Loading...
HomeMy WebLinkAboutPC Digital Transcript 09-07-202217:32:24 meeting of Jefferson County planning commission and i'll I'll I was roll  call. 17:32:34 Please say if you're here when I say your name Arlene, i'm here, Kevin  here anthea here. 17:32:43 Yeah, not here yet, Lorna not yet ld here, Chris, I hear you, Mike, say  you wouldn't be here. 17:33:00 So we he used, and Richards here. Are there any comments regarding the  agenda? 17:33:11 Having done, the the United States approved. we can now, we have a set of  minutes to approve. 17:33:17 From August seventeenth 2,022 i'd like to entertain a Motion to approve  the minutes move to approve. 17:33:25 I'm kevin is there a second second thank you any discussion i'll pull the  commissioners in and ask if you approve. 17:33:39 Yes, no work or abstain. Yes, being you approve Arlene Kevin. 17:33:45 Yes. yeah. 17:33:52 Did you? Yes, Matt's not here yet laura's not here. 17:34:01 Ld. Yes, here. Richard says, yes, 2. the ministry approved. 17:34:10 There any planning commissioner updates cynthia. I'd like to report that  Mike Nelson and I spent the last couple preparing a proposed draft to the have  planning commission bylaws We set 17:34:30 out to take a very light touch, and mostly clean up a little bit of  formatting while adding some importance. 17:34:38 Suggestions from the civil attorneys proposed edits back from November,  the third of 2,021. and 17:34:49 We did prepare that in a line in line out format, with a list of changes  and their justifications. 17:34:58 And pro sent them to the planning commission desk and to staff 17:35:03 I haven't gotten a response from staff, nor have I seen that go back out  to the planning commission, which was my request. 17:35:10 And then I also requested that it'd be included in the packet for the  retreat. 17:35:16 On this on Saturday the seventeenth so i'm not sure what's happening with  that I hope planning Commissioners get that from Staff Asap, so that you have a  chance to look it over the bylaws just to be clear to 17:35:28 everybody. The bylaws are quite clear that we cannot take action on the  bylaws at the Retreat, because it's not a regular meeting. 17:35:40 We also can't take action on the bylaws until they've been on the on the  agenda for one meeting, and then we can't vote till the next. 17:35:53 So this would be for you to look at for our discussion during the retreat, and to take into consideration and ask any questions. 17:36:03 If you have any from your reading that's a great starting point for their  treat, they'll make our work much more productive. 17:36:12 There. Thank you. Are there any other comments from the commissioners I'm  sorry. 17:36:17 No pit mad at join the meeting 17:36:25 Yeah. hearing no additional i'm sorry is number you big Nope. 17:36:35 No hearing, no additional comments. We'll move ahead to item 5 of the  agenda, which is DCD. 17:36:40 Staff and directory updates. You have to unmute yourself, Brent. 17:36:46 Thank you, Mr. Chair. thank you. I just wanted to give a quick update. 17:36:53 I'm not sure if we reported back to the full planning commission about the the stock plans. 17:37:01 What. but I see that Commissioner Coker and Commissioner Allen are here,  and and Commissioner of the Vice Chair is here too. 17:37:16 Okay, And so that constitutes the the stock plan subcommittee. 17:37:20 And so we presented those stop plans to the Border County commissioners. 17:37:25 And one of the outcomes of that was the staff. 17:37:31 Report also shared an effort by houseing Solutions network to obtain  plans, and also the realization that the updating plans from Cloud County would no  longer be feasible, as the director has stepped down and that 17:37:52 required her as in her professional capacity as an architect. 17:37:58 And so The stock plan that, was originally thought that we might be able  to use is not viable the board of kind of commissioners. 17:38:08 Stated they would like to have a gauge of the community's interest in  those plans before they allocate any funding for the review of those plans to make  them stock plans. 17:38:24 And so where we are now is that we have 4 plants that were recommended by  the planning commission subcommittee. 17:38:31 And now we have also a recommendation or a a request of the Board of  County Commissioners to identify. 17:38:40 If those plans are ones the community wants and So we're gonna reconvene  the planning commission subcommittee to to identify how best to approach that 17:38:51 And I just wanted you to be aware of that nice too. you're welcome, chair  and commissioners, and I have one other item, and this has to do with tonight's  public hearing after consideration with the prosecuting 17:39:08 attorney's office out of an abundance of caution. we deemed it appropriate and prudent. 17:39:15 For the planning commission to listen to the presentation. 