Monday‐Friday 8AM‐4PM  ahunt@co.jefferson.wa.us     TEMPORARYILY UNAVAILABLE FOR IN PERON MEETINGS JULY 16TH – AUGUST 9TH      EFFECTIVE TUESDAY 7/1/2021 DCD WILL BE OPEN TO THE PUBLIC. M‐Th 9:00‐12:00 1:00‐4:30        DCD will maintain limited customer interaction and recommends scheduling an appointment to meet with  staff. DCD will no longer be accepting building applications by drop off or mail, you must schedule an  appointment with front staff to submit. A mask and social distancing is required.  Please visit our website https://www.co.jefferson.wa.us/dcd to see how we can best serve you during this time.   Email: dcd@co.jefferson.wa.us   Phone: 360‐379‐4450  3  Mail: 621 Sheridan St.; Port Townsend, WA 98368     ***Email may be considered a public record subject to public disclosure under RCW 42.56***   1 Amanda Hunt From:John Fleming Sent:Tuesday, August 3, 2021 3:59 PM To:Ann Burkhart Cc:Tom Aumock (taumock@cablespeed.com); Paul Burkhart; Amanda Hunt Subject:RE: Question about road BMPs for storm water Attachments:2019SWMMWW V5 Ch3 PP689-704 Dispersion BMPs.pdf; 1 Rural Access Road - Driveway with Details.pdf; 2 Local Service Road with Details.pdf; 3 Local Access Road with Details.pdf Hi Ann:    The Department of Community Development (DCD) is the source for guidance on what is required and when, through  the permit / development process.    As I believe I said in the pre‐app, Public Works (PW) only has jurisdiction over the road approach access off of Oak Bay  Road.  I know that you are working with Terry Duff on that, and thank you for that!    However, if PW were involved with a road, the normal guidance I would share if asked, is found below, and 3 road  example drawings are attached.    As far as stormwater is concerned, DCD has a step‐by‐step process available to you on their website that was established  for the 2014 edition of the Stormwater Management Manual for Western WA (SWMMWW), and is still mostly  applicable to the current 2019 edition too.  See “Stormwater Management” mid‐way down the page at:  https://www.co.jefferson.wa.us/544/Land‐Use‐Application‐Forms    The selection process for fitting a stormwater facility to your road is looking at each BMP through and “infeasibility”  lens.  From the link above, Worksheet C ( https://www.co.jefferson.wa.us/DocumentCenter/View/7247/05‐Worksheet‐ C‐Infeasibility ) pages 6‐13 cover roads and driveways which are considered “Other Hard Surfaces”.    Your stormwater designer might be able to simply apply a “dispersion” best management practice (BMP) to your new  driveway.  The portion of the 2019 SWMMWW that describes the dispersion BMPs for roads and driveways is attached,  pages 689 to 704 of Volume 5, chapter 3. Other BMPs might be applicable, and a stormwater designer can help you  navigate to the one(s) that best fit your site conditions.    The full 1108 paged 2019 SWMMWW is located here:  https://fortress.wa.gov/ecy/ezshare/wq/Permits/Flare/2019SWMMWW/Content/Resources/DocsForDownload/2019S WMMWW.pdf      As stated in the pre‐app, I do encourage you to at least meet the minimum standards below, to make the driveway  (road) most useful for your eventual clients and for emergency service vehicles.    Sincerely,  John      Road Guidance  2   Jefferson County, WA Code (JCC) is here:  https://www.codepublishing.com/WA/JeffersonCounty/    Unified Development Code JCC 18.30.080(1)(a) requires that transportation facilities be designed and constructed in  conformance with the following manuals and standards:   American Association of State Highway and Transportation Officials (AASHTO) Policy on Geometric Design of  Highways and Streets;   Washington State Department of Transportation (WSDOT) Highway Design Manual, Construction Manual, Highway  Runoff Manual, Hydraulics Manual, and Standard Specifications for Road, Bridge, and Municipal Construction;   Washington State Department of Ecology Stormwater Management Manual for Western Washington;   Federal Highway Administration Manual on Uniform Traffic Control Devices;   Institute of Transportation Engineers Trip Generation Manual; and   Transportation Research Board Highway Capacity Manual.    Typical Roadway Sections  Using its adopted standards, Public Works has developed typical roadway sections for Local Access Roads, Local Service  Roads, and Rural Access Roads. (See attached typical sections).    Local Access Roads are public or private roads with less than 400 ADT and a maximum speed limit of 25 miles per hour.  The standard for a local access road is 22’ total width, 9’ lanes and 2’ shoulders. For private roads the minimum  structural section is 6” compacted gravel base over compacted subgrade and 2” compacted crushed surfacing top  course. For roads proposed to be County Roads the structural section is a minimum 9” compacted gravel base, 3”  compacted crushed surfacing top course, and 2” hot mix asphalt. The proponent may submit an analysis prepared by a  licensed engineer that proposes an alternative structural section for review by Public Works.     Local Service Roads are private roads with less than 100 ADT and a maximum speed limit of 25 miles per hour that do  not have the potential for through traffic or extension. They provide two‐way traffic and have adequate width for fire  and emergency vehicles. The standard for a Local Service Road is a 20’ drivable width constructed with a minimum 6”  compacted gravel base and a 12’ wide traveled way with 2” compacted crushed surfacing top course.     Rural Access Roads provide an alternative to the Local Service Road standard. Rural Access Roads have a 12’ wide  traveled way constructed with a minimum 6” compacted gravel base over compacted subgrade and 2” compacted  crushed surfacing top course. Rural Access Roads are one lane roads that provide two‐way traffic by means of  intervisible turnouts. They are based on the design of recreational roads in State and Federal parks and forest  management roads. The turnouts have a total width of 20’ for a length of 50’ with 25’ tapers at each end. Alternative  designs that are acceptable to the local Fire District will be considered. If the Rural Access Road standard is used, the  intersection with a State Highway, County Road, or private access road should have a 20’ width for the initial 30’with a  25’ long taper to the 12’ wide traveled way to enable entering and exiting vehicles to pass.     Unified Development Code JCC 18.30.080(1)(m) requires dedication of 60 feet wide private road easements, but allows  a reduced width on recommendation from the Public Works Department.    Unified Development Code JCC 18.30.080(1)(p) requires that subdivisions establish an agreement for the continuing  maintenance of private roads.    Road Approaches, Jefferson County Code Requirements  The Jefferson County Code JCC 12.05 requires a permit from  the Public Works Department to construct an approach to a County Road.    Road Construction Typical Plan Requirements:  Local Service Roads and Rural Access Roads are designed for very low  traffic volumes (less than 100 ADT) and very low speeds. They do not provide through traffic and are unlikely to be  extended. Detailed construction plans are not typically be required. Unless necessitated by topographic or drainage  3 conditions, only a typical section, culvert locations and specifications, and beginning and ending points need to be  provided. At Public Works discretion additional information or engineered road and drainage plans may be required:    Plan View shall depict:   Horizontal alignment of the proposed centerline at 50’ stations;   Horizontal curve data;   Cut and/or fill slopes;   Intersection design;   Drainage facilities including culvert diameter, length, material, centerline station and elevation; slope, and skew  angle;   Stormwater management facilities;   Utilities: Existing and proposed, both above and below ground; and    Any existing or proposed features that would be affected by the proposed road construction, whether in or outside  of the right‐of‐way.    4 Profile View shall depict:   Existing elevations and proposed finished grades at 50’ stations;   Vertical curve data; and   Drainage facilities.    Plan Format   Scale: 1 inch = 50’ or less;   Plans for private roads shall not smaller than 11” x 17”.     Structural Section and Surfacing                 Private roads: The structural section for the traveled way and shoulders shall be a minimum 6” compacted gravel base and  2” compacted crushed surfacing top course. An improved roadway surface is not required.    A thicker structural section may be required based on roadway function or site soils. An alternative structural section may be  proposed based on analysis by a licensed civil engineer.    All materials used in the construction of the structural section shall meet the requirements of the WSDOT Standard  Specifications.    Centerline   Roadways shall be constructed on the centerline of the right‐of‐way or easement.    Private roads: Prior to construction, the centerline shall be staked by a licensed engineer or professional land  surveyor or located based on existing intersection monuments or property corners set by a licensed land surveyor.    Roadway width   Private Local Access Roads: <400 ADT:18’ with 2’ shoulders; 400 – 1,500 ADT: 20’ with 5’ shoulders   Local Service Roads: 20’ drivable width with 12’ traveled way    Rural Access Road: 12’ traveled way with 20’ wide intervisible turnouts    Cross Slope  Private Local Access Roads shall be crowned at the centerline with ‐2% cross slope. An inverted crown and ‐2% cross  slope may be allowed on private roads with the appropriate drainage structures.   Local Service Roads and Rural Access Roads shall either be crowned at the centerline with ‐2% cross slope or have a  continuous ‐2% cross slope from shoulder to shoulder.  5 Ditches  Private Local Access Roads: Ditch foreslopes shall have a slope of 4’ horizontal to 1’ vertical. Backslopes and fill slopes  shall have a maximum slope of 2’ horizontal to 1’ vertical.   Local Service Roads and Rural Access Roads: Ditch foreslopes shall have a slope of 2’ horizontal to 1’ vertical.  Backslopes and fill slopes shall have a maximum slope of 2’ horizontal to 1’ vertical.   For all roads the bottom of the ditch shall be a minimum 6” below the top of the subgrade.    Road Grade  Private roads: Road grades shall not exceed 12% without prior written approval by the Fire District. Roads grades  exceeding 12% may require an improved roadway surface, either hot mix asphalt or bituminous surface treatment. Road  grades shall not exceed 15%.    Superelevation  Superelevation shall conform to the requirements of the WSDOT Design Manual.    Intersection Design    All intersections shall be designed so that the centerlines intersect as close to 90 degrees as practicable and in all  cases between 75 and 105 degrees.    Road plans shall show the radii of the edge of the surfacing at intersections.    The road plans shall show any features that are pertinent to the design of the intersection.    Intersection design shall provide for adequate drainage.    Turnarounds   Provision shall be made for vehicles to turn around at the terminus of dead‐end roads that extend more than 300’  from the closest intersection.   Hammerhead turnarounds shall conform to either the Public Works’ adopted design standards or be acceptable to  the Fire District.   Cul‐de‐sacs shall have a minimum 45’ radius.    Sight Distance  Stopping sight distance as determined by the WSDOT Design Manual shall be provided on all road segments.    Clear Zone  A clear zone shall be maintained between the edge of the traveled way and any obstructions. For roads with a posted  speed limit of 35 MPH or less there shall be a 10 feet wide clear zone between the edge of traveled way and any  obstructions.       All e‐mail sent to this address has been received by the Jefferson County e‐mail system and is therefore subject to the Public  Records Act, a state law found at RCW 42.56.     From: Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com>   Sent: Tuesday, August 3, 2021 2:39 PM  To: John Fleming <JFleming@co.jefferson.wa.us>; taumock@cablespeed.com; Paul Burkhart <designerprb@gmail.com>  Subject: Question about road BMPs for storm water    CAUTION: This email originated from outside your organization. Exercise caution when opening attachments or clicking  links, especially from unknown senders.  Hi John,    6 We turned in our CUP application (CASE #: MLA21‐00066) but hadn't realized we needed the Stormwater Management  Plan included.  We are working on that but haven't found good guidance for roads.  We have reviewed the applicable  sections of the UDC.  I also found the Non‐Public Road/Driveway Design and Construction Standards but didn't see  anything specific to stormwater.  Can you help point me in the right direction?    Thank you.  Ann    ‐‐   Ann Burkhart, owner  Pomona Woods  206‐480‐8467  1 Amanda Hunt From:Amanda Hunt Sent:Thursday, August 5, 2021 10:00 AM To:'sepahelp@ecy.wa.gov' Cc:Shannen Cartmel Subject:SEPA Exemption Interpretation Assistance Good Morning,    My name is Amanda Hunt and I am an Assistant Planner for the Jefferson County Department of Community  Development. I have a quick question regarding the following Jefferson County SEPA Exemption for commercial  buildings: “(d) Pursuant to WAC 197‐11‐800(1)(c)(iii), the maximum exempt level for the construction of an office,  school, commercial, recreational, service or storage building with 12,000 square feet of gross floor area, and with  associated parking facilities designed for up to 40 automobiles (JCC 18.40.750(1)(d))”.     Please see the following link for the Jefferson County Code:  https://www.codepublishing.com/WA/JeffersonCounty/#!/JeffersonCounty18/JeffersonCounty1840.html#18.40.750    In this categorically exempt action statement, does the 12,000 square feet of gross floor area apply to one building or  does the maximum gross floor area apply to the entire project proposal? For example, if an applicant is proposing two  commercial buildings under one conditional use permit, can both commercial buildings be 12,000 square feet, or does  the total square footage of both buildings have to be 12,000 square feet or less?    Secondly, if one or more buildings are approved under this SEPA Exemption (JCC 18.40.750(1)(d)), can the applicant  apply for additional commercial or non‐commercial buildings on the property in the future (if the future proposals meet  the same SEPA exemption)? Or is the property limited to the 12,000 square feet of commercial gross floor area after the  conditional use permit is approved?     Your assistance is greatly appreciated! Please let me know if a quick phone call is easier. My phone number is 206‐612‐ 8297. Thank you!    Best,  Amanda H.     Amanda Hunt  Assistant Planner  Jefferson County Community Development  Phone (Desk): 360‐379‐4458  Monday‐Friday 8AM‐4PM  ahunt@co.jefferson.wa.us    TEMPORARYILY UNAVAILABLE FOR IN PERON MEETINGS JULY 16TH – AUGUST 9TH     EFFECTIVE TUESDAY 7/1/2021 DCD WILL BE OPEN TO THE PUBLIC. M‐Th 9:00‐12:00 1:00‐4:30      DCD will maintain limited customer interaction and recommends scheduling an appointment to meet with  staff. DCD will no longer be accepting building applications by drop off or mail, you must schedule an  appointment with front staff to submit. A mask and social distancing is required.  2 Please visit our website https://www.co.jefferson.wa.us/dcd to see how we can best serve you during this time.   Email: dcd@co.jefferson.wa.us   Phone: 360‐379‐4450   Mail: 621 Sheridan St.; Port Townsend, WA 98368    1 Amanda Hunt From:Amanda Hunt Sent:Friday, August 13, 2021 4:24 PM To:John Fleming Subject:RE: Burkhart ZON2021-00040 STORMWATER PLANS & PACKET Hi John,    Good Afternoon‐ If you are almost finished with the stormwater review, please continue with the Conditional Use  Permit Hourly Rate ($90.00 per hour of review time) for commercial stormwater review. Thank you!    Best,  Amanda H.     Amanda Hunt  Assistant Planner  ahunt@co.jefferson.wa.us    From: John Fleming   Sent: Friday, August 13, 2021 9:42 AM  To: Amanda Hunt <AHunt@co.jefferson.wa.us>  Subject: Burkhart ZON2021‐00040 STORMWATER PLANS & PACKET    Hi Amanda:    Yes, DCD usually routes commercial projects to PW for review.  DCD also collects PW review fee for stormwater, $722 for 2021.    I have initiated review, and will continue once fees have been collected and entered into Tidemark.    Thank you,  John        All e‐mail sent to this address has been received by the Jefferson County e‐mail system and is therefore subject to the Public  Records Act, a state law found at RCW 42.56.     From: Amanda Hunt   Sent: Friday, August 13, 2021 8:41 AM  To: John Fleming <JFleming@co.jefferson.wa.us>  Subject: FW: STORMWATER PLANS & PACKET    Hi John,    Good Morning‐ Please see the attached Stormwater Plan (Stormwater Site Plan(s) and Large Stormwater Packet) for the  proposed Pomona Woods Retreat Center application (MLA2021‐00066). The applicant is planning to use Full Dispersion  (BMP T5.30) for roof runoff (Retreat Center & Caretaker Residence) and for driveway runoff. The property is over 5  acres.   2   Since this project is considered “commercial”, I believe this stormwater plan/proposal requires your review.      