17:39:19 Open the public hearing to accept public testimony, and after  deliberations are during deliberations, you can continue the public hearing. 17:39:30 I know that often we close the public hearing but we're asking that you  continue the public hearing to September fifteenth 2022, leaving the record open  onto the close of the hearing on 17:39:46 September fifteenth, to ensure those that without broadband have access. 17:39:54 We plan to schedule the next meeting on September fifteenth, as a hybrid  event starting at 5. 30. 17:40:03 We will also notice it. in the leader we'll send that notice. 17:40:07 So it's published next wednesday but for every individual we've already  noticed this meeting. 17:40:15 So there's 2 different approaches here that are converging. one is a  continuing the meeting, leaving the public hearing open. and then we'll also  supplement that with an additional notice at next Wednesday's published 17:40:34 do. That means we won't come to any deliberation until after the end of  the public comment period. 17:40:40 On the fifteenth Correct? Well, I I think that as long as 17:40:48 You can discuss what you've heard best for far and continue the discussion until the next meeting. 17:40:54 But the public record should remain open. Yeah, yeah, the public here and  as well as the record. 17:41:02 Right. So there's no need for a meeting tomorrow to try and Finish this  up. 17:41:07 We're gonna leave the public hearing period open for another week that's  fine correct, Lithia. 17:41:16 My space bar isn't working that's why I keep having trouble 17:41:20 My question is so at the the meeting on the fifteenth, which I think is  great. 17:41:26 I. My, this is my big concern that we are not hearing from the public. 17:41:30 So more time for the public to weigh in is good. 17:41:32 In my opinion, so i'm highly supportive my question is at the meeting on  the fifteenth will we continue to take testimony. 17:41:43 Verbal testimony during that meeting, or will Yes, yes, that I will answer that right away. 17:41:50 So at that meeting you can continue to take public testimony. 17:41:53 And then at that, at that meeting you should close the hearing and then  finalize your deliberations under under such a type timeline 17:42:03 And so we're hopeful that this gives you additional time we're gonna  present. 17:42:09 All of the information that we have. I know that we did attempt to extend  the of the moratorium, but that was unsuccessful, and I believe you were all aware  of that. Oh, I I I guess that was an additional item that I just should 17:42:23 identify that we did go, and and Brian Benjamin gave a really great  presentation to the board. 17:42:31 But the board was not moved. They felt that it it is important that this  be concluded, and they denied the request that we presented to extend the  moratorium, and so we're we've been Russian working 17:42:46 around the clock, and I really want to say that the staff that's partly  why we did not receive a response is that there was no one to respond, because  we've been so swapped trying to get the ordinance 17:42:59 drafted and everything prepared, and ready for you so i'm wondering should we expect to stay late at that meeting if our deliberations go long? Should we  expect to to have a meeting on the sixteenth if we're 17:43:12 not able. I would expect that if the deliberations go along that you would expect to stay late that day and need to have everything available for the board. 17:43:22 They're gonna have the first Workshop the following week Alright, Thank  you. Laura Smith is join the meeting 17:43:35 Yup rent. Do you want to see you got a second item on? 17:43:40 There was about resolution. 41 22 Yes, and that's just an update regarding the temporary county policy. 17:43:51 As a response to the covid 19 pandemic and so we've attached the full text of the resolution to this agenda is item 5 and and the new resolution recognizes  that on all 17:44:06 this third the public health officer researched the requirement of No. 17:44:14 In‐person open public meetings contained in the April the 20 sixth, 2,021  public health order. 17:44:23 Current guidance is that as long as there is a declared state of  emergency, public open public meetings will be held in virtual formats. 17:44:32 Only with the public having access via Internet platforms such as the one  we're using today. 17:44:40 Or the go to meeting Via the telephone or streaming in the on the counties website or B held in hybrid formats with in‐person capacity limited to 50% of the  venues capacity and So that's what 17:44:58 we're gonna do for the continuation of the lot of record hearing. we're  gonna have that as a hybrid meeting with capacity limited to 50% of the venues  capacity, and also having 17:45:16 access via internet platforms. in this case, zoom and via the telephone. 