Applicant: Ann Burkhart   Proposed Use: The proposed use is categorized as Small‐Scale Recreation & Tourism   Building Type: Commercial   Permit Application: Type III Conditional Use Permit    Please let me know if you have any questions. Thank you and have a great weekend!    Best,  Amanda H.     Amanda Hunt  Assistant Planner  ahunt@co.jefferson.wa.us    From: Paul Burkhart <designerprb@gmail.com>   Sent: Saturday, August 7, 2021 7:20 PM  To: Amanda Hunt <AHunt@co.jefferson.wa.us>  Cc: Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com>  Subject: STORMWATER PLANS & PACKET    CAUTION: This email originated from outside your organization. Exercise caution when opening attachments or clicking  links, especially from unknown senders.  Hi Amanda,    Thanks for talking with us last Wednesday.  I have now put together a Stormwater Site Plan and SWPPP, as well as filling  out the Large Stormwater Packet.  It all seems pretty clear now that I've gotten through it.      Thanks for reviewing and I'll be ready for any comments you may have.    Paul Burkhart      1 Amanda Hunt From:Amanda Hunt Sent:Wednesday, August 18, 2021 2:51 PM To:'Ann Burkhart'; Paul Burkhart Subject:RE: Follow up from your 8/12 site visit to Pomona Woods Attachments:SEPA CHECKLIST.pdf Hi Ann,    Good Afternoon‐ Thank you for checking in! I have spoken to an Environmental Planner from the SEPA Unit of the WA  Department of Ecology and to the Jefferson County DCD UDC Administrator regarding your questions below. Please see  the answers in “blue”:    1. Pomona Woods driveway:  I can't find anything to indicate that I have to be finished with the CUP before I  build my road/driveway but I defer to the JeffCo team.  It would be helpful to know the decision soon so I  can inform the Shold team.  I had scheduled them for a late August start since I had earlier been told they  weren't dependent.    After speaking with the DCD UDC Administrator and reviewing the Jefferson County Code, we concluded that the  Conditional Use (Type III) Permit (the highest numbered type procedure) must be approved prior to the approval of  Road Approach (Type I) Permit (the subsequent lower numbered procedure). The Jefferson County Code (JCC)  outlines this regulation in JCC 18.40.030(2) “Determination of proper type of procedure”. The work associated with  the road approach and access road must therefore wait until the Conditional Use Permit has been approved.     Jefferson County Code link:  https://www.codepublishing.com/WA/JeffersonCounty/#!/JeffersonCounty18/JeffersonCounty1840.html#18.40.03 0    2. SEPA Checklist:  I have completed a first draft and just need to review again looking at the guidelines, as  well as have Paul give it a once over.  Of course I would prefer not to have to pay the $1,200 and  experience any additional delays, but look to the team's decision.    Some proposed development (Caretaker Residence, Retreat Center, Parking Lot) in the Pomona Woods Retreat  Center application meets the SEPA exemption under JCC 18.40.750(d): “Pursuant to WAC 197‐11‐800(1)(c)(iii), the  maximum exempt level for the construction of an office, school, commercial, recreational, service or storage  building with 12,000 square feet of gross floor area, and with associated parking facilities designed for up to 40  automobiles”.     However, the proposed access road (24,540 sq. ft) does not fall under the exemption listed above or under other  SEPA exemptions listed in JCC 18.40.750 or WAC 197‐11‐800. SEPA review shall therefore be required in conjunction  with the Conditional Use Permit Application. In order to move forward with the permit application, please fill out  and submit a SEPA Checklist to Jefferson County DCD. Please see the attached PDF for the SEPA Checklist. If you  have any questions while filling out the document, please let me know!    I will send you the SEPA review fee invoice by tomorrow afternoon.     3. Related to what I am allowed to build on‐site (not SEPA exemptions):  In the pre‐App conference they said  that outdoor decks, etc. did not count toward the 12,000 sq. feet building limit (plus caretaker cabin), but  2 they were not sure about unheated spaces like the pump house for the well or another unheated  mechanical area outside the building.  If we could get a confirmation on that it would help us as we move  to the next phase of building design.    If the structure (impervious surface area) is a functional part of the commercial building, then the structure will  count towards the maximum 12,000 sq. ft commercial building area. This includes unheated spaces like pump  houses and outdoor decks that generate impervious surface area.    4. Finally, thank you for sending me Ross Goodwin's contact info.  I'm embarrassed that I can't remember  what question I had for him related to the adjacent commercial forest property.    I think you were going to ask him how commercial harvested (cleared) areas replanted and managed in  the short‐term and  long‐term.     Please let me know if you still have any questions. Thank you!    Best,  Amanda H>       Amanda Hunt  Assistant Planner  ahunt@co.jefferson.wa.us    From: Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com>   Sent: Tuesday, August 17, 2021 12:16 PM  To: Amanda Hunt <AHunt@co.jefferson.wa.us>; Paul Burkhart <designerprb@gmail.com>  Subject: Follow up from your 8/12 site visit to Pomona Woods    CAUTION: This email originated from outside your organization. Exercise caution when opening attachments or clicking  links, especially from unknown senders.  Hi Amanda,    I'm checking in to see if there is any progress on our outstanding items.  Below is what I'm tracking.  Let me know if I'm  forgetting anything.    1.  Pomona Woods driveway:  I can't find anything to indicate that I have to be finished with the CUP before I build my  road/driveway but I defer to the JeffCo team.  It would be helpful to know the decision soon so I can inform the Shold  team.  I had scheduled them for a late August start since I had earlier been told they weren't dependent.    2.  SEPA Checklist:  I have completed a first draft and just need to review again looking at the guidelines, as well as have  Paul give it a once over.  Of course I would prefer not to have to pay the $1,200 and experience any additional delays,  but look to the team's decision.    3.  Related to what I am allowed to build on‐site (not SEPA exemptions):  In the pre‐App conference they said that  outdoor decks, etc. did not count toward the 12,000 sq. feet building limit (plus caretaker cabin), but they were not sure  about unheated spaces like the pump house for the well or another unheated mechanical area outside the building.  If  we could get a confirmation on that it would help us as we move to the next phase of building design.    3 Finally, thank you for sending me Ross Goodwin's contact info.  I'm embarrassed that I can't remember what question I  had for him related to the adjacent commercial forest property.    Thank you!  Let me know if any of these questions aren't clear.  Ann  ‐‐   Ann Burkhart, owner  Pomona Woods  206‐480‐8467  1 Amanda Hunt From:Amanda Hunt Sent:Thursday, August 19, 2021 3:44 PM To:'Ann Burkhart' Subject:DCD SEPA Review Invoice - Pomona Woods (MLA2021-00066) Attachments:SEPA_INVOICE_08192021.pdf Hi Ann,    Good Afternoon‐ Jefferson County DCD has determined that your proposed project requires SEPA review. To move  forward with your permit application, we will need to receive your payment for SEPA review. Please see the attached  PDF of the invoice to view the total payment due and payment instructions. If you have any questions, please feel free  to reach out to me or a front desk staff member at 360‐379‐4450. Thank you!    Amanda Hunt  Assistant Planner  Jefferson County Community Development  Phone (Desk): 360‐379‐4458  Monday‐Friday 8AM‐4PM  ahunt@co.jefferson.wa.us    EFFECTIVE TUESDAY 7/1/2021 DCD WILL BE OPEN TO THE PUBLIC. M‐Th 9:00‐12:00 1:00‐4:30      DCD will maintain limited customer interaction and recommends scheduling an appointment to meet with  staff. DCD will no longer be accepting building applications by drop off or mail, you must schedule an  appointment with front staff to submit. A mask and social distancing is required.  Please visit our website https://www.co.jefferson.wa.us/dcd to see how we can best serve you during this time.   Email: dcd@co.jefferson.wa.us   Phone: 360‐379‐4450   Mail: 621 Sheridan St.; Port Townsend, WA 98368    1 Amanda Hunt From:Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com> Sent:Friday, August 20, 2021 11:51 AM To:Amanda Hunt Subject:Re: SEPA Checklist and attachments CAUTION: This email originated from outside your organization. Exercise caution when opening attachments or clicking  links, especially from unknown senders.  Hi Amanda.    Thank you!  The NRCS doc wasn't requested but I had it from the free forester visit offered through the WA state DNR.  It  supported the questions about soils so I included it in the packet.    Hope you are enjoying a little respite from the heat!    Cheers,  Ann      On Fri, Aug 20, 2021 at 11:27 AM Amanda Hunt <AHunt@co.jefferson.wa.us> wrote:  Hi Ann,     Good Morning‐ Thank you for sending Jefferson County DCD the requested additional information!      At a glance, everything looks good‐ thank you for your organization! I will verify the completeness of the documents  sometime next week and will let you know if any other additional information is required before the Notice of  Application period begins.      Did someone from another department request the NRCS docs? Or were you submitting them in conjunction with the  SEPA checklist?      Thank you and have a great weekend 😊     Best,  Amanda H.   2    Amanda Hunt  Assistant Planner  ahunt@co.jefferson.wa.us     From: Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com>   Sent: Thursday, August 19, 2021 11:13 AM  To: Amanda Hunt <AHunt@co.jefferson.wa.us>; Paul Burkhart <designerprb@gmail.com>  Subject: SEPA Checklist and attachments     CAUTION: This email originated from outside your organization. Exercise caution when opening attachments or clicking  links, especially from unknown senders.  Hi Amanda,     Thank you for your email yesterday.  I've put off the road construction until after the CUP is complete and we'll take the  response on what counts toward the 12,000 sq. ft. into our design.       Attached is the completed CUP (I used the Word Doc I'd been sent earlier ‐ hope that works).  I am also attaching a  number of documents to support the answers given.  I believe we have previously submitted all of them with the  exception of the NRCS doc, but I wanted you to have a neat package.  Please let me know if you have any questions or  if I missed anything.  I will make the payment for the SEPA Checklist as soon as I get the invoice.     Thank you so much for all your help!  When you have any updates on timing that would be helpful and if there is  anything I can do to aid the timeline let me know.     Have a great weekend.  Ann  ‐‐   Ann Burkhart, owner  Pomona Woods  206‐480‐8467  3 ***Email may be considered a public record subject to public disclosure under RCW 42.56***   1 Amanda Hunt From:Amanda Hunt Sent:Wednesday, September 1, 2021 9:18 AM To:Ann Burkhart Subject:RE: Next steps and letter of determination Attachments:ASC_MLA21-00066_09012021.pdf Hi Ann,    Good Morning‐ Please see the attached PDF for the Pomona Woods Substantially Complete Application Letter  (MLA2021‐00066).     Jefferson County DCD is proposing to start the Notice of Application and Comment period on Wednesday, September  15th (two weeks from today). Please confirm if you are available to pick up notice boards on Tuesday, September 14th. If  you are not available, we can look at the following week to start the Notice and Comment period.     In the meantime, I will be preparing all written materials required for the Notice of Application and Comment period.  We can also schedule a phone call to clarify any questions or concerns. Thank you!    Best,  Amanda H.     Amanda Hunt  Assistant Planner  ahunt@co.jefferson.wa.us    From: Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com>   Sent: Tuesday, August 31, 2021 10:05 AM  To: Amanda Hunt <AHunt@co.jefferson.wa.us>  Subject: Next steps and letter of determination    CAUTION: This email originated from outside your organization. Exercise caution when opening attachments or clicking  links, especially from unknown senders.  Hi Amanda,    We were up at the property yesterday with our contractor G. Little and are getting excited about everything to come.  (We met first at their office which I didn't realize was right across from the DCD office.)    I thought I would check in today because I believe the next step was the letter of determination, which you thought you  would have ready by end of last week or beginning of this week.  Is there anything you need from me?    Thanks!  Ann    ‐‐   Ann Burkhart, owner  Pomona Woods  2 206‐480‐8467  1 Amanda Hunt From:NoReply@ecy.wa.gov Sent:Wednesday, September 15, 2021 11:49 AM To:Amanda Hunt Subject:Your SEPA Record Has Been Submitted! CAUTION: This email originated from outside your organization. Exercise caution when opening attachments or clicking  links, especially from unknown senders.  The Department of Ecology has received a new SEPA record from Amanda Hunt at Jefferson County with a File Number  of: .   Your record is being reviewed by an administrator.      From: Amanda Hunt  Email: ahunt@co.jefferson.wa.us  Phone number: (360) 379‐4458   1 Amanda Hunt From:Morgan Higdon Sent:Wednesday, September 15, 2021 11:40 AM To:Amanda Hunt Cc:Jodi Adams Subject:RE: MLA21-00066 Pomona Woods LLC Notice of Application- Post to DCD Public Notice Page Hi Amanda,  Here is the link : https://www.co.jefferson.wa.us/586/Public‐Notices       Morgan Higdon  Office Coordinator  Jefferson County Community Development  621 Sheridan St., Port Townsend, WA 98368  Mon-Thurs 9am - 4:30pm, closed from 12-1  Ph: 360-379-4483 Fax: 360-379-4451   http://www.co.jefferson.wa.us   From: Amanda Hunt   Sent: Wednesday, September 15, 2021 11:06 AM  To: Morgan Higdon <MHigdon@co.jefferson.wa.us>  Cc: Jodi Adams <jadams@co.jefferson.wa.us>  Subject: RE: MLA21‐00066 Pomona Woods LLC Notice of Application‐ Post to DCD Public Notice Page    Hi Morgan,    Can you send me a link to the page? Thank you!    Best,  Amanda H.     Amanda Hunt  Assistant Planner  ahunt@co.jefferson.wa.us    From: Morgan Higdon   Sent: Monday, September 13, 2021 3:38 PM  To: Amanda Hunt <AHunt@co.jefferson.wa.us>  Subject: RE: MLA21‐00066 Pomona Woods LLC Notice of Application‐ Post to DCD Public Notice Page    Perfect, thank you.  I have it all set up on the Public Notice page.    2   Morgan Higdon  Office Coordinator  Jefferson County Community Development  621 Sheridan St., Port Townsend, WA 98368  Mon-Thurs 9am - 4:30pm, closed from 12-1  Ph: 360-379-4483 Fax: 360-379-4451   http://www.co.jefferson.wa.us   From: Amanda Hunt   Sent: Monday, September 13, 2021 3:33 PM  To: Morgan Higdon <MHigdon@co.jefferson.wa.us>  Subject: RE: MLA21‐00066 Pomona Woods LLC Notice of Application‐ Post to DCD Public Notice Page    Done! 😊    Amanda Hunt  Assistant Planner  ahunt@co.jefferson.wa.us    From: Morgan Higdon   Sent: Monday, September 13, 2021 3:05 PM  To: Amanda Hunt <AHunt@co.jefferson.wa.us>  Subject: RE: MLA21‐00066 Pomona Woods LLC Notice of Application‐ Post to DCD Public Notice Page    Yes. 😊       Morgan Higdon  Office Coordinator  Jefferson County Community Development  621 Sheridan St., Port Townsend, WA 98368  Mon-Thurs 9am - 4:30pm, closed from 12-1  Ph: 360-379-4483 Fax: 360-379-4451   http://www.co.jefferson.wa.us   From: Amanda Hunt   Sent: Monday, September 13, 2021 3:01 PM  To: Morgan Higdon <MHigdon@co.jefferson.wa.us>  Subject: RE: MLA21‐00066 Pomona Woods LLC Notice of Application‐ Post to DCD Public Notice Page    3 Is the planner supposed to create a project folder here?: Jefferson\Community Development\DCD PUBLIC CASE  FILES\2021\2021  MLA (Master Land Use Applications)    Amanda Hunt  Assistant Planner  ahunt@co.jefferson.wa.us    From: Morgan Higdon   Sent: Monday, September 13, 2021 2:34 PM  To: Amanda Hunt <AHunt@co.jefferson.wa.us>  Cc: Jodi Adams <jadams@co.jefferson.wa.us>  Subject: RE: MLA21‐00066 Pomona Woods LLC Notice of Application‐ Post to DCD Public Notice Page    Hi Amanda,  These documents need to be in LaserFiche for me to upload a link to the website.  Please let me know once you have these uploaded.    