17:45:23 So so the the folk text is is included in the packet as a 5 A. 17:45:30 And I just read the most important aspects of that thank you Brett. 17:45:40 So then we'll move on to the next agenda item, which is the public comment period this is a public comment created for items that are not related to the legal bottom. record. 17:45:52 We'll we'll have public testimony regarding a lot of record later in the  meeting is there anyone there'll be a lot of 3 min per speaker. 17:46:03 Is there anyone who would wish to speak today 17:46:14 Ellen. Is there anybody who's contacted you only sharehold? 17:46:21 No one has contact with me and i'm not seeing any hands raised or anybody  who has turned on their microphone checking my email again on the planning  Commission email and do not see any request to speak Okay, Well, then, hearing no 17:46:43 one request. Do you speak we'll close the public comment period today? 17:46:48 We have no consent agenda items to approve so we'll move past that agenda  item and go to regular business, and this is the time of year. We get reelected or  elect the Commission share and vice 17:47:01 chair, and we'll treat these 2 as separate agenda items. 17:47:06 We'll start with the election of the planning commission share and I  openly hearing to hoping open up to nominations for chair 17:47:19 Laura. I nominate real Richard Hall for chair. 17:47:27 We have one nominee any additional nominees 17:47:38 Hearing none. how close the nomination for commission share. 17:47:44 Is there any objection to holding the election today? instead of the next  meeting, we have to have a vote. 17:47:53 It has to be a two‐thirds of the Commission to have hold the meetings I'm  a century doing that by asking if there any any objection, we have to have a formal vote according to the 17:48:09 bylaws. Somebody proposed a vote to elect the chair today. 17:48:19 I will so move with someone. second that I'll pull the commissioners and  say, yes, no. or at Stane Arlene. 17:48:35 Yeah, Yes. yeah, yes, Laura. Yes. 17:48:43 Ld. Yes, crystal in here mike's not here. 17:48:49 Metry says Yes, so it holds election for the chair today, and we will do  so as part of the agenda. 17:48:55 Item like once again pull the commissioners if you look for Missionary  Hall say yes, or again, say no. 17:49:09 We're abstain sales team arlene 17:49:17 We're voting for here? Yes, kevin Cynthia. 17:49:27 Yeah, yes, Yes. Alde 17:49:38 Got it. Okay, thumbs up Richard says yes, too. 17:49:41 So Commissioner Hollis is is elected chair we'll move on the next agenda  item for vice chair. 17:49:50 I'll entertain nominees teams nominees for vice, chair 17:49:58 I know i'm gonna make matt i'll second that it's the Matt has been and  nominators are the additional nominations 17:50:19 Okay, I'm going to pull the commissioners to vote on vice chair today. 17:50:23 If you wish to vote today, go Yes, if you don't wish to vote today both  No. 17:50:30 Yes, Kevin yeah. that was a yes, I take it. 17:50:39 Matt. Yeah. Lauren Laura. Yes. Ld. 17:50:50 Yes, yes, as well, So now we'll vote Matt Vice chair. 17:50:55 Yeah same rules, and i'll pull the commissioners Arlene Kevin. 17:51:00 Yes, yes, Matt. 17:51:08 I didn't. Yes, yes, hello, lorna Yes, ld I see? See that again? Ld. 17:51:22 And Richard both. Yes, so Matt is elected for his vice chair, and if you  move on to the next agenda item, congratulations, both of you. 17:51:35 Thank you. thank you so, we're we're now getting to the meet of this  meeting, which is the legal lot of records. 17:51:45 And now I think that it make sure I understand this procedure properly. 17:51:50 At this point I have a a for a call to read that correct brand. 17:51:57 Yes, and and the name of this. So this is a This is a public hearing  procedure for legal lot of record, and the the the public hearing is now open  regarding legal lot of records. 17:52:16 These are all legitimate proceedings in making our findings and  recommendations to the Board commissioners. 17:52:23 The planning Commission follow strict procedural requirements. 17:52:28 The planning Commission will consider all timely testimony and evidence  for or against proposal. 17:52:34 Comic currency is expected from all participants first we'll begin with a  staff presentation by Brian Benjamin community development, followed by public  testimony, both written and and oral testimony would be 17:52:49 accepted until the close of the meeting September fifteenth. However,  because Covid cautions prevent in person delivery of written comments. 17:52:59 You have to be sent. Is it Project Planner at the following email address? 17:53:05 And that is brian's address which he will have to give you when he does  the presentation. 17:53:09 Said, Okay, Brian, thank you. excuse me chair hall i'm concerned about  something. 