Thank you,      Morgan Higdon  Office Coordinator  Jefferson County Community Development  621 Sheridan St., Port Townsend, WA 98368  Mon-Thurs 9am - 4:30pm, closed from 12-1  Ph: 360-379-4483 Fax: 360-379-4451   http://www.co.jefferson.wa.us   From: Amanda Hunt   Sent: Monday, September 13, 2021 11:22 AM  To: Morgan Higdon <MHigdon@co.jefferson.wa.us>  Cc: Jodi Adams <jadams@co.jefferson.wa.us>  Subject: MLA21‐00066 Pomona Woods LLC Notice of Application‐ Post to DCD Public Notice Page    Hi Morgan,    Good Afternoon‐ Can you please post the following to the DCD Homepage by September 15th? Here is the application  that needs to be noticed:    Application Number: MLA21‐00066  Applicant: Pomona Woods LLC  Postal District: Port Hadlock  Location: Parcel # 921183008 & 921183002; Section 18 ‐ Township 29N ‐ Range 1E; Oak Bay Road, Port Hadlock, WA  98339  Notice Date: September 15th, 2021  Project Description: CONDITONAL USE PERMIT FOR AN SMALL‐SCALE TOURIST RECREATION USE RETREAT CENTER ‐  Pomona Woods LLC proposes to construct a commercial, small‐scale tourist retreat center (“Pomona Woods”) along Oak  4 Bay Road in Port Hadlock, Washington. The Pomona Woods Retreat Center would accommodate guest reservations for  group activities such as yoga retreats, business group retreats, and corporate or not‐for‐profit strategic planning. Rooms  would not be reserved for individual guests. The 7,355 square foot Pomona Woods Retreat Center proposes twenty‐four  rooms, a commercial kitchen to serve guests three meals a day, and would accommodate a maximum of thirty‐five  guests and seven employees. A caretaker residence (for two on‐site caretakers), septic system, parking lot, lawn area,  two access roads, and one entrance sign are also proposed to serve the retreat center. The proposal would create  43,607 square feet of new impervious surface. All work would be conducted on a vacant, heavily forested property.  There is a Coastal Saltwater Intrusion Protection Zone located on the property. No other critical areas are located on the  property. The applicant has submitted a SEPA Environmental Checklist, Stormwater Pollution Prevention Plan, Custom  Soil Resource Report, and Geotechnical Report in conjunction with the Conditional Use (Type III) Permit application. The  proposal is subject to review under the State Environmental Policy Act (SEPA).    File Location: G:\PermitCenter\2‐Permits\MLA\MLA21‐00066 (11 files)    Once you have the DCD Notice Page file location, can you please send me a link (which I will forward on to the parties of  record). Also, do you need the APO and APO Publish in the G Drive as well? Thank you!    Best,  Amanda H.    Amanda Hunt  Assistant Planner  Jefferson County Community Development  Phone (Desk): 360‐379‐4458  Monday‐Friday 8AM‐4PM  ahunt@co.jefferson.wa.us    DCD will be closed Sept 13-17 for staff training. Please submit any permit applications to the dropbox outside the office or here: Application Submittal    EFFECTIVE TUESDAY 7/1/2021 DCD WILL BE OPEN TO THE PUBLIC. M‐Th 9:00‐12:00 1:00‐4:30      DCD will maintain limited customer interaction and recommends scheduling an appointment to meet with  staff. DCD will no longer be accepting building applications by drop off or mail, you must schedule an  appointment with front staff to submit. A mask and social distancing is required.  Please visit our website https://www.co.jefferson.wa.us/dcd to see how we can best serve you during this time.   Email: dcd@co.jefferson.wa.us   Phone: 360‐379‐4450   Mail: 621 Sheridan St.; Port Townsend, WA 98368    1 Amanda Hunt From:Amanda Hunt Sent:Friday, October 15, 2021 11:46 AM To:Susan Porto; Emma Erickson Cc:Shirley Reynolds Subject:MLA21-49 & MLA21-66 EH REVIEW REQUEST Attachments:MLA21-00049 EH Review Request Letter 10152021.pdf; MLA21-66 EH Review Request Letter 10152021.pdf Hi Susan,    Good Morning‐ Please see the attached PDF’s for the EH Reviewer Request Letters (for MLA2021‐00049 & MLA2021‐ 00066). The application materials and reviewer letters are also uploaded in Laserfiche. Please also review the  Department of Ecology Comment Letters for BOTH permits. I believe there is information applicable to EH review in both  DOE letters.    Here are the LS addresses:   Jefferson\Community Development\DCD PUBLIC CASE FILES\2021\2021  MLA (Master Land Use  Applications)\MLA21‐00066   Jefferson\Community Development\DCD PUBLIC CASE FILES\2021\2021  MLA (Master Land Use  Applications)\MLA21‐00049    Also, is it typical for EH to send the applicant their review invoice, or is that something DCD does on EH’s behalf? Can  you please confirm the appropriate fee amount and invoice title in Tidemark? Thank you!    Best,  Amanda H.     Amanda Hunt  Assistant Planner  Jefferson County Community Development  Phone (Desk): 360‐379‐4458  Monday‐Friday 8AM‐4PM  ahunt@co.jefferson.wa.us      EFFECTIVE TUESDAY 7/1/2021 DCD WILL BE OPEN TO THE PUBLIC. M‐Th 9:00‐12:00 1:00‐4:30      DCD will maintain limited customer interaction and recommends scheduling an appointment to meet with  staff. DCD will no longer be accepting building applications by drop off or mail, you must schedule an  appointment with front staff to submit. A mask and social distancing is required.  Please visit our website https://www.co.jefferson.wa.us/dcd to see how we can best serve you during this time.   Email: dcd@co.jefferson.wa.us   Phone: 360‐379‐4450   Mail: 621 Sheridan St.; Port Townsend, WA 98368    1 Amanda Hunt From:Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com> Sent:Friday, October 29, 2021 4:42 PM To:bgraham@jeffpud.org Cc:Amanda Hunt Subject:Pomona Woods project possible connection to Quimper water system   ALERT: BE CAUTIOUS This email originated outside the organization. Do not open attachments or click on links if you  are not expecting them.      Hi Bill,    I spoke with Susan Porto of JeffCo Public Health today.  She let me know she had spoken with you about my project on  Oak Bay Road (no address yet but it would be 3030 Oak Bay Road and parcel #s are 921183008 and 921183002.    Susan let me know that there is public water approximately 700’ from my parcels and I should check with you about details. Should we schedule a phone call or do you prefer email? My main questions:   What would be involved for me to hook up to the existing public water (cost and timeline)?   Do I hire a contractor for connecting to the water main or pay the PUD or do I have a choice? Or if the PUD is  coming my way anyway does PUD cover the cost?   Is the hook up down at the road level or would I be getting an easement through the Pope commercial forestry  property.   If I am connecting at the road, I will be bringing it up a long private drive.  Am I responsible for getting a  contractor for that or paying PUD for the work or, again, do I have the option to choose?   Do you have a benchmark for water usage per room for a facility with all water wise fixtures and appliances (and  practices) so I can use PUD's current rates to project costs for Pomona Woods yearly water usage?  It would obviously be good for the community if I could hook up to a public water source so I look forward to exploring  this with you.    Thank you.  Ann   Ann Burkhart, owner   Pomona Woods  206‐480‐8467  1 Amanda Hunt From:Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com> Sent:Thursday, November 4, 2021 3:20 PM To:Amanda Hunt; Susan Porto Subject:Fwd: Pomona Woods project possible connection to Quimper water system   ALERT: BE CAUTIOUS This email originated outside the organization. Do not open attachments or click on links if you  are not expecting them.      Amanda and Susan,    I think this string has all my communications with Bill.  My contractor, Trent McKnight, is connecting me with someone  who can design the hook up/extension so I can then get Shold and/or others to bid on the work.  Once I have that, and  additional information from Bill, I should have a good sense for the costs and can make a decision about well vs.  connection to PUD water.  In the meantime, I've asked NW Water Systems to halt work on the well design so if I go with  PUD I can get some money back on my deposit.    Let me know if you have any questions/concerns.  Ann    ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ Forwarded message ‐‐‐‐‐‐‐‐‐  From: Bill Graham <bgraham@jeffpud.org>  Date: Thu, Nov 4, 2021 at 9:17 AM  Subject: RE: Pomona Woods project possible connection to Quimper water system  To: Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com>      Hi Ann,    I spoke with my manager and I am a little embarrassed to say we don't have a water line extension "application", but I  think we can use a water service application. We do water line extensions all the time mostly as quotes for service (we  give you a cost to install a meter, service development charge), but it doesn’t include the cost to get the water line to  you. You will need to find a contractor on your own to get that cost estimate and design. The design will need to be  according to our specifications and once you have that design we will need to review it prior to installation.  The design  should be such that it sets us up to extend the line passed your property in the future.    I will discuss this with my manager in the next couple days and will follow up with you Monday.    Let me know if you have any questions.    Bill      Bill Graham  Resource Manager  Jefferson PUD  (360)385‐8375    2       Public Utility District No. 1 of Jefferson County is subject to the Washington Public Records Act, RCW 42.56. Therefore,  this email and its attachments, if any, may be disclosed as a public record.      Public Utility District No. 1 of Jefferson County is an Equal Opportunity Provider and Employer.  ‐‐‐‐‐Original Message‐‐‐‐‐  From: Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com>  Sent: Tuesday, November 2, 2021 5:57 PM  To: Bill Graham <bgraham@jeffpud.org>  Subject: Re: Pomona Woods project possible connection to Quimper water system    Thank you for all the information Bill!    I'm reviewing the policy which you provided via link but I didn't see the application attached to either of your emails.  I  searched online but couldn't find it either.  Can you send it to me?  I'll turn it around as soon as possible.    Best regards,  Ann    On Tue, Nov 2, 2021 at 11:08 AM Bill Graham <bgraham@jeffpud.org> wrote:    > Hi Ann,  >  > Below is the long and short answers to your questions about a water  > line extension to your properties. I gave you a description of our  > water line extension policy in general and your specific questions in  > CAPS in your email below. See the narrative below all of it.  Now I  > need to find the water line extension application...  >  >  >  > Public Utility District No. 1 of Jefferson County is subject to the  > Washington Public Records Act, RCW 42.56. Therefore, this email and  > its attachments, if any, may be disclosed as a public record.  >  >  > Public Utility District No. 1 of Jefferson County is an Equal  > Opportunity Provider and Employer.  > ‐‐‐‐‐Original Message‐‐‐‐‐  > From: Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com>  > Sent: Friday, October 29, 2021 4:42 PM  > To: Bill Graham <bgraham@jeffpud.org>  > Cc: Amanda Hunt <AHunt@co.jefferson.wa.us>  > Subject: Pomona Woods project possible connection to Quimper water  > system  >  > Hi Bill,  >  > I spoke with Susan Porto of JeffCo Public Health today.  She let me  3 > know she had spoken with you about my project on Oak Bay Road (no  > address yet but it would be 3030 Oak Bay Road and parcel #s are 921183008 and 921183002.  >  > Susan let me know that there is public water approximately 700’ from  > my parcels and I should check with you about details.  Should we  > schedule a phone call or do you prefer email? My main questions:  >  >    ‐ What would be involved for me to hook up to the existing public water  >    (cost and timeline)?  > SEE MY NARRATIVE.  >    ‐ Do I hire a contractor for connecting to the water main or pay  > the PUD HIRE AND PAY CONTRACTOR (MOSTLY) AND PAY PUD FOR CHARGES AND FEES.  >  >    or do I have a choice? Or if the PUD is coming my way anyway does  > PUD cover  >    the cost?  > THE PUD IS ON NO TIMELINE TO PROVIDE SERVICE IN YOUR AREA. A LINE  > EXTENSION IS THE FASTEST WAY TO GET SERVICE TO YOUR PROPERTIES.  >  >    ‐ Is the hook up down at the road level or would I be getting an  >    easement through the Pope commercial forestry property.  > POSSIBLY. WE MIGHT BE ABLE TO USE THE ROAD RIGHT OF WAY WITH THE  > COUNTY WITHOUT AN EASEMENT WITH POPE.  >  >    ‐ If I am connecting at the road, I will be bringing it up a long  >    private drive.  Am I responsible for getting a contractor for that or  >    paying PUD for the work or, again, do I have the option to choose?  > WE NEED THE LINE TO BE BUILT THE FULL LENGTH OF THE PROPERTY. THE LINE  > FROM THE RIGHT OF WAY/METER BOX LOCATION ONTO YOUR PROPERTY IS YOUR  > RESPONSIBILITY.  >  >    ‐ Do you have a benchmark for water usage per room for a facility with  >    all water wise fixtures and appliances (and practices) so I can use  > PUD's  >    current rates to project costs for Pomona Woods yearly water usage?  > WE DO NOT. WE DO HAVE PLANNED USE PER DAY PER EQUIVALENT RESIDENTIAL  > UNIT  > (ERU) THAT IS THE BASIS OF UTILITY PLANNING. IN THAT AREA, AND ERU IS  > ABOUT  > 150 ‐ 160 GALLONS PER DAY. A CONSERVATION GOAL, WE WOULD PREFER WOULD  > BE ABOUT 120 GALLONS PER DAY OR LESS.  >  >  > It would obviously be good for the community if I could hook up to a  > public water source so I look forward to exploring this with you.  >  > Thank you.  > Ann  > *Ann Burkhart, owner*  > *Pomona Woods*  > *206‐480‐8467*  > Hi Ann,  4 >  > Sorry for the delay in response. Yes, the PUD has a water line about  > 700 ft to the north of those parcels. They are located within our  > future water service area which is an area where we don’t currently  > provide service but have state and local permission to provide water  > service in a timely (120  > days) and reasonable manner according to PUD specifications, charges  > and fees and  >  > The fastest route to get you hooked up would be a line extension. With  > some minor exceptions, the entire cost of the line extension is borne  > by the applicant and ownership of it along with responsibility to  > operate and maintain it would be transferred to the PUD upon  > completion. There may be opportunities to share costs with property  > owners between you and the end of the PUD line if they want to hook up  > now or through a latecomer agreement. Currently we are at the  > intersection of Eagle Ridge Road and Oak Bay Road with two properties  > between us and the line could be installed via the public right of way on Oak Bay Road.  >  > That is the preliminaries. We actually need you to fill out a water  > line extension application. On our side, we would need to review your  > plans and make determinations regarding what additional facilities or  > conditions (booster pump, meter yokes, cross connection control  > devices, etc.) would needed concurrently beyond just the water line.  > This will give you a more precise estimate of cost of the project for  > you and comes with the technical review of your plans and application.  > Once we agree to terms and conditions, your contractor would be ready to move ahead.  >  > In general we require that the length of the water line extension  > extend the full length of your property, in this case the line would  > go the full length of 921183002.  >  > There are other fees such as an extension fee ($250.00) and a  > maintenance bond requirement (we can discuss this later). Other fees  > include service installation charge and a system development charge  > standard for all water hook ups of this type.  >  > Anyhow, I don’t want to go too much further down a rabbit hole here as  > there as more things to consider such as over‐sizing which may be an  > issue here. The cost for a bigger pipe for instance could potentially be shared.  > These are the issues we need to consider when we review your plans for  > the line. Oversizing/replacement costs are thing that we can  > potentially be negotiated with you as the applicant.  >  >  So this ought to get us started.  The description above is  > essentially our board‐approved line extension policy. Please consider  > this an outline as it does not include all the specifics of the  > policy, but its close. I can send that to you upon request. In the  > meantime, I am enclosing the Line Extension application to get you started.  >  > Look forward to working with you on this!  >  5 > Bill  >  >  > Bill Graham  > Resource Manager  > Jefferson PUD  > (360)385‐8375  >  >  >  >  1 Amanda Hunt From:Amanda Hunt Sent:Thursday, November 4, 2021 2:33 PM To:'Ann Burkhart' Subject:RE: quick question Attachments:06- STORMWATER SITE PLAN.pdf Hi Ann,    Good Afternoon‐ Thank you for checking in! Please see the following text for the DCD review status update of the  Pomona Woods Project:    1. SEPA Checklist/Additional Information Request: I am currently working with the DCD UDC Administrator to  annotate the SEPA Checklist and prepare an Additional Information Request. These two documents should be  sent to you by the end of next week.   2. Revised Site Plan: I have reviewed your revised site plan and uploaded the plan to your permit file. Next time we  schedule a phone call we should discuss your revisions. Since the locations of the buildings, road, and parking  area have been moved , the stormwater site plan must also be revised to reflect the new locations of the project  components with the corresponding stormwater BMPs (see attached PDF for the current Stormwater Site Plan).   3. Hearing Examiner: The current Jefferson County Hearing Examiner is retiring. The new Jefferson County Hearing  Examiner should be selected by January 1st, 2022. It is likely that most Public Hearings will be scheduled in the  new year. January 2022 would be the earliest public hearing availability until further notice.    4. PUD/Water Connection: Please forward Bill Graham response to me and Susan P. Are you thinking of continuing  with the public water connection process instead of the private well? Thank you!    If you have any questions, please let me know. Thank you!    Best,  Amanda H.  Amanda Hunt  Assistant Planner  ahunt@co.jefferson.wa.us    From: Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com>   Sent: Wednesday, November 3, 2021 10:37 AM  To: Amanda Hunt <AHunt@co.jefferson.wa.us>  Subject: quick question      ALERT: BE CAUTIOUS This email originated outside the organization. Do not open attachments or click on links if you  are not expecting them.     Hi Amanda,    I left a vm at your x458 number but I wasn't sure if a message was actually being recorded ‐ sorry if this is a  duplicate.  Anyway, I heard a rumor that the hearing examiner has retired and there are no hearings being scheduled  until a new one is found.  As you can imagine this is very disturbing news if true.  Before I worry too much and write the  head of the DCD I thought I would make sure I have the facts.  2   By the way, Bill Graham responded to me without keeping you on copy.  It seems like it might be possible to hook up to  the PUD line but I need to file for an extension and he hasn't sent that form yet.  Do you want me to forward his emails  to you?    Thanks!  Ann  Ann Burkhart, owner   Pomona Woods  206‐480‐8467  1 Amanda Hunt From:Amanda Hunt Sent:Wednesday, November 10, 2021 4:20 PM To:John Fleming Subject:RE: Pomona Woods Revised Stormwater Plans Thank you John!    Amanda Hunt  Assistant Planner  ahunt@co.jefferson.wa.us    From: John Fleming   Sent: Wednesday, November 10, 2021 3:54 PM  To: Amanda Hunt <AHunt@co.jefferson.wa.us>  Subject: RE: Pomona Woods Revised Stormwater Plans    Hi Amanda:    The current revised site plan received by DCD November 10, 2021 still meets the intent of having stormwater managed  by full dispersion with mostly all of the new impervious surfaces having at least 100 feet of flow path through native  vegetation before reaching their property lines.    John    From: Amanda Hunt   Sent: Wednesday, November 10, 2021 3:36 PM  To: John Fleming <JFleming@co.jefferson.wa.us>  Subject: Pomona Woods Revised Stormwater Plans    Hi John,    Good Afternoon‐ Attached are the revised stormwater site plan and large stormwater packet for the Pomona Woods  Project (MLA2021‐00066). It looks like Ann has moved the locations of the parking lot, road, and buildings. The septic  area and entrance appear to be in the same place. Ann has also included the proposed well location on this revision. The  caretaker residence and caretaker residence parking may not have enough room for the 100 ft dispersion flow path  area. Please let me know if you have any questions. Thanks!      Best,  Amanda H.    Amanda Hunt  Assistant Planner  Jefferson County Community Development  Phone (Desk): 360‐379‐4458  Monday‐Friday 8AM‐4PM  ahunt@co.jefferson.wa.us    2   EFFECTIVE TUESDAY 7/1/2021 DCD WILL BE OPEN TO THE PUBLIC. M‐Th 9:00‐12:00 1:00‐4:30      DCD will maintain limited customer interaction and recommends scheduling an appointment to meet with  staff. DCD will no longer be accepting building applications by drop off or mail, you must schedule an  appointment with front staff to submit. A mask and social distancing is required.  Please visit our website https://www.co.jefferson.wa.us/dcd to see how we can best serve you during this time.   Email: dcd@co.jefferson.wa.us   Phone: 360‐379‐4450   Mail: 621 Sheridan St.; Port Townsend, WA 98368    1 Amanda Hunt From:Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com> Sent:Sunday, November 7, 2021 8:47 AM To:Bill Graham; Amanda Hunt; Susan Porto Subject:Re: Pomona Woods project possible connection to Quimper water system Attachments:Water Service Worksheet Pomona Woods.pdf; Site Plan Oct28.pdf   ALERT: BE CAUTIOUS This email originated outside the organization. Do not open attachments or click on links if you  are not expecting them.      Hi Bill,    Attached is the filled out Water Service Worksheet.  I've also included the site plan so you can see where the road will be  located and where the buildings will be.  Below is language from our Conditional Use Application regarding the buildings:    Pomona Woods, will be a 24 room retreat center with a commercial kitchen on‐site to serve guests 3 meals a day.  Guests will be on‐site as a hosted group (corporate or not‐for‐profit strategic planning off site, yoga workshop, family or  friends gathering, etc). No individual room reservations will be taken. The maximum square footage of the retreat  building will be 12,000 square feet. The building design will incorporate sustainability best practices.     In addition, the manager's residence will be a 710 SF structure with 1 bathroom. Roof rainwater collection cisterns will  be used on the main building to collect water for minimal on‐site landscape watering.    Please let me know if additional information is needed.    Best regards,  Ann  Ann Burkhart, owner   Pomona Woods  206‐480‐8467  On Thu, Nov 4, 2021 at 5:03 PM Bill Graham <bgraham@jeffpud.org> wrote:  Hi Ann,    I guess you could fill out the top half. Plus a description of what you are looking for in terms of number and types of  connections (one commercial or one meter per residence). This application will help get the ball rolling.    Do you have a project description that you submitted to county? That would help.    Bill      Bill Graham  Resource Manager  Jefferson PUD  (360)385‐8375        2     Public Utility District No. 1 of Jefferson County is subject to the Washington Public Records Act, RCW 42.56. Therefore,  this email and its attachments, if any, may be disclosed as a public record.      Public Utility District No. 1 of Jefferson County is an Equal Opportunity Provider and Employer.  ‐‐‐‐‐Original Message‐‐‐‐‐  From: Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com>  Sent: Thursday, November 4, 2021 1:47 PM  To: Bill Graham <bgraham@jeffpud.org>  Subject: Re: Pomona Woods project possible connection to Quimper water system    Hi Bill,  Is this the form you need me to fill out?  https://linkprotect.cudasvc.com/url?a=https%3a%2f%2ffiles.jeffpud.org%2fwp‐ content%2fuploads%2f2019%2f07%2f14133953%2fWater_Service_Worksheet.pdf&c=E,1,KlW0ajodu_MaIjFiTsRIOeob HjfnmLWbm5pMH8XQBP1ARNeIhhWS414l0mcElLZvfVLe3DO4F57iFVhsc‐ rHG0BvHuMjB8nEoxjzde0mkU4Ik8IEu33_&typo=1  What numbers should I put on the application for fees if this is the right form?  Thanks again.  Sorry for repeat emails.  Ann    On Thu, Nov 4, 2021 at 9:17 AM Bill Graham <bgraham@jeffpud.org> wrote:    > Hi Ann,  >  > I spoke with my manager and I am a little embarrassed to say we don't  > have a water line extension "application", but I think we can use a  > water service application. We do water line extensions all the time  > mostly as quotes for service (we give you a cost to install a meter,  > service development charge), but it doesn’t include the cost to get  > the water line to you. You will need to find a contractor on your own  > to get that cost estimate and design. The design will need to be  > according to our specifications and once you have that design we will  > need to review it prior to installation.  The design should be such  > that it sets us up to extend the line passed your property in the future.  >  > I will discuss this with my manager in the next couple days and will  > follow up with you Monday.  >  > Let me know if you have any questions.  >  > Bill  >  >  > Bill Graham  > Resource Manager  > Jefferson PUD  > (360)385‐8375  >  >  3 >  >  > Public Utility District No. 1 of Jefferson County is subject to the  > Washington Public Records Act, RCW 42.56. Therefore, this email and  > its attachments, if any, may be disclosed as a public record.  >  >  > Public Utility District No. 1 of Jefferson County is an Equal  > Opportunity Provider and Employer.  > ‐‐‐‐‐Original Message‐‐‐‐‐  > From: Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com>  > Sent: Tuesday, November 2, 2021 5:57 PM  > To: Bill Graham <bgraham@jeffpud.org>  > Subject: Re: Pomona Woods project possible connection to Quimper water  > system  >  > Thank you for all the information Bill!  >  > I'm reviewing the policy which you provided via link but I didn't see  > the application attached to either of your emails.  I searched online  > but couldn't find it either.  Can you send it to me?  I'll turn it  > around as soon as possible.  >  > Best regards,  > Ann  >  > On Tue, Nov 2, 2021 at 11:08 AM Bill Graham <bgraham@jeffpud.org> wrote:  >  > > Hi Ann,  > >  > > Below is the long and short answers to your questions about a water  > > line extension to your properties. I gave you a description of our  > > water line extension policy in general and your specific questions  > > in CAPS in your email below. See the narrative below all of it.  Now  > > I need to find the water line extension application...  > >  > >  > >  > > Public Utility District No. 1 of Jefferson County is subject to the  > > Washington Public Records Act, RCW 42.56. Therefore, this email and  > > its attachments, if any, may be disclosed as a public record.  > >  > >  > > Public Utility District No. 1 of Jefferson County is an Equal  > > Opportunity Provider and Employer.  > > ‐‐‐‐‐Original Message‐‐‐‐‐  > > From: Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com>  > > Sent: Friday, October 29, 2021 4:42 PM  > > To: Bill Graham <bgraham@jeffpud.org>  > > Cc: Amanda Hunt <AHunt@co.jefferson.wa.us>  > > Subject: Pomona Woods project possible connection to Quimper water  > > system  4 > >  > > Hi Bill,  > >  > > I spoke with Susan Porto of JeffCo Public Health today.  She let me  > > know she had spoken with you about my project on Oak Bay Road (no  > > address yet but it would be 3030 Oak Bay Road and parcel #s are  > 921183008 and 921183002.  > >  > > Susan let me know that there is public water approximately 700’ from  > > my parcels and I should check with you about details.  Should we  > > schedule a phone call or do you prefer email? My main questions:  > >  > >    ‐ What would be involved for me to hook up to the existing public  > water  > >    (cost and timeline)?  > > SEE MY NARRATIVE.  > >    ‐ Do I hire a contractor for connecting to the water main or pay  > > the PUD HIRE AND PAY CONTRACTOR (MOSTLY) AND PAY PUD FOR CHARGES AND  > FEES.  > >  > >    or do I have a choice? Or if the PUD is coming my way anyway does  > > PUD cover  > >    the cost?  > > THE PUD IS ON NO TIMELINE TO PROVIDE SERVICE IN YOUR AREA. A LINE  > > EXTENSION IS THE FASTEST WAY TO GET SERVICE TO YOUR PROPERTIES.  > >  > >    ‐ Is the hook up down at the road level or would I be getting an  > >    easement through the Pope commercial forestry property.  > > POSSIBLY. WE MIGHT BE ABLE TO USE THE ROAD RIGHT OF WAY WITH THE  > > COUNTY WITHOUT AN EASEMENT WITH POPE.  > >  > >    ‐ If I am connecting at the road, I will be bringing it up a long  > >    private drive.  Am I responsible for getting a contractor for that or  > >    paying PUD for the work or, again, do I have the option to choose?  > > WE NEED THE LINE TO BE BUILT THE FULL LENGTH OF THE PROPERTY. THE  > > LINE FROM THE RIGHT OF WAY/METER BOX LOCATION ONTO YOUR PROPERTY IS  > > YOUR RESPONSIBILITY.  > >  > >    ‐ Do you have a benchmark for water usage per room for a facility with  > >    all water wise fixtures and appliances (and practices) so I can  > > use PUD's  > >    current rates to project costs for Pomona Woods yearly water usage?  > > WE DO NOT. WE DO HAVE PLANNED USE PER DAY PER EQUIVALENT RESIDENTIAL  > > UNIT  > > (ERU) THAT IS THE BASIS OF UTILITY PLANNING. IN THAT AREA, AND ERU  > > IS ABOUT  > > 150 ‐ 160 GALLONS PER DAY. A CONSERVATION GOAL, WE WOULD PREFER  > > WOULD BE ABOUT 120 GALLONS PER DAY OR LESS.  > >  > >  > > It would obviously be good for the community if I could hook up to a  > > public water source so I look forward to exploring this with you.  5 > >  > > Thank you.  > > Ann  > > *Ann Burkhart, owner*  > > *Pomona Woods*  > > *206‐480‐8467*  > > Hi Ann,  > >  > > Sorry for the delay in response. Yes, the PUD has a water line about  > > 700 ft to the north of those parcels. They are located within our  > > future water service area which is an area where we don’t currently  > > provide service but have state and local permission to provide water  > > service in a timely (120  > > days) and reasonable manner according to PUD specifications, charges  > > and fees and  > >  > > The fastest route to get you hooked up would be a line extension.  > > With some minor exceptions, the entire cost of the line extension is  > > borne by the applicant and ownership of it along with responsibility  > > to operate and maintain it would be transferred to the PUD upon  > > completion. There may be opportunities to share costs with property  > > owners between you and the end of the PUD line if they want to hook  > > up now or through a latecomer agreement. Currently we are at the  > > intersection of Eagle Ridge Road and Oak Bay Road with two  > > properties between us and the line could be installed via the public  > > right of way  > on Oak Bay Road.  > >  > > That is the preliminaries. We actually need you to fill out a water  > > line extension application. On our side, we would need to review  > > your plans and make determinations regarding what additional  > > facilities or conditions (booster pump, meter yokes, cross  > > connection control devices, etc.) would needed concurrently beyond just the water line.  > > This will give you a more precise estimate of cost of the project  > > for you and comes with the technical review of your plans and application.  > > Once we agree to terms and conditions, your contractor would be  > > ready to  > move ahead.  > >  > > In general we require that the length of the water line extension  > > extend the full length of your property, in this case the line would  > > go the full length of 921183002.  > >  > > There are other fees such as an extension fee ($250.00) and a  > > maintenance bond requirement (we can discuss this later). Other fees  > > include service installation charge and a system development charge  > > standard for all water hook ups of this type.  > >  > > Anyhow, I don’t want to go too much further down a rabbit hole here  > > as there as more things to consider such as over‐sizing which may be  > > an issue here. The cost for a bigger pipe for instance could  > > potentially be  6 > shared.  > > These are the issues we need to consider when we review your plans  > > for the line. Oversizing/replacement costs are thing that we can  > > potentially be negotiated with you as the applicant.  > >  > >  So this ought to get us started.  The description above is  > > essentially our board‐approved line extension policy. Please  > > consider this an outline as it does not include all the specifics of  > > the policy, but its close. I can send that to you upon request. In  > > the meantime, I am enclosing the Line Extension application to get  > > you  > started.  > >  > > Look forward to working with you on this!  > >  > > Bill  > >  > >  > > Bill Graham  > > Resource Manager  > > Jefferson PUD  > > (360)385‐8375  > >  > >  > >  > >  >    ***Email may be considered a public record subject to public disclosure under RCW 42.56***   1 Amanda Hunt From:Amanda Hunt Sent:Friday, November 19, 2021 1:39 PM To:Ann Burkhart; Ann Burkhart Cc:Paul Burkhart Subject:MLA2021-00066 11/18/2021 DCD Phone Conference Follow Up Attachments:DCD Phone Conference Summary 11182021.pdf Hi Ann,    Good Afternoon‐ Thank you again for attending the DCD Phone Conference yesterday afternoon! Please see the  attached PDF for a summary of the topics we discussed. Please see the link below for the Jefferson County  Comprehensive Plan (2018):     https://www.co.jefferson.wa.us/578/Jefferson‐County‐Comprehensive‐Plan Click “Currently Adopted Comprehensive  Plan” then “Jefferson CP 2018_12”.     Please let me know if you have any questions as you continue to revise the SEPA Environmental Checklist. Thank you  and have a wonderful weekend!    Best,  Amanda H.    Amanda Hunt  Assistant Planner  Jefferson County Community Development  Phone (Desk): 360‐379‐4458  Monday‐Friday 8AM‐4PM  ahunt@co.jefferson.wa.us      EFFECTIVE TUESDAY 7/1/2021 DCD WILL BE OPEN TO THE PUBLIC. M‐Th 9:00‐12:00 1:00‐4:30      DCD will maintain limited customer interaction and recommends scheduling an appointment to meet with  staff. DCD will no longer be accepting building applications by drop off or mail, you must schedule an  appointment with front staff to submit. A mask and social distancing is required.  Please visit our website https://www.co.jefferson.wa.us/dcd to see how we can best serve you during this time.   Email: dcd@co.jefferson.wa.us   Phone: 360‐379‐4450   Mail: 621 Sheridan St.; Port Townsend, WA 98368    1 Amanda Hunt From:Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com> Sent:Monday, November 22, 2021 10:54 AM To:Amanda Hunt Cc:David W. Johnson; Paul Burkhart; Trent McKnight Subject:Revised Documents post 11/18/21 meeting Attachments:SEPA Environmental Checklist_PomonaWoods_Revised11_19_21.docx; Site Plan 11_19_21.pdf; JeffersonOakBayBurkhartErosion5.1.21v2.pdf; Rain Garden Calculations.xlsx   ALERT: BE CAUTIOUS This email originated outside the organization. Do not open attachments or click on links if you  are not expecting them.      