17:53:16 You just said you said we'll be accepting public comment till the end of  the meeting on the fifteenth, but that if we is that correct rent? 17:53:25 Yes, and it's important to state that the meeting will start at 5 30 on  the fifteenth, as so it's a date and time certain. 17:53:33 But what my my concern is different. My concern is if we, if we finish  deliberations that night and vote to send a packet to the Board of County  Commissioners, we We will not still be taking public comments through 17:53:49 deliberations and vote a vote, so that would not be correct. I I think I  think we're taking comments into the close of the Oh, I I say closely meeting I  should have said pose the public. 17:54:03 Comment: Yeah, that's what I meant to say thank you Thank you for catching that . 17:54:09 So the you get that correct, both written in oral testimony, will be  accepted, and to expose the public comment. period. 17:54:17 September the fifteenth the planning commissions. 17:54:23 Public comment period will close during the meeting September 15 any  correct, any comments submitted after the close of the public comment period will  be forwarded to the Board of County Commissioners for consideration and it's 17:54:39 legislative decision. The Board of kind of Commissioners may also hold  public hearing before taking action. 17:54:47 Formal notice what it would appear in the Jersey County later newspaper. 17:54:52 In that case, following the hearing here i'll be following the hearing  deliberations on proposed amendments will be held. 17:55:01 Yeah. at the end of the Google, close of the prey, September fifteenth. 17:55:06 Oh, they call the current period. If you wish to speak tonight. please  raise your hand using the raise hand feature on zoom. 17:55:17 If your version of Zoom does not have this function you can type, raise  hand in the chat box, and you a big knowledge by the chair. 17:55:27 At this point i'll turn the meeting over to Brian to give us a  presentation 17:55:38 Thank you. Chair Hall just testing my mic, making sure you all can hear me 17:55:46 And hello, Brian, we can hear you great thanks and it looks like I've got  shared screen capabilities. 17:55:52 So let me do that. Okay. And then, before I get going, I just wanna test  my screen to make sure it's live for everyone in attendance. 17:56:04 Can you see the slides move back and forth 17:56:11 Yes, Alright, thank you. Okay, Good evening, chair. Paul. and Members of  the planning commission for the record. 17:56:19 I'm. Brian benjamin assistant planner with the Department of Community  Development, and Tonight's presentation will provide a debrief on key findings of  the staff report Notice for today's hearing and provide an 17:56:30 overview of staff comments addressing the language and effect of the  proposed new regulations. 17:56:38 First I will recap the August seventeenth planning Commission meeting, and then provide background information, and the proposed ordinance as detailed from  the Stack port, and then introduce a DCD Staff proposal for the 17:56:52 planning commission and public to consider for the proposed ordinance 17:56:58 Onto the U. S. 17 threec. The presentation to the Pilot Commission on  August seventeenth included updates public outreach results and introduce the first draft of the legal out of record ordinance This presentation was 17:57:13 the first opportunity for the planning commission to review in response to the proposed regulation 17:57:21 Alright onto our stack report, Finding the stack report prepared for the  public hearing Reviews proposed to development regulation Amendments introducing a  legal lock of record determination. 17:57:35 Process. The amendments include a new chapter to the Unified Development  Code, or Udc. is Chapter 1812, and identifies corresponding changes to 2 existing  chapters, chapters, 1835, and 18. 17:57:50 10 of Jefferson Accountic code, which resp. amend boundary line adjustment provisions, and the Udc's definitions based on the new processes and protocols of  check 1812 17:58:06 As a part of the staff reports findings, DCD. 17:58:10 Issued a determination of non‐significance or dns for the proposed  amendments. 17:58:17 Dns found that the proposed changes, the Udc. 17:58:19 Were unlikely to have adverse environmental impacts, and relied on Cpa  documents adopted by reference to make this determination as noted in the public  notice for the project 17:58:37 Review of the 2,018 Jefferson County Comprehensive Plan, DCD. 17:58:38 Staff found the proposed Ddc. amendments were in conformance with the  variety of comprehensive plan goals and policies. 17:58:47 3 goals and 5 policies were identified in the staff report showing that  the amendments meet the plan's vision for environmental protection housing and land use in rural areas. 