Hi Amanda and David,    Thank you again for a very helpful meeting on Thursday.  Attached are the following updated or new documents we  discussed.   SEPA Checklist   Site Plan updated to remove well and show water line extension   Dan McShane's updated Geotech Report   Rain Garden Calculations  We didn't update the Stormwater Worksheet because it was just 400sf, and bringing in the water utility would probably  take up some extra square footage.    Please let me know if you have any questions or need additional information.    I hope you have a great holiday weekend!  Ann  Ann Burkhart, owner   Pomona Woods  206‐480‐8467  1 Amanda Hunt From:Susan Porto Sent:Tuesday, November 23, 2021 10:18 AM To:Amanda Hunt; Emma Erickson Subject:FW: Updates and status for Pomona Woods extension project of Quimper Water System Fyi, see below.  I will refund the well inspection fee as soon as we are assured this is a go by a response from the PUD.     S    From: Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com>   Sent: Monday, November 22, 2021 7:20 PM  To: Bill Graham <bgraham@jeffpud.org>; Trent Murphy <trent@tmmengineeringllc.com>; Susan Porto  <SPorto@co.jefferson.wa.us>  Subject: Updates and status for Pomona Woods extension project of Quimper Water System      ALERT: BE CAUTIOUS This email originated outside the organization. Do not open attachments or click on links if you  are not expecting them.     Hi Bill,    I wanted to let you know that we are committed to the water line extension and have hired Trent Murphy of TMM  Engineering to do the design.  He will be reaching out to Jefferson PUD on Pomona Woods' behalf.    I have sent questions in a few emails but I know you have probably been very busy cleaning up from the storm, so I  thought it would be helpful to consolidate them here:   Trent said he will need a topographical/utility survey of the proposed waterline corridor. Is that something PUD  can send him or point where it can be found?    What diameter pipe do we need from the water main at Eagle Ridge to the end of my property?  You mentioned  cost sharing if it has to be oversized.  How does that work?   Did they have to use a booster pump to get the water up the hill at Eagle Ridge?  Is that what you would  recommend for my project?   What PUD fees should I include in the calculations?  You mentioned a $250 extension fee but then said there  would be a maintenance bond, and service installation fee.  Can you tell me how much those will be?   I've sent you the Water Service Worksheet.  What else do you need from me and what are the next  steps/timeline?  Thank you.  I hope you have a great Thanksgiving Holiday.  Ann  Ann Burkhart, owner   Pomona Woods  206‐480‐8467  1 Amanda Hunt From:Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com> Sent:Wednesday, December 1, 2021 4:35 PM To:Terry Duff Cc:Amanda Hunt Subject:Re: Right-of-Way parking on Oak Bay Road   ALERT: BE CAUTIOUS This email originated outside the organization. Do not open attachments or click on links if you  are not expecting them.      Hi Terry and Amanda,    Just FYI, I went up to the property today to show it to a friend.  We both parked S of the utility pole that is about 150‐ 200' S of Terri Ross' driveway.  When we were coming back to the cars I saw a gentleman taking pictures of our license  plates.  I called out to say hello and it turned out it was Chris Malan, the neighbor at 3135 Oak Bay Road, who Terri had  called to investigate our cars.      We had a good conversation and I let Chris know that I had reached out to Terry to understand the right‐of‐way and  investigate if I can get a pull out into my property created before the CUP is finished.  I also reiterated my openness to  hearing of any neighbor concerns directly.    Thank you for any guidance you can provide on parking and a pull out.    Best regards,  Ann    On Sun, Nov 28, 2021 at 10:51 AM Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com> wrote:  Hi Terry,    I am currently in the CUP process for my retreat center Pomona Woods, at 3030 Oak Bay Road.  I park on the right‐of‐ way across the street when I'm periodically at the property because I was told I can't put in a road until the CUP is  complete.  I always park far back from Terri Ross' driveway (2971 Oak Bay Road) to ensure good sight lines, but once or  twice my contractors may have parked too close.  In the future I will make sure anyone on‐site with me provides ample  sight lines.    Anyway, Mrs. Ross did not reach out to me directly with her concerns but I saw the rocks she placed and understand  from Amanda that Matt Stewart reached out to her and let her know that she can't place rocks there.  I'd like to know  what the right‐of‐way is there so I can be sure I am both safe and in compliance when I park.  Can you please let me  know?  I'll be on the property Tuesday so it would be great to know by then.    That also brings up a related question.  Since the neighbor is concerned about my parking, can I have Shold put in a pull  out where the road will go in so I can park off the road?    Thank you.  Ann  Ann Burkhart, owner   Pomona Woods  206‐480‐8467  1 Amanda Hunt From:Randy Marx Sent:Thursday, December 9, 2021 2:43 PM To:Ann Burkhart Cc:Amanda Hunt; Susan Porto Subject:Pomona Woods ZON2021-00040 Hi Ann    Great timing.  Your application surfaced again on my desk so I thought I would let you know where you are at on my  end.    In the very beginning you had a septic engineer that recommended a LOSS to meet your waste water needs (Large On‐ site Septic System,) these systems are permitted by the state.  You later contacted Jess at Shold Excavating who thought  you could permit a smaller system and permit it through my office.    Local health can permit waste water systems up to 3500gpd peak flow.  Anything larger requires state health  permitting.  Rough calculation had you around the 3500gpd but there a lot of variables that can push you above or  below 3500gpd. This will directly affect things like the number of: rooms, guests and seats in a dinning area or  restaurant.       I have not been contacted by anyone, nor has a decision been made about the waste water flows your facility will  generate and what agency you will be permitting through.    I hope this helps as you work through your permitting.    Randy Marx Environmental Health Specialist    Jefferson County Environmental Public Health 617 Sheridan St. Port Townsend, WA. 98368 360 385 9402 RMARX@CO.JEFFERSON.WA.US http://www.co.jefferson.wa.us/650/Septic-Systems Always Working For a Safer & Healthier Jefferson County      CONFIDENTIALITY NOTICE:  This e‐mail message, including any attachments, is for the sole use of the intended recipient(s) and may contain  confidential and privileged information.  Any unauthorized review, use, disclosure, or distribution is prohibited.  If you are not the intended recipient, please contact the sender by reply e‐mail and destroy all copies of the  original message.  PUBLIC RECORDS ACT NOTICE:  All e‐mail sent to this address has been received by the Jefferson County e‐mail system and is therefore subject to the Public Records Act, a state law found at  RCW 42.56.  Under the Public Records law the County must release this e‐mail and its contents to any person who asks to obtain a copy (or for inspection) of this e‐mail unless it is exempt from disclosure under state law,  including RCW 42.56    From: Susan Porto   Sent: Thursday, December 9, 2021 2:05 PM  To: Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com>  Cc: Amanda Hunt <AHunt@co.jefferson.wa.us>; Randy Marx <RMarx@co.jefferson.wa.us>  Subject: RE: FW: Invoice 21‐07446 from Northwest Water Systems ‐Pomona Woods USR2021‐00036    No problem and best of luck to you on your project.  Please remember that a revised site plan will be necessary to take  the well off the site plan and add the proposed water lines along the road and up into the structures with water and any  hose bibs planned.     2 S    From: Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com>   Sent: Thursday, December 9, 2021 1:42 PM  To: kathe@nwwatersystems.com; Lydia Bower <lydia@nwwatersystems.com>  Cc: Susan Porto <SPorto@co.jefferson.wa.us>  Subject: Re: FW: Invoice 21‐07446 from Northwest Water Systems ‐Pomona Woods USR2021‐00036      ALERT: BE CAUTIOUS This email originated outside the organization. Do not open attachments or click on links if you  are not expecting them.     Lydia and Susan,    Thank you for your help with the refund.  I picked up the check from my PO Box today.    Best regards,  Ann    On Mon, Nov 29, 2021, 1:37 PM Susan Porto <SPorto@co.jefferson.wa.us> wrote:  Hi Ann, Doug and Kathe,     In follow up to your request below and to reply to Kathe Houg who called about the refund:  I understand that Ann has  received the refund from NW Water systems however, from the original fee of $469.00 for the inspection, we will need  to deduct 2 hours of our time since we did do the site visit, but held off on the report till we knew for sure that Ann was  going to be able to connect to PUD water.  So we can refund $273.00 to NW Water.  What I need to figure out is how,  since the original credit card has now been cancelled.       I will follow up with Kathe, after I know how to proceed with the refund.       If you have other questions, let me know.      S  Susan Porto, RS  Environmental Health Specialist 3  Jefferson County Public Health  615 Sheridan Street  Port Townsend, WA 98368             3 360‐385‐9404  email@co.jefferson.wa.us   | https://jeffersoncountypublichealth.org/  Always working for a Safer and Healthier Jefferson County  CONFIDENTIALITY NOTICE:  This e‐mail message, including any attachments, is for the sole use of the intended recipient(s) and may contain confidential and  privileged information.  Any unauthorized review, use, disclosure, or distribution is prohibited.  If you are not the intended recipient, please contact the sender by  reply e‐mail and destroy all copies of the original message.     PUBLIC RECORDS ACT NOTICE:  All e‐mail sent to this address has been received by the Jefferson County e‐mail system and is therefore subject to the Public Records  Act, a state law found at RCW 42.56.  Under the Public Records law the County must release this e‐mail and its contents to any person who asks to obtain a copy (or  for inspection) of this e‐mail unless it is exempt from disclosure under state law, including RCW 42.56.                                   From: Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com>   Sent: Sunday, November 28, 2021 2:33 PM  To: Doug Piehl <doug@nwwatersystems.com>; Susan Porto <SPorto@co.jefferson.wa.us>  Cc: Lydia Bower <lydia@nwwatersystems.com>  Subject: Re: FW: Invoice 21‐07446 from Northwest Water Systems ‐Pomona Woods         ALERT: BE CAUTIOUS This email originated outside the organization. Do not open attachments or click on links if you  are not expecting them.     Hi Doug and Lydia,     I haven't seen a refund come through to my address at PO Box 145, Port Hadlock WA 98339.  Also, I believe the $553  was a fee NW Water Systems paid to JeffCo for the well inspection.  That may be reimbursed to NW Water Systems so  should come back to me.  Also, can you confirm with Simon about the site map charge?  We provided Simon the site  map with the well location on it and gave him detailed instructions on how to find it for Susan Porto.     Susan, we have decided to pursue the water line extension.  Assuming that all goes well we won't be doing the well on‐ site.  You had mentioned that you wouldn't process the inspection paperwork until I made a decision.  Am I correct that  this is the $553.73?  4    Thank you.  Ann     On Thu, Nov 11, 2021 at 9:42 AM Doug Piehl <doug@nwwatersystems.com> wrote:  Ann,     Just to let you know, I will be leaving Northwest Water Systems to join Thurston PUD as of December 1st. Your project  is on hold right now; given this I am invoicing for hours expended prior to this (as well as the health department  inspection fee we paid on your behalf) and am going to have the remainder of your retainer refunded. If you end up  needing to move forward with this project in the future please work with Todd Krause (CEO) or Lydia Bower (Acting  Department Manager). Likely they can pick up where we left off, though that will depend on the time elapsed and any  changes to plans/regulations, etc.      Sincerely,     Doug Piehl, P.E.  Engineering Manager  Northwest Water Systems, Inc.  (360) 876‐0958 Ext 110     From: Northwest Water Systems, Inc <quickbooks@notification.intuit.com>   Sent: Thursday, November 11, 2021 9:30 AM  To: Doug Piehl <doug@nwwatersystems.com>  Subject: Invoice 21‐07446 from Northwest Water Systems     INVOICE 21-07446 DETAILS  Northwest Water Systems, Inc    5 DUE 11/26/2021  $0.00  Review and pay    Powered by QuickBooks    Bill to Ann Burkhart Pomona Woods Retreat - 210803 Pomona Woods, LLC PO Box 145 Port Hadlock, WA 98339     Ship to Ann Burkhart Pomona Woods Retreat - 210803 Pomona Woods, LLC PO Box 145 Port Hadlock, WA 98339  Ship via 210803  Terms Net 15           08/18/2021  Design:Design $390.00   6 Project Setup, Review Site, Data From Client, Area Impacts/Requirements    2 X $195.00       08/23/2021  Design:Design $292.50   Site Map    1.50 X $195.00       09/03/2021  Reimbursable Income:Reimbursable Income $553.73   Well Site Inspection    1 X $553.73       7 09/03/2021  Design:Design $181.25   Prepare Application, Paying Fee, Correspondence    1.25 X $145.00       09/30/2021  Design:Design $36.25   Email To Client    0.25 X $145.00         Retainer Applied -$1453.73 ($3546.27 To Be Refunded)         8 Subtotal $1,453.73 Tax $0.00 Total $1,453.73 Payment $1,453.73 Balance due $0.00     Thank you for your business    Review and pay      Northwest Water Systems, Inc  PO BOX 123 PORT ORCHARD, WA 98366 US  +1 3608760958  susan@nwwatersystems.com    If you receive an email that seems fraudulent, please check with the business owner before paying.    © Intuit, Inc. All rights reserved.  9 Privacy | Security | Terms of Service          1 Amanda Hunt From:Susan Porto Sent:Thursday, December 9, 2021 2:05 PM To:Ann Burkhart Cc:Amanda Hunt; Randy Marx Subject:RE: FW: Invoice 21-07446 from Northwest Water Systems -Pomona Woods USR2021-00036 No problem and best of luck to you on your project.  Please remember that a revised site plan will be necessary to take  the well off the site plan and add the proposed water lines along the road and up into the structures with water and any  hose bibs planned.     S    From: Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com>   Sent: Thursday, December 9, 2021 1:42 PM  To: kathe@nwwatersystems.com; Lydia Bower <lydia@nwwatersystems.com>  Cc: Susan Porto <SPorto@co.jefferson.wa.us>  Subject: Re: FW: Invoice 21‐07446 from Northwest Water Systems ‐Pomona Woods USR2021‐00036      ALERT: BE CAUTIOUS This email originated outside the organization. Do not open attachments or click on links if you  are not expecting them.   Lydia and Susan,    Thank you for your help with the refund.  I picked up the check from my PO Box today.    Best regards,  Ann    On Mon, Nov 29, 2021, 1:37 PM Susan Porto <SPorto@co.jefferson.wa.us> wrote:  Hi Ann, Doug and Kathe,     In follow up to your request below and to reply to Kathe Houg who called about the refund:  I understand that Ann has  received the refund from NW Water systems however, from the original fee of $469.00 for the inspection, we will need  to deduct 2 hours of our time since we did do the site visit, but held off on the report till we knew for sure that Ann was  going to be able to connect to PUD water.  So we can refund $273.00 to NW Water.  What I need to figure out is how,  since the original credit card has now been cancelled.       I will follow up with Kathe, after I know how to proceed with the refund.       2 If you have other questions, let me know.      S  Susan Porto, RS  Environmental Health Specialist 3  Jefferson County Public Health  615 Sheridan Street  Port Townsend, WA 98368             360‐385‐9404  email@co.jefferson.wa.us   | https://jeffersoncountypublichealth.org/    Always working for a Safer and Healthier Jefferson County  CONFIDENTIALITY NOTICE:  This e‐mail message, including any attachments, is for the sole use of the intended recipient(s) and may contain confidential and  privileged information.  Any unauthorized review, use, disclosure, or distribution is prohibited.  If you are not the intended recipient, please contact the sender by  reply e‐mail and destroy all copies of the original message.     PUBLIC RECORDS ACT NOTICE:  All e‐mail sent to this address has been received by the Jefferson County e‐mail system and is therefore subject to the Public Records  Act, a state law found at RCW 42.56.  Under the Public Records law the County must release this e‐mail and its contents to any person who asks to obtain a copy (or  for inspection) of this e‐mail unless it is exempt from disclosure under state law, including RCW 42.56.                                   