17:58:58 Most prominently. The proposed need to see Amendments meet expectations  for DCD. 17:59:02 To complete a research task identified by land use policy. L. U. 17:59:07 P. That's 20 point, 3 which defines that the department should analyze  historical subdivisions in Jefferson County to define processes for legal lots of  record certifications and define valid plats in rural and 17:59:22 urban areas. 17:59:28 The staff Report also includes staff findings required for the planning  commission. 17:59:32 Consider as a part of its recommendations. These findings will be  addressed as a part of the hearing which will end deliberation will begin after the presentation is moving on to the staff proposal for 1812 17:59:54 DCD. Staff wishes to include a comment on the proposal for the Planning  Commission and the public to consider as a part of the public hearing The comment  proposes and adjustment to the implementation protocol identified in 18:00:08 the draft ordinance noticed for this hearing on out August 20 fourth. 18:00:15 The comment is made in response to ongoing efforts to coordinate with our  partner agencies like the Department of Environmental Public Health. The Department of Public Works. 18:00:25 In preparing this policy for implementation, DCD Staff recognized the  potential source of confusion and I think a lot of record determination protocol  outlined in the draft ordinance. 18:00:37 Created for this hearing, and wishes to introduce the proposed solution 18:00:46 So prior to introducing this staff proposal Let's start with reviewing  some background information on the way. 18:00:53 There's a fundamental change to the ordinance from the Moreatorium Pre  1971 date will no longer be the bright line, and determining legal a lot of record  status dCD determined that post august eleventh 18:01:08 no* subdivision regulations at the state level we're, not substantively  different from the September seventh, 1970. 18:01:19 One regulations they were implemented at the local level. Thus, post  august, eleventh, 1969 plats are presumed to substantially meet all requirements  outlined by the 1971 regulations. 18:01:36 This produces this reduces, Excuse me, the total number of plots affected  by the permanent regulations by a total of 8. 18:01:43 So 8 plats will no longer fall under some of the restrictions of the  proposed ordinance. 18:01:51 Excuse me, Okay, onto the next slide. Then there are 2 key terms that  should be clarified further. 18:02:01 First the term log of record, and then the term legal lot of record. 18:02:08 These terms derive from and appear similar, mean 2 different things. 18:02:16 A lot of record refers to any lot created in compliance with subdivision  regulations. 18:02:22 At the time of its creation, and which has been recorded proved or  recognized by a local government. 18:02:31 Essentially its creation is verifiable. The purpose of establishing  whether a lot is a lot of record just to ensure that property is both legal and  could available. 18:02:44 Conveyance of property that was created in violation of subdivision. 18:02:48 Law is illegal. A legal out of record refers to a property that has been  deemed eligible for development, meaning that the local government has evaluated a  variety of factors affecting the property and has determined whether it 18:03:06 can legally be built on. local governments, have the ability to define  criteria by which lots can be considered legally eligible for development and the  determination of legal law status allows the property owner to submit development  permit 18:03:24 applications for the property 18:03:32 Gcc. 1812 outlines. when a lot of record can be considered a legal lot of  record. 18:03:40 First the lot can be considered eligible for development if the lock means zoning standards. 18:03:47 So a lot within the rural residential one to 5 zoning designation. 18:03:52 That is, at least 5 acres in size would meet criteria for leave. 18:03:58 A lot of record standards, a substandard lot meeting any about it that is  smaller than that size indicated by zoning, may still be considered eligible for  development. 18:04:09 If it meets the exceptions identified at 1812, 7 0 sub. 18:04:17 4 were the criteria of reasonable economic use processes identified in  1,812, 8 0 18:04:27 This diagram illustrates the review process, and protocol is defined by  the August 20 fourth draft of the ordinance, moving from left to right. 18:04:39 The process starts with an application for legal out of record  determination on a vacant or not residentially developed locked. 18:04:48 There is an initial lot of record evaluation to ensure the lot was legally created, and he illegally created. 18:04:57 Lots would not be considered eligible for development. Next, all lots of  record are assessed for conformity with zoning standards, conforming lots that meet zoning standards would be granted leave a lot of record 18:05:14 status, any substandard locks are then moved along in the process. 