From: Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com>   Sent: Sunday, November 28, 2021 2:33 PM  To: Doug Piehl <doug@nwwatersystems.com>; Susan Porto <SPorto@co.jefferson.wa.us>  Cc: Lydia Bower <lydia@nwwatersystems.com>  Subject: Re: FW: Invoice 21‐07446 from Northwest Water Systems ‐Pomona Woods         3 ALERT: BE CAUTIOUS This email originated outside the organization. Do not open attachments or click on links if you  are not expecting them.     Hi Doug and Lydia,     I haven't seen a refund come through to my address at PO Box 145, Port Hadlock WA 98339.  Also, I believe the $553  was a fee NW Water Systems paid to JeffCo for the well inspection.  That may be reimbursed to NW Water Systems so  should come back to me.  Also, can you confirm with Simon about the site map charge?  We provided Simon the site  map with the well location on it and gave him detailed instructions on how to find it for Susan Porto.     Susan, we have decided to pursue the water line extension.  Assuming that all goes well we won't be doing the well on‐ site.  You had mentioned that you wouldn't process the inspection paperwork until I made a decision.  Am I correct that  this is the $553.73?     Thank you.  Ann     On Thu, Nov 11, 2021 at 9:42 AM Doug Piehl <doug@nwwatersystems.com> wrote:  Ann,     Just to let you know, I will be leaving Northwest Water Systems to join Thurston PUD as of December 1st. Your project  is on hold right now; given this I am invoicing for hours expended prior to this (as well as the health department  inspection fee we paid on your behalf) and am going to have the remainder of your retainer refunded. If you end up  needing to move forward with this project in the future please work with Todd Krause (CEO) or Lydia Bower (Acting  Department Manager). Likely they can pick up where we left off, though that will depend on the time elapsed and any  changes to plans/regulations, etc.      Sincerely,     Doug Piehl, P.E.  Engineering Manager  4 Northwest Water Systems, Inc.  (360) 876‐0958 Ext 110     From: Northwest Water Systems, Inc <quickbooks@notification.intuit.com>   Sent: Thursday, November 11, 2021 9:30 AM  To: Doug Piehl <doug@nwwatersystems.com>  Subject: Invoice 21‐07446 from Northwest Water Systems     INVOICE 21-07446 DETAILS  Northwest Water Systems, Inc    DUE 11/26/2021  $0.00  Review and pay    Powered by QuickBooks    Bill to Ann Burkhart Pomona Woods Retreat - 210803 Pomona Woods, LLC PO Box 145 Port Hadlock, WA 98339     Ship to Ann Burkhart Pomona Woods Retreat - 210803 Pomona Woods, LLC 5 PO Box 145 Port Hadlock, WA 98339  Ship via 210803  Terms Net 15           08/18/2021  Design:Design $390.00   Project Setup, Review Site, Data From Client, Area Impacts/Requirements    2 X $195.00       08/23/2021  Design:Design $292.50   Site Map    6 1.50 X $195.00        09/03/2021  Reimbursable Income:Reimbursable Income $553.73   Well Site Inspection    1 X $553.73        09/03/2021  Design:Design $181.25   Prepare Application, Paying Fee, Correspondence    1.25 X $145.00       09/30/2021  7 Design:Design $36.25   Email To Client    0.25 X $145.00         Retainer Applied -$1453.73 ($3546.27 To Be Refunded)         Subtotal $1,453.73 Tax $0.00 Total $1,453.73 Payment $1,453.73 Balance due $0.00     8 Thank you for your business    Review and pay      Northwest Water Systems, Inc  PO BOX 123 PORT ORCHARD, WA 98366 US  +1 3608760958  susan@nwwatersystems.com    If you receive an email that seems fraudulent, please check with the business owner before paying.    © Intuit, Inc. All rights reserved.  Privacy | Security | Terms of Service        1 Amanda Hunt From:Amanda Hunt Sent:Thursday, January 6, 2022 8:40 AM To:Thomas Aumock Subject:MLA2021-00066 Burkhart Pomona Woods - Fire Department Review Importance:High Hi Thomas,    Good Morning‐ Ann Burkhart is proposing a small recreational and tourist retreat center in Port Hadlock (along Oak Bay  Road). The facility is proposed to be called Pomona Woods. As of today, no permit has been approved. The proposal  includes construction of a 6,000 square foot retreat center and a 710 square feet caretaker residence. Please let me  know if the Jefferson County Fire Department and Jefferson County Fire Review Division are already aware of this  proposal. If not, please let me know if their review and comment is required for permit approval. Thank you!    FYI‐ All application materials are available for public review on‐line. Please let me know if you would like me to send you  the application materials and if you would like to talk over the phone. DCD is also aiming to bring this case to the  Hearing Examiner in Mid‐March. Quick confirmation of fire review requirements would be greatly appreciated!      Best,  Amanda H    Amanda Hunt  Assistant Planner  Jefferson County Community Development  Phone (Desk): 360‐379‐4458  Monday‐Friday 8AM‐4PM  ahunt@co.jefferson.wa.us      EFFECTIVE TUESDAY 7/1/2021 DCD WILL BE OPEN TO THE PUBLIC. M‐Th 9:00‐12:00 1:00‐4:30      DCD will maintain limited customer interaction and recommends scheduling an appointment to meet with  staff. DCD will no longer be accepting building applications by drop off or mail, you must schedule an  appointment with front staff to submit. A mask and social distancing is required.  Please visit our website https://www.co.jefferson.wa.us/dcd to see how we can best serve you during this time.   Email: dcd@co.jefferson.wa.us   Phone: 360‐379‐4450   Mail: 621 Sheridan St.; Port Townsend, WA 98368    1 Amanda Hunt From:Amanda Hunt Sent:Wednesday, November 10, 2021 4:20 PM To:John Fleming Subject:RE: Pomona Woods Revised Stormwater Plans Thank you John!    Amanda Hunt  Assistant Planner  ahunt@co.jefferson.wa.us    From: John Fleming   Sent: Wednesday, November 10, 2021 3:54 PM  To: Amanda Hunt <AHunt@co.jefferson.wa.us>  Subject: RE: Pomona Woods Revised Stormwater Plans    Hi Amanda:    The current revised site plan received by DCD November 10, 2021 still meets the intent of having stormwater managed  by full dispersion with mostly all of the new impervious surfaces having at least 100 feet of flow path through native  vegetation before reaching their property lines.    John    From: Amanda Hunt   Sent: Wednesday, November 10, 2021 3:36 PM  To: John Fleming <JFleming@co.jefferson.wa.us>  Subject: Pomona Woods Revised Stormwater Plans    Hi John,    Good Afternoon‐ Attached are the revised stormwater site plan and large stormwater packet for the Pomona Woods  Project (MLA2021‐00066). It looks like Ann has moved the locations of the parking lot, road, and buildings. The septic  area and entrance appear to be in the same place. Ann has also included the proposed well location on this revision. The  caretaker residence and caretaker residence parking may not have enough room for the 100 ft dispersion flow path  area. Please let me know if you have any questions. Thanks!      Best,  Amanda H.    Amanda Hunt  Assistant Planner  Jefferson County Community Development  Phone (Desk): 360‐379‐4458  Monday‐Friday 8AM‐4PM  ahunt@co.jefferson.wa.us    2   EFFECTIVE TUESDAY 7/1/2021 DCD WILL BE OPEN TO THE PUBLIC. M‐Th 9:00‐12:00 1:00‐4:30      DCD will maintain limited customer interaction and recommends scheduling an appointment to meet with  staff. DCD will no longer be accepting building applications by drop off or mail, you must schedule an  appointment with front staff to submit. A mask and social distancing is required.  Please visit our website https://www.co.jefferson.wa.us/dcd to see how we can best serve you during this time.   Email: dcd@co.jefferson.wa.us   Phone: 360‐379‐4450   Mail: 621 Sheridan St.; Port Townsend, WA 98368    1 Amanda Hunt From:Thomas Aumock <taumock@cablespeed.com> Sent:Monday, January 10, 2022 1:06 PM To:Amanda Hunt Subject:Re: MLA2021-00066 Burkhart Pomona Woods - Fire Department Review Attachments:MLA21-0066 Burkhart Pomona Woods Retreat.doc   ALERT: BE CAUTIOUS This email originated outside the organization. Do not open attachments or click on links if you  are not expecting them.      Greetings Amanda ! Attached is my report for the above-referenced MLA. Call or write with any questions. Yours in Life Safety & Fire Prevention Thomas L. Aumock Consulting International Fire Code Inspector & Plans Examiner Jefferson County Department of Community Development H.O.: taumock@cablespeed.com & Cell: thomasaumock@gmail.com Home: 360.385.3938 & Cell: 360.643.0272 From: "ahunt" <AHunt@co.jefferson.wa.us> To: "Thomas & Traci's Email" <taumock@cablespeed.com> Sent: Monday, January 10, 2022 10:44:33 AM Subject: RE: MLA2021-00066 Burkhart Pomona Woods - Fire Department Review Hi Thomas, Good Morning- Thank you again for the quick chat over the phone this morning! I have uploaded the most recently revised files for the Pomona Woods Project in Laserfiche: Jefferson\Community Development\DCD PUBLIC CASE FILES\2021\2021 MLA (Master Land Use Applications)\MLA21- 00066. The files can also be found in the G Drive: G:\PermitCenter\2-Permits\MLA\MLA21-00066 2 I will keep an eye on my inbox for your follow up. If you have time to talk over the phone this afternoon, I would like to know what an estimated review timeline would be for this project. Thank you! Best, Amanda H. Amanda Hunt Assistant Planner ahunt@co.jefferson.wa.us From: Amanda Hunt Sent: Thursday, January 6, 2022 8:40 AM To: Thomas Aumock <taumock@cablespeed.com> Subject: MLA2021-00066 Burkhart Pomona Woods - Fire Department Review Importance: High Hi Thomas, Good Morning- Ann Burkhart is proposing a small recreational and tourist retreat center in Port Hadlock (along Oak Bay Road). The facility is proposed to be called Pomona Woods. As of today, no permit has been approved. The proposal includes construction of a 6,000 square foot retreat center and a 710 square feet caretaker residence. Please let me know if the Jefferson County Fire Department and Jefferson County Fire Review Division are already aware of this proposal. If not, please let me know if their review and comment is required for permit approval. Thank you! FYI- All application materials are available for public review on-line. Please let me know if you would like me to send you the application materials and if you would like to talk over the phone. DCD is also aiming to bring this case to the Hearing Examiner in Mid-March. Quick confirmation of fire review requirements would be greatly appreciated! Best, 3 Amanda H Amanda Hunt Assistant Planner Jefferson County Community Development Phone (Desk): 360-379-4458 Monday-Friday 8AM-4PM ahunt@co.jefferson.wa.us EFFECTIVE TUESDAY 7/1/2021 DCD WILL BE OPEN TO THE PUBLIC. M-Th 9:00-12:00 1:00-4:30 DCD will maintain limited customer interaction and recommends scheduling an appointment to meet with staff. DCD will no longer be accepting building applications by drop off or mail, you must schedule an appointment with front staff to submit. A mask and social distancing is required. Please visit our website https://www.co.jefferson.wa.us/dcd to see how we can best serve you during this time.  Email: dcd@co.jefferson.wa.us  Phone: 360-379-4450  Mail: 621 Sheridan St.; Port Townsend, WA 98368 1 Amanda Hunt From:Amanda Hunt Sent:Tuesday, January 11, 2022 10:04 AM To:Ann Burkhart; Thomas Aumock Cc:Samantha Harper; Bill Graham; Trent McKnight; Trent Murphy Subject:RE: 1/4 Pomona Woods meeting with Jefferson PUD re Quimper Water System extension - summary Attachments:Plan Review Memo 01102022.pdf Hi Ann,    Good Morning‐ Thank you for providing Jefferson County DCD an update regarding the JPUD Public Water Connection  Application!     A DCD Review Request was sent to Thomas Aumock to inquire if his review is required for your proposal. Please see the  attached PDF for Mr. Aumock’s comments and next steps. I highly encourage you to contact Mr. Aumock to discuss what  is required for fire protection on the property.     Important Update: A Hearing Examiner has been selected for Jefferson County! He is currently scheduling hearings once  a month (Tuesdays) in 2022.  DCD is proposing the Pomona Woods Public Hearing for March 15th, 2022. The notice of  public hearing would therefore be sent out no later than March 2nd, 2022. The hearing request has not been sent to the  Hearing Examiner as of today. Written verification from JPUD, EH, and Thomas Aumock (Fire Protection Review)  verifying that the proposed utilities, systems, and structures are compliant with Jefferson County standards and are  feasible for the proposed project is required prior to scheduling the public hearing. DCD also requires the applicant to  confirm their availability for the public hearing date prior to scheduling the hearing.     Please let me know if you have any questions. Thank you!    Best,  Amanda H.     Amanda Hunt  Assistant Planner  ahunt@co.jefferson.wa.us    From: Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com>   Sent: Wednesday, January 5, 2022 7:39 PM  To: Amanda Hunt <AHunt@co.jefferson.wa.us>  Cc: Samantha Harper <sharper@jeffpud.org>; Bill Graham <bgraham@jeffpud.org>; Trent McKnight <trent@g‐ little.com>; Trent Murphy <trent@tmmengineeringllc.com>  Subject: 1/4 Pomona Woods meeting with Jefferson PUD re Quimper Water System extension ‐ summary      ALERT: BE CAUTIOUS This email originated outside the organization. Do not open attachments or click on links if you  are not expecting them.     Hi Amanda,    2 I want to keep you in the loop on progress regarding the extension of the Quimper Water Systems line for Pomona  Woods. On January 4th Samantha Harper of JPUD set up a call to discuss the work.  On the call were Samantha and Bill  Graham from JPUD, Trent McKnight from G. Little Construction, Trent Murphy from TMM Engineering and I.    I've copied all attendees on this email ‐ please correct any of my notes that I might have missed or misunderstood.    Summary of next steps:   Samantha already sent us the JPUD policy and tech specifications https://www.jeffpud.org/rate‐schedule‐for‐ water‐and‐sewer/ and a section from JPUD water system plan regarding how the ERUs relate to the system  development charge   Samantha will send the water system modeling that is done by HGR (David Kuhn)   Alex from JPUD will send detailed GIS from the county PDF of what is already in the area   Ann and Trent McKnight will get the fire suppression design needs for the building to Trent Murphy   Ann to confirm with Amanda re timing for any fire hydrant review to Tom Ahmeck (sp?) at JeffCo    Trent McKnight will speak with Eric Kusma at Public Works regarding which side of the road is preferable for  running the extension line.   Trent McKnight and Ann to arrange for a topo survey of the area for Trent Murphy to use in the extension  design  Process:   HDR Modelling:  1‐2 weeks   Survey (uncertain, 2‐4 weeks)   Trent Murphy design ‐ can start when has GIS, Modeling and topo survey   Trent Murphy sends 3 sets of engineered plan to JPUD   JPUD reviews and sends to JeffCo (Amanda) for review and hand deliver to Terry Duff   JeffCo provides sign‐off to start work  Notes:   If a water line greater than 8 inches is needed for JPUD future needs JPUD will pay for the difference.   Water main is currently on the East (power line) side of the street   PUD is the permit applicant for the extension ‐ they will submit to Amanda  Thank you all!  Ann  Ann Burkhart, owner   Pomona Woods  206‐480‐8467  1 Amanda Hunt From:Amanda Hunt Sent:Wednesday, January 19, 2022 2:56 PM To:Ann Burkhart; Tom Aumock (taumock@cablespeed.com); Trent McKnight Subject:RE: verification request - Quimper Water System Extension for Pomona Woods Hi Ann,    Good Afternoon‐ I spoke on the phone with Mr. Aumock yesterday morning to clarify his email below. Mr. Aumock who  determined the fire hydrant location and fire sprinkling system design will be arranged with the Port Ludlow Fire and  Rescue Department and JPUD at the time of the building application. Otherwise known as a deferred submittal. Other  comments from Mr. Aumock included: “The Jefferson County PUD No. 1 fire flow and duration modeling data for a  potential fire hydrant on Oak Bay Road, from the existing water service main associated with this proposal, will be  presented in due time. Required automatic fire sprinkler system supply capability modeling is not required at this time,  but will be required at permit application review for compliance with the International Fire Code. I recommend the  extension request as requested”. These comments will be noted during building permit application fire review.    Mr. Aumock also advised me that the applicant is required to determine if the site meets the Port Ludlow Fire and Rescue  Department capability criteria (i.e. accessibility for grades over 12%, road construction, turnouts, etc.) prior to the Public  Hearing and CUP approval. Jefferson County DCD therefore will require written verification from the Port Ludlow Fire  and Rescue Department stating that the proposal has emergency access capability prior to the Public Hearing.     Please contact Mr. Aumock for clarification or more information regarding the capability criteria. Thank you!    Best,  Amanda H.     Amanda Hunt  Assistant Planner  ahunt@co.jefferson.wa.us    From: Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com>   Sent: Friday, January 14, 2022 6:55 AM  To: Tom Aumock (taumock@cablespeed.com) <taumock@cablespeed.com>; Amanda Hunt  <AHunt@co.jefferson.wa.us>; Trent McKnight <trent@g‐little.com>  Subject: Fwd: verification request ‐ Quimper Water System Extension for Pomona Woods      ALERT: BE CAUTIOUS This email originated outside the organization. Do not open attachments or click on links if you  are not expecting them.     Thank you Tom,    Your quick response is much appreciated.      Have a great weekend.  Ann    2   ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ Forwarded message ‐‐‐‐‐‐‐‐‐  From: Thomas Aumock <taumock@cablespeed.com>  Date: Thu, Jan 13, 2022 at 7:21 PM  Subject: Re: verification request ‐ Quimper Water System Extension for Pomona Woods  To: Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com>    Greetings. As the consulting International Fire Code Plans Examiner and Inspector to the Jefferson County Department of Community Development, my recommended input to this email is that the Jefferson County PUD No. 1 fire flow and duration modeling data for a potential fire hydrant on Oak Bay Road, from the existing water service main associated with this proposal, will be presented in due time. Required automatic fire sprinkler system supply capability modeling is not required at this time, but will be required at permit application review for compliance with the International Fire Code. I recommend the extension request as requested. Yours in Life Safety & Fire Prevention Thomas L. Aumock Certified Consulting International Fire Code Inspector & Plans Examiner Jefferson County Department of Community Development H.O.: taumock@cablespeed.com & Cell: thomasaumock@gmail.com Home: 360.385.3938 & Cell: 360.643.0272 From: "Ann Burkhart" <pomonawoods@gmail.com> To: "sharper" <sharper@jeffpud.org>, "Thomas & Traci's Email" <taumock@cablespeed.com>, "Emma Erickson" <EErickson@co.jefferson.wa.us>, "trent" <trent@g-little.com>, "ahunt" <AHunt@co.jefferson.wa.us>, "Susan Porto" <SPorto@co.jefferson.wa.us> Sent: Thursday, January 13, 2022 3:40:32 PM Subject: verification request - Quimper Water System Extension for Pomona Woods All: Amanda Hunt from DCD clarified that for my Pomona Woods Conditional Use Permit hearing to go forward (not the Quimper extension hearing), I need written verification that the extension is a feasible plan. Please see wording from Amanda's email below. If you need anything from me to do so, please let me know. If you have questions about what is needed from DCD, reach out to Amanda. I would very much appreciate a quick response as this is currently holding me up from a possible February hearing date. DCD was requesting that “written verification” from the JPUD, EH, and Thomas A. were required prior to scheduling the Public Hearing. DCD is not requesting completed permits prior to the Public Hearing. Written verification can be an email, letter, or other application form 3 (from the Department or Licensed Professional) that verifies the proposed utilities or systems are feasible for the proposed project. The Public Hearing would also just be for the Pomona Woods project, not for a collective hearing including the JPUD application. Thank you in advance for your assistance. Ann Ann Burkhart, owner Pomona Woods 206-480-8467 1 Amanda Hunt From:Amanda Hunt Sent:Wednesday, January 26, 2022 8:19 PM To:Ann Burkhart Cc:Tom Aumock (taumock@cablespeed.com); Trent McKnight; Brent Butler Subject:RE: verification request - Quimper Water System Extension for Pomona Woods Hi Ann,    Good Morning‐ Apologizes for the delay in my response. The DCD Director was out of the office last week. However, I  did have the chance to speak with him Monday afternoon over the phone. After our discussion we clarified the following  Jefferson County Code requirements:     1. The Staff Report must be completed prior to scheduling and noticing the Public Hearing. DCD will therefore  require all requested/required information to be submitted in order to complete the Staff Report, and  consequently prior to scheduling the Public Hearing date and noticing the Public Hearing date.  2. DCD is still awaiting written confirmation from the Port Ludlow Fire and Rescue District, EH Sanitarian, and JPUD  for written verification for the following:  a. Port Ludlow Fire and Resource District: Emergency Access Capability (see 1/19/2022 email)  b. EH Sanitarian: Septic System (see 1/11/2022 & 1/13/2022 emails)  c. JPUD: Public Water Connection (see 1/11/2022 & 1/13/2022 emails)  3. Please note: 2(a‐c) is not asking for approved or complete permits. DCD only requires written documentation  (i.e. email, letter, form, etc.) verifying each system, utility, and site feasibility for the proposal.   4. To meet noticing criteria, the notice materials for the February 15th Public Hearing date would have to be ready  by January 31st (next Monday). The February 15th, 2022 Public Hearing date is therefore not feasible.   5. It is expected that the Public Hearing will receive a significant public attendance. Additional time to make  arrangements for the Public Hearing room may be required.     All supporting information is required for a recommendation of approval in the Staff Report. DCD appreciates your  patience throughout our process. Please let me know if you have any additional questions. Thank you!    Best,  Amanda H.         Amanda Hunt  Assistant Planner  ahunt@co.jefferson.wa.us    From: Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com>   Sent: Wednesday, January 19, 2022 3:11 PM  To: Amanda Hunt <AHunt@co.jefferson.wa.us>  Cc: Tom Aumock (taumock@cablespeed.com) <taumock@cablespeed.com>; Trent McKnight <trent@g‐little.com>  Subject: Re: verification request ‐ Quimper Water System Extension for Pomona Woods      2 ALERT: BE CAUTIOUS This email originated outside the organization. Do not open attachments or click on links if you  are not expecting them.     Hi Amanda,    Trent or I will reach out to Tom because it isn't clear from your email what is needed from us in order for Tom to provide  written verification from the Port Ludlow Fire and Rescue Department stating that the proposal has emergency access  capability prior to the Public Hearing.     Is there anything else?  Other than what is related to the Quimper water extension I thought we were complete back on  11/22.  I will follow up with Samantha from PUD and Emma in Public Health tomorrow regarding the Quimper system  verification.    Did you discuss with Brett the possibility of another February date?  I know Marrowstone Inn is also waiting.  I have my  presentation ready and will accomodate any date other than some on a plane times from 2/28‐3/8.    Thank you.  Ann    On Wed, Jan 19, 2022 at 2:55 PM Amanda Hunt <AHunt@co.jefferson.wa.us> wrote:  Hi Ann,     Good Afternoon‐ I spoke on the phone with Mr. Aumock yesterday morning to clarify his email below. Mr. Aumock who  determined the fire hydrant location and fire sprinkling system design will be arranged with the Port Ludlow Fire and  Rescue Department and JPUD at the time of the building application. Otherwise known as a deferred submittal. Other  comments from Mr. Aumock included: “The Jefferson County PUD No. 1 fire flow and duration modeling data for a  potential fire hydrant on Oak Bay Road, from the existing water service main associated with this proposal, will be  presented in due time. Required automatic fire sprinkler system supply capability modeling is not required at this time,  but will be required at permit application review for compliance with the International Fire Code. I recommend the  extension request as requested”. These comments will be noted during building permit application fire review.     Mr. Aumock also advised me that the applicant is required to determine if the site meets the Port Ludlow Fire and  Rescue Department capability criteria (i.e. accessibility for grades over 12%, road construction, turnouts, etc.) prior to  the Public Hearing and CUP approval. Jefferson County DCD therefore will require written verification from the Port  Ludlow Fire and Rescue Department stating that the proposal has emergency access capability prior to the Public  Hearing.      Please contact Mr. Aumock for clarification or more information regarding the capability criteria. Thank you!     Best,  Amanda H.   3    Amanda Hunt  Assistant Planner  ahunt@co.jefferson.wa.us     From: Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com>   Sent: Friday, January 14, 2022 6:55 AM  To: Tom Aumock (taumock@cablespeed.com) <taumock@cablespeed.com>; Amanda Hunt  <AHunt@co.jefferson.wa.us>; Trent McKnight <trent@g‐little.com>  Subject: Fwd: verification request ‐ Quimper Water System Extension for Pomona Woods       ALERT: BE CAUTIOUS This email originated outside the organization. Do not open attachments or click on links if you  are not expecting them.     Thank you Tom,     Your quick response is much appreciated.       Have a great weekend.  Ann        ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ Forwarded message ‐‐‐‐‐‐‐‐‐  From: Thomas Aumock <taumock@cablespeed.com>  Date: Thu, Jan 13, 2022 at 7:21 PM  Subject: Re: verification request ‐ Quimper Water System Extension for Pomona Woods  To: Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com>     Greetings.  4   As the consulting International Fire Code Plans Examiner and Inspector to the Jefferson County Department of Community Development, my recommended input to this email is that the Jefferson County PUD No. 1 fire flow and duration modeling data for a potential fire hydrant on Oak Bay Road, from the existing water service main associated with this proposal, will be presented in due time. Required automatic fire sprinkler system supply capability modeling is not required at this time, but will be required at permit application review for compliance with the International Fire Code.    I recommend the extension request as requested.  Yours in Life Safety & Fire Prevention    Thomas L. Aumock  Certified Consulting International Fire Code Inspector & Plans Examiner  Jefferson County Department of Community Development    H.O.: taumock@cablespeed.com & Cell: thomasaumock@gmail.com     Home: 360.385.3938 & Cell: 360.643.0272    From: "Ann Burkhart" <pomonawoods@gmail.com> To: "sharper" <sharper@jeffpud.org>, "Thomas & Traci's Email" <taumock@cablespeed.com>, "Emma Erickson" <EErickson@co.jefferson.wa.us>, "trent" <trent@g-little.com>, "ahunt" <AHunt@co.jefferson.wa.us>, "Susan Porto" <SPorto@co.jefferson.wa.us> Sent: Thursday, January 13, 2022 3:40:32 PM Subject: verification request - Quimper Water System Extension for Pomona Woods    All:    5 Amanda Hunt from DCD clarified that for my Pomona Woods Conditional Use Permit hearing to go forward (not the Quimper extension hearing), I need written verification that the extension is a feasible plan. Please see wording from Amanda's email below. If you need anything from me to do so, please let me know. If you have questions about what is needed from DCD, reach out to Amanda. I would very much appreciate a quick response as this is currently holding me up from a possible February hearing date.     DCD was requesting that “written verification” from the JPUD, EH, and Thomas A. were required prior to scheduling the Public Hearing. DCD is not requesting completed permits prior to the Public Hearing. Written verification can be an email, letter, or other application form (from the Department or Licensed Professional) that verifies the proposed utilities or systems are feasible for the proposed project. The Public Hearing would also just be for the Pomona Woods project, not for a collective hearing including the JPUD application.     Thank you in advance for your assistance.  Ann  Ann Burkhart, owner   Pomona Woods  206-480-8467    1 Amanda Hunt From:Amanda Hunt Sent:Thursday, January 27, 2022 8:59 AM To:Randy Marx Subject:RE: Pomona Woods (MLA2021-00066) Septic System Review Thank you for the update!    Amanda Hunt  Assistant Planner  ahunt@co.jefferson.wa.us    From: Randy Marx   Sent: Thursday, January 27, 2022 7:53 AM  To: Amanda Hunt <AHunt@co.jefferson.wa.us>  Subject: RE: Pomona Woods (MLA2021‐00066) Septic System Review    No change    Randy Marx Environmental Health Specialist    Jefferson County Environmental Public Health 617 Sheridan St. Port Townsend, WA. 98368 360 385 9402 RMARX@CO.JEFFERSON.WA.US http://www.co.jefferson.wa.us/650/Septic-Systems Always Working For a Safer & Healthier Jefferson County      CONFIDENTIALITY NOTICE:  This e‐mail message, including any attachments, is for the sole use of the intended recipient(s) and may contain  confidential and privileged information.  Any unauthorized review, use, disclosure, or distribution is prohibited.  If you are not the intended recipient, please contact the sender by reply e‐mail and destroy all copies of the  original message.  PUBLIC RECORDS ACT NOTICE:  All e‐mail sent to this address has been received by the Jefferson County e‐mail system and is therefore subject to the Public Records Act, a state law found at  RCW 42.56.  Under the Public Records law the County must release this e‐mail and its contents to any person who asks to obtain a copy (or for inspection) of this e‐mail unless it is exempt from disclosure under state law,  including RCW 42.56    From: Amanda Hunt   Sent: Wednesday, January 26, 2022 9:00 PM  To: Randy Marx <RMarx@co.jefferson.wa.us>  Subject: Pomona Woods (MLA2021‐00066) Septic System Review    Hi Randy,    Good Evening‐ I am just checking in on the Pomona Woods (MLA2021‐00066) septic system review.     I see the latest notes in Tidemark are the following: “12/9/21  No change, re‐notified planner and sent email to  owner.  RMarx, 9/1/21  App states a LOSS will be used, Jess G. says he will be proposing a county permittable OSS and is  working for the owners.  Nothing submitted as of this date. Emailed planner this day  RMarx”.    The last correspondence I was cc’d in between EH and the applicant was an email sent on 12/10/2021: “In the very  beginning you had a septic engineer that recommended a LOSS to meet your waste water needs (Large On‐site Septic  System,) these systems are permitted by the state.  You later contacted Jess at Shold Excavating who thought you could  2 permit a smaller system and permit it through my office. Local health can permit waste water systems up to 3500gpd  peak flow.  Anything larger requires state health permitting.  Rough calculation had you around the 3500gpd but there a  lot of variables that can push you above or below 3500gpd. This will directly affect things like the number of: rooms,  guests and seats in a dining area or restaurant.   I have not been contacted by anyone, nor has a decision been made  about the waste water flows your facility will generate and what agency you will be permitting through”.    Has the applicant responded to you since 12/10/2021? Was the determination made if a state health permit is required?  What is left for determining if their design if sufficient for their proposal? Thank you!    Best,  Amanda H.    Amanda Hunt  Assistant Planner  Jefferson County Community Development  Phone (Desk): 360‐379‐4458  Monday‐Friday 8AM‐4PM  ahunt@co.jefferson.wa.us      EFFECTIVE TUESDAY 7/1/2021 DCD WILL BE OPEN TO THE PUBLIC. M‐Th 9:00‐12:00 1:00‐4:30      DCD will maintain limited customer interaction and recommends scheduling an appointment to meet with  staff. DCD will no longer be accepting building applications by drop off or mail, you must schedule an  appointment with front staff to submit. A mask and social distancing is required.  Please visit our website https://www.co.jefferson.wa.us/dcd to see how we can best serve you during this time.   Email: dcd@co.jefferson.wa.us   Phone: 360‐379‐4450   Mail: 621 Sheridan St.; Port Townsend, WA 98368    1 Amanda Hunt From:Thomas Aumock <taumock@cablespeed.com> Sent:Thursday, February 3, 2022 7:13 PM To:Amanda Hunt Subject:Re: Jeff Fire Dept letter   ALERT: BE CAUTIOUS This email originated outside the organization. Do not open attachments or click on links if you  are not expecting them.      Hi Amanda ! We are now ready to go to the next step. The letter meets our obligation for consultation with the fire protection agency serving the project, and allows the Department to move forward. Yours in Life Safety & Fire Prevention, Thomas L. Aumock Consulting International Fire Code Inspector & Plans Examiner Jefferson County Department of Community Development H.O.: taumock@cablespeed.com & Cell: thomasaumock@gmail.com Home: 360.385.3938 & Cell: 360.643.0272 From: "ahunt" <AHunt@co.jefferson.wa.us> To: "Thomas & Traci's Email" <taumock@cablespeed.com> Sent: Thursday, February 3, 2022 2:39:39 PM Subject: FW: Jeff Fire Dept letter Hi Tom, Good Afternoon- Is the attached letter from the Brian Tracer of E Jefferson Co Fire & Rescue sufficient to confirm that the Pomona Woods proposal meets the Port Ludlow Fire and Rescue capability criteria? Thank you! Best, Amanda H. 2 Amanda Hunt Assistant Planner ahunt@co.jefferson.wa.us From: Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com> Sent: Thursday, February 3, 2022 11:47 AM To: Amanda Hunt <AHunt@co.jefferson.wa.us>; Trent McKnight <trent@g-little.com> Subject: Jeff Fire Dept letter   ALERT: BE CAUTIOUS This email originated outside the organization. Do not open attachments or click on links if you  are not expecting them.     