18:05:22 It's a standard lot meeting one of the exceptions of 1812, 7 0. 18:05:26 So 4 would be granted legal status. If a substandard lot does not mean  those exception. 18:05:34 Criteria. then the property owner has a second option to continue the  evaluation under the reasonable economic use process of 1812, 8, 0. 18:05:47 The substandard lot meeting reasonable economic use, criteria would be  granted. 18:05:52 Development, eligibility and substandard lot that does not need reasonable economic use. Standards would not be considered eligible for development 18:06:07 The process proposed in the August 20 fourth draft of the Ordinance  reviews only bake it knots and results in 6 different outcomes, one where the first is that certain development proposals may never be reviewed 18:06:22 for legal status, then illegally created lots, or deemed ineligible for  development. 18:06:30 The next is that conforming locks are deemed eligible for development,  followed by acceptance. standard. 18:06:38 Some standard lots being deemed eligible for development. substandard  lots, meeting, reasonable economic use. 18:06:46 Criteria would also be deemed eligible for development. 18:06:50 And finally, some standard locks, neither meeting reasonable economic use, criteria, or exceptions, are deemed ineligible for development. 18:07:02 In addition to this being a lot of different results, the 6 potential  outcomes create a regulatory environment that be that may be less predictable that  desired. for example, under the current process, a lot meeting zoning standards may be 18:07:21 deemed legally eligible for development, but they may not actually be  buildable based on site conditions. 18:07:31 And this situation an applicant may be confused by the result of having  their lot deemed legally eligible for development, even though it ends up being  unbuildable, due to site conditions, like shoreline and flood 18:07:44 hazard designations. Further, the current process could result in a  situation where the county overlooks the parcel that was previously built on, but  not legally created, which is a situation that we want to avoid 18:08:02 2 solutions are recommended for planning, commission, and public  consideration. 18:08:08 Excuse me, Brian This is Commissioner Smith I didn't understand that last  thing you said about confusion about a lot that's already built on Laura Laura. 18:08:18 Could we wait until the end of this presentation Yeah, yeah we can That'll be my question shared, and go ahead. 18:08:29 2 solutions are recommended for planning, commission, and public  consideration. 18:08:34 The first would be to require a legal lot of record determination prior to any development, permanent application being submitted, and the second would be too integrate. 18:08:44 A site development review process into the legal out of record  determination which would clarify whether a lot is both legally elegant for  development and is actually feasible to be built on 18:09:00 So let's revisit the process diagram with the 2 proposed changes  integrated, moving from left to right, you can see that the scope of legal out of  record determination has expanded development proposals on all lines So this 18:09:20 text at the left hand side, and now says all loss instead of making. 18:09:27 Then both conforming lots and accepted substandard locks go through the  same site. 18:09:33 Development review process. No other aspects of the process changes and  the results are improved for the applicant to take action with. 18:09:46 There's some assurance that their development eligibility is matched by on the ground build ability incorporating these 2 recommendations would entail changes to chapter 1840, and the proposed language of chapter 1812 and would result in  requiring 18:10:05 legal out of record Determination Inside Development Review, prior to all  development proposals, helps to prevent potential conflict between legal  eligibility and on the ground buildability and streamlines. 18:10:23 The permitting pathway to be more predictable, and reduces the total  number of outcomes resulting from the 18:10:33 It wraps up our staff presentation, and we can address any questions. 18:10:39 Laura, you had a question. Yes, thank you here brian I've heard you say  something. 