Hi Amanda, Please see attached letter of support from Brian Tracer of E Jefferson Co Fire & Rescue. Can we schedule a quick call to confirm that DCD has everything they need to schedule the hearing? Thank you, Ann Ann Burkhart, owner Pomona Woods 206-480-8467 1 Amanda Hunt From:Susan Porto Sent:Friday, February 4, 2022 11:25 AM To:Samantha Harper; bill graham Cc:Emma Erickson; Amanda Hunt Subject:Water main extension of Quimper WS to serve for Pomona Woods Sam and Bill, I just got off the phone with Scott Pollock just to make sure there is nothing I am missing about  the proposed water main extension, since to my recollection, I have never been involved in before.  Now that  we have received the Certification of Water System Supply form to review, my main questions were:   to verify that indeed, since you can provide the minimum 30psi at the meter serving Pomona Woods,  based on your engineering assumptions, that the booster pump you are recommending to Ann is not  something that needs to be under the PUD's responsibility to maintain and    DOH has no need for any updates to either the water system plan (because you are going outside of  your current service area to serve this property, see snip of map below) and   That your current water system plan is adequate to allow this extension to proceed without an  engineering submittal to DOH.    Scott agreed with the first one, the other two, he deferred to Fern and to you.  Please make sure you check in  with Fern on the service area question and ensure your water system plan allows a "submittal exemption" per  WAC or contact Scott to comply with DOH requirements.      Also, Amanda Hunt will be asking for #16 on the Certification, to be completed between PUD and  Pomona.  Once that is done, she can proceed toward scheduling the public hearing.      If there are any questions or clarifications needed, let me know.     Happy Friday :)  Susan      2                           1 Amanda Hunt From:Ann Burkhart <pomonawoods@gmail.com> Sent:Wednesday, February 9, 2022 11:01 AM To:Amanda Hunt Subject:Follow up from our 2/7 call Attachments:Pomona Woods FAQ.pdf   ALERT: BE CAUTIOUS This email originated outside the organization. Do not open attachments or click on links if you  are not expecting them.      Hi Amanda,    Attached is a slightly updated Neighbor FAQ (now it matches the plan to use public water and all the calcs in the SEPA  checklist).    Regarding environmental products in construction.  This is taken directly from the US Green Building Council (USGBC)  LEED guidelines for MR CREDIT: BUILDING PRODUCT DISCLOSURE AND OPTIMIZATION— ENVIRONMENTAL PRODUCT  DECLARATIONS .    Option 1. Environmental Product Declaration (EPD) (1 point)   Use at least 20 different permanently installed products sourced from at least five different manufacturers that meet  one of the disclosure criteria below.   • Product‐specific declaration. o Products with a publicly available, critically reviewed life‐cycle assessment conforming  to ISO 14044 that have at least a cradle to gate scope are valued as one quarter (1/4) of a product for the purposes of  credit achievement calculation.   • Environmental Product Declarations which conform to ISO 14025 and EN 15804 or ISO 21930 and have at least a  cradle to gate scope.   o Industry‐wide (generic) EPD ‐‐ Products with third‐party certification (Type III), including external verification, in  which the manufacturer is explicitly recognized as a participant by the program operator are valued as one half  (1/2) of a product for purposes of credit achievement calculation.   o Product‐specific Type III EPD ‐‐ Products with third‐party certification (Type III), including external verification in  which the manufacturer is explicitly recognized as the participant by the program operator are valued as one  whole product for purposes of credit achievement calculation.   • USGBC approved program – Products that comply with other USGBC approved environmental product declaration  frameworks     For cleaning supplies some examples include:   peroxide multisurface cleaner and disinfectant from Ecolab    Microvia line of probiotic cleaning products from “beneficial bacteria” company Novozymes    Laundry detergent like Method or TruEarth   Practices based:  Not washing sheets and towels until guests leave    Energy Star laundry equipment  Let me know if you need anything more.  Did we get on the 3/15 schedule?    Thanks,  Ann  2 Ann Burkhart, owner   Pomona Woods  206‐480‐8467  1 Amanda Hunt From:Amanda Hunt Sent:Friday, February 25, 2022 1:53 PM To:Emma Erickson; Susan Porto Subject:RE: MLA2021-00066 Pomona Woods Potable Water Sign Off Hi Emma‐ Thank you for the follow up! Do you have time to talk at 3 PM this afternoon?    Amanda Hunt  Assistant Planner  ahunt@co.jefferson.wa.us    From: Emma Erickson   Sent: Friday, February 25, 2022 1:49 PM  To: Amanda Hunt <AHunt@co.jefferson.wa.us>; Susan Porto <SPorto@co.jefferson.wa.us>  Subject: RE: MLA2021‐00066 Pomona Woods Potable Water Sign Off    Amanda,   Susan and I just added the potable water condition and signed off on the potable water activity. We are considering  adding additional fees for our work on the case – just FYI.  Call us if you have questions,  Emma     From: Amanda Hunt   Sent: Friday, February 25, 2022 1:20 PM  To: Susan Porto <SPorto@co.jefferson.wa.us>  Cc: Emma Erickson <EErickson@co.jefferson.wa.us>  Subject: RE: MLA2021‐00066 Pomona Woods Potable Water Sign Off    Hi Susan and Emma‐ Have you both looked at the potable water condition in Tidemark yet?    Amanda Hunt  Assistant Planner  ahunt@co.jefferson.wa.us    From: Amanda Hunt   Sent: Friday, February 25, 2022 11:18 AM  To: Susan Porto <SPorto@co.jefferson.wa.us>  Subject: MLA2021‐00066 Pomona Woods Potable Water Sign Off  Importance: High    Hi Susan,    Good Morning‐ I spoke with Brent and he approved the plan to create a recommended condition of approval in the Staff  Report regarding #16 of the CWSP. Please provide the condition language you would like me to add to the Staff Report  and please sign off the Potable Water activity in Tidemark by the end of today. Thank you!    Best,  2 Amanda H.     Amanda Hunt  Assistant Planner  Jefferson County Community Development  Phone (Desk): 360‐379‐4458  Monday‐Friday 8AM‐4PM  ahunt@co.jefferson.wa.us      EFFECTIVE TUESDAY 7/1/2021 DCD WILL BE OPEN TO THE PUBLIC. M‐Th 9:00‐12:00 1:00‐4:30      DCD will maintain limited customer interaction and recommends scheduling an appointment to meet with  staff. DCD will no longer be accepting building applications by drop off or mail, you must schedule an  appointment with front staff to submit. A mask and social distancing is required.  Please visit our website https://www.co.jefferson.wa.us/dcd to see how we can best serve you during this time.   Email: dcd@co.jefferson.wa.us   Phone: 360‐379‐4450   Mail: 621 Sheridan St.; Port Townsend, WA 98368    1 Amanda Hunt From:Susan Porto Sent:Monday, February 28, 2022 12:19 PM To:Samantha Harper; Bill Graham; Amanda Hunt Cc:annburkhart18@gmail.com; Pollock, R. Scott (DOH); Emma Erickson Subject:RE: Pomona Woods proposed water main extension / ZON2021-00040 / CWSP certificate requirement Follow Up Flag:Follow up Flag Status:Flagged Samantha and Bill,     Thank you for the clarification, we had not received your statement below, until now.  At this point, I would say that the  second condition in the case listed below is satisfied, with this message and your comment on the form already  received.      Amanda, this message should be attached to your copy of the form for the record.     Thanks,   Susan Porto, RS Environmental Health Specialist 3 Jefferson County Public Health  615 Sheridan Street  Port Townsend, WA 98368             360‐385‐9404  email@co.jefferson.wa.us   | https://jeffersoncountypublichealth.org/    Always working for a Safer and Healthier Jefferson County  CONFIDENTIALITY NOTICE:  This e‐mail message, including any attachments, is for the sole use of the intended recipient(s) and may contain confidential and privileged  information.  Any unauthorized review, use, disclosure, or distribution is prohibited.  If you are not the intended recipient, please contact the sender by reply e‐mail and  destroy all copies of the original message.    PUBLIC RECORDS ACT NOTICE:  All e‐mail sent to this address has been received by the Jefferson County e‐mail system and is therefore subject to the Public Records  Act, a state law found at RCW 42.56.  Under the Public Records law the County must release this e‐mail and its contents to any person who asks to obtain a copy (or  for inspection) of this e‐mail unless it is exempt from disclosure under state law, including RCW 42.56.                                From: Samantha Harper <sharper@jeffpud.org>   Sent: Friday, February 25, 2022 3:49 PM  To: Emma Erickson <EErickson@co.jefferson.wa.us>; Bill Graham <bgraham@jeffpud.org>  Cc: Susan Porto <SPorto@co.jefferson.wa.us>; Amanda Hunt <AHunt@co.jefferson.wa.us>; annburkhart18@gmail.com;  Pollock, R. Scott (DOH) <RScott.Pollock@doh.wa.gov>  Subject: RE: Pomona Woods proposed water main extension / ZON2021‐00040 / CWSP certificate requirement      ALERT: BE CAUTIOUS This email originated outside the organization. Do not open attachments or click on links if you  are not expecting them.     2 Emma,    I emailed Amanda Hunt a couple of weeks ago, we do not have a contract for water line extensions.  The future  customer will be required to follow the PUD’s extension policy, an appendix in the PUD’s 2021 Water System Plan  Volume 1.    The state does not review our water line extensions within our water service areas as we have technical specification  and water details within our approved water system plan.  The review is performed by the PUD to verify it meets the  PUD technical specifications and standards.      Let me know if you have other questions.    Thanks,     Samantha Harper, P.E.  Engineering Director  310 Four Corners Rd | Port Townsend, WA 98368  Phone: 360‐385‐8341  |  Fax: 360‐385‐5945  Email: sharper@jeffpud.org        Public Utility District No. 1 of Jefferson County is subject to the Washington Public Records Act, RCW 42.56. Therefore, this email and its attachments, if any, may be disclosed as a public record. Public Utility District No. 1 of Jefferson County is an Equal Opportunity Provider and Employer. From: Emma Erickson <EErickson@co.jefferson.wa.us>   Sent: Friday, February 25, 2022 2:26 PM  To: Samantha Harper <sharper@jeffpud.org>; Bill Graham <bgraham@jeffpud.org>  Cc: Susan Porto <SPorto@co.jefferson.wa.us>; Amanda Hunt <AHunt@co.jefferson.wa.us>; annburkhart18@gmail.com;  Pollock, R. Scott (DOH) <RScott.Pollock@doh.wa.gov>  Subject: Pomona Woods proposed water main extension / ZON2021‐00040 / CWSP certificate requirement    Hello Samantha and Bill,   Just FYI – Susan and I have signed off on potable water review of the conditional use permit ZON2021‐00040 for Pomona  Woods with the following conditions:     The conditional use for this project is approved for available potable water provided that there is an  appropriately approved and installed water main extension from the Quimper Water System #05783 to serve  the project.  Future building permits will not be approved for available potable water unless the water tap is  located on the subject parcel and connection is available.   The Certificate of Water Supply Utility Service form must be completed to the satisfaction of Jefferson County  departments prior to approval of any future building permits.    Jefferson County is still awaiting the contract between PUD and Ann Burkhart but Amanda Hunt needs to proceed with  the public hearing so we signed off our review with these conditions.     3 Also we spoke with Scott Pollock today to make you do not need to have a water main extension project thru him. He is  relying on you to know whether you are exempt or not from the water system project approval based on how your  water system plan is written.     Please let us know one way of the other so we are in the loop,    Emma Erickson Environmental Health Specialist Jefferson County Environmental Public Health 360-385-9407 eerickson@co.jefferson.wa.us | www.jeffersoncountypublichealth.org/ Always working for a Safer and Healthier Jefferson County    CONFIDENTIALITY NOTICE: This e-mail message, including any attachments, is for the sole use of the intended recipient(s) and may contain confidential and privileged information. Any unauthorized review, use, disclosure, or distribution is prohibited. If you are not the intended recipient, please contact the sender by reply e-mail and destroy all copies of the original message. PUBLIC RECORDS ACT NOTICE: All e-mail sent to this address has been received by the Jefferson County e-mail system and is therefore subject to the Public Records Act, a state law found at RCW 42.56. Under the Public Records law the County must release this e-mail and its contents to any person who asks to obtain a copy (or for inspection) of this e-mail unless it is exempt from disclosure under state law, including RCW 42.56   1 Amanda Hunt From:Amanda Hunt Sent:Monday, February 28, 2022 4:01 PM To:Morgan Higdon Subject:RE: MLA2021-00066 Pomona Woods Public Hearing - Post to DCD Notice Page Thank you!    Amanda Hunt  Assistant Planner  ahunt@co.jefferson.wa.us    From: Morgan Higdon   Sent: Monday, February 28, 2022 3:55 PM  To: Amanda Hunt <AHunt@co.jefferson.wa.us>  Cc: Helena Smith <HSmith@co.jefferson.wa.us>  Subject: RE: MLA2021‐00066 Pomona Woods Public Hearing ‐ Post to DCD Notice Page    Can do!      Morgan Higdon  Office Coordinator  Jefferson County Community Development  621 Sheridan St., Port Townsend, WA 98368  Mon-Thurs 9am - 4:30pm, closed from 12-1  mhigdon@co.jefferson.wa.us  http://www.co.jefferson.wa.us   From: Amanda Hunt   Sent: Monday, February 28, 2022 3:45 PM  To: Morgan Higdon <MHigdon@co.jefferson.wa.us>  Cc: Helena Smith <HSmith@co.jefferson.wa.us>  Subject: MLA2021‐00066 Pomona Woods Public Hearing ‐ Post to DCD Notice Page    Hi Morgan,    Good Afternoon‐ Can you please post the following to the DCD Notice Page on Wednesday, March 2nd ? Here is the  Public Hearing that needs to be noticed:    Application Number: MLA2021‐00066  Applicant: Pomona Woods LLC  Postal District: Port Hadlock  2 Location: Parcel # 921183008 & 921183002; Section 18 ‐ Township 29N ‐ Range 1E; Oak Bay Road, Port Hadlock, WA  98339  Notice of Public Hearing Date: March 2nd, 2022  Project Description: TYPE III CONDITONAL USE PERMIT FOR A SMALL‐SCALE TOURIST RECREATION USE RETREAT CENTER  ‐ Pomona Woods LLC (“the applicant”) proposes to construct a commercial, small‐scale tourist and recreational retreat  center (“Pomona Woods”) along Oak Bay Road in Port Hadlock, Washington. The Pomona Woods Retreat Center would  accommodate guest reservations for group activities such as yoga retreats, business group retreats, and corporate or  not‐for‐profit strategic planning. Rooms would not be reserved for individual guests. The 7,155 square foot Pomona  Woods Retreat Center proposes twenty‐four rooms, a commercial kitchen to serve guests three meals a day, and would  accommodate a maximum of thirty‐five guests and seven employees. A caretaker residence (for two on‐site caretakers),  septic system, main parking lot (29 stalls), caretaker parking area (2 stalls), lawn area, one access road, and one entrance  sign are also proposed to serve the retreat center. The proposal would create 53,497 square feet of new impervious  surface. All work would be conducted on a vacant, heavily forested property. There is a Coastal Saltwater Intrusion  Protection Zone located on the property. No other critical areas are located on the property. The applicant has  submitted a SEPA Environmental Checklist, Stormwater Pollution Prevention Plan, Custom Soil Resource Report, Class IV  General Forest Practice Application, and Geotechnical Report in conjunction with the Conditional Use (Type III) Permit  application. The proposal is subject to review under the State Environmental Policy Act (SEPA). A SEPA Determination of  Non‐Significance was issued for this proposal on March 2, 2022.      File Location: G:\PermitCenter\2‐Permits\MLA\MLA21‐00066   Laserfiche: Jefferson\Community Development\DCD PUBLIC CASE FILES\2021\2021  MLA (Master Land Use  Applications)\MLA21‐00066    Once you have the DCD Notice Page file location, can you please send me a link (which I will forward on to the parties of  record). Thank you!    Best,  Amanda Hunt      Amanda Hunt  Assistant Planner  Jefferson County Community Development  Phone (Desk): 360‐379‐4458  Monday‐Friday 8AM‐4PM  ahunt@co.jefferson.wa.us      EFFECTIVE TUESDAY 7/1/2021 DCD WILL BE OPEN TO THE PUBLIC. M‐Th 9:00‐12:00 1:00‐4:30      DCD will maintain limited customer interaction and recommends scheduling an appointment to meet with  staff. DCD will no longer be accepting building applications by drop off or mail, you must schedule an  appointment with front staff to submit. A mask and social distancing is required.  Please visit our website https://www.co.jefferson.wa.us/dcd to see how we can best serve you during this time.   Email: dcd@co.jefferson.wa.us   Phone: 360‐379‐4450   Mail: 621 Sheridan St.; Port Townsend, WA 98368