18:10:46 I I I went by fast. I thought I heard you say something about lots that  have already been built on. 18:10:53 Did did I hear right we're Does this catch some lots that have already  been built on the section that i'm referring to. 18:11:03 I'll come back here. Let me find it in my notes here 18:11:12 So I think the this: The question that you have is about this language  Here the the current process could result in a situation where the county over the  parcel that was previously built on, but was not legally created, which is a  situation that we 18:11:30 would want to avoid. So I think we have realized as we've been developing  these regulations that, since we haven't had legal lot of record determination  standards in place and in a predictable way that's universally applied it's 18:11:47 possible that there are lots that we're not legally created that we were  built on and permanent and that sorry. Good. 18:12:03 Oh, I just said, certainly. yeah, go ahead. yes, so that that situation  probably exists, and that we do want to prevent those illegally created lots from  being further developed, and because it's one of our obligations as a part of 18:12:20 State laws to make sure that we're not permitting development on illegally created lots. 18:12:28 So in order well, just to go one step further I think you're talking  about. let's say somebody put up, you know, a home on on a lot that had not been  legally created. but in fact, they had a building. 18:12:43 Permit to do so, because it fell through the cracks. 18:12:46 Then, if they came in for a permit to remodel, they would maybe be denied. 18:12:50 That permit. If it was an expansion or how would that be handled. 18:12:55 Yes, that's the kind of situation that we're wanting to 2 comprehend as a  part of these changes. 18:13:03 So. i'm Not sure exactly. how it would be handled. I assume that an  illegally created lot would just not be able to have development approved on it. 18:13:15 That there being a some other process by which we would review that  situation. 18:13:25 Yep potentially. it really depends on the situation. And what kind of lot  we were talking about. 18:13:35 If it was a tax parcel associated with another larger lot or a Testament  Testamentary lock that was built on a long time ago. 18:13:43 That may not be a legal out of record but would be a lot of record. 18:13:49 So there's a variety of situations each would have its own analysis  associated with it. 18:13:54 But essentially we've realized that we Do need to capture those situations to avoid permitting development on lots that we're not legally created, or are not  legal lots of record. 18:14:07 Thank you. concepts clear. I I don't want to get a Bogg down process  right. 18:14:13 Now I think that this is more. Is that ask your question? 18:14:16 Yes, it does. Thank you. Other additional questions for for Brian. 18:14:21 Yeah, : Hold on, all right, Cynthia. Oh, what? 18:14:33 Okay, I I was curious when you're you're a realtor. 18:14:39 You got a buyer interested there's a question about the lot you know It's  not gonna come up a whole lot as soon as we get this fixed. 18:14:45 But how quickly are these determinations expected to be able to be made? 18:14:48 If someone's got a 30 day contingency say on a sale of a property that's  gotta go through this process. 18:14:56 Sure. I think that's a little bit tricky to answer because there's so much variety in potential site conditions and the property that we're reviewing. 18:15:08 For instance, if there is a question at the stage of determining a lot of  record status, if we're unsure whether the lot was legally created, or whether  there was a boundary line adjustment that happened informally along the way 18:15:22 based on deed history, or something like that. it could extend the  process. 18:15:26 But essentially you, to accommodate the situation where somebody is  wanting to have the legal lot status determined for the purpose of property sale  and not necessarily development. 18:15:40 We would allow the legal out of record status determination to be made  independently of this longer site. 18:15:51 Development review process and that Site Development Review would then  just be deferred. and the buyer would recognize that prior to submitting any  development permit applications that have to come back and submit that site  development review permit. 18:16:08 So we're imagining, being able to detach or uncomfortable. 18:16:14 The 2 processes to accommodate folks who are just wanting to sell their  property and define eligibility at the least prior to sale. 18:16:24 Thank you you had a question. I have a couple of questions. so one is a  follow up to what you just said, Brian, So that means if I had a piece of property  that I wanted to sell, and I wanted to preemptively. 18:16:36 Determine for a potential buyer eligibility. I could. 18:16:41 I could make some kind of application by which the that would then  determine that legal lot of record and build ability. 18:16:54 You know some permanent way like it's attached to my property. 18:16:57 It's now a legal fact it's not only a legal lot of record, but it is  buildable, it's it's eligible to receive permit applications, and then the site  development review would be the process by which we actually 18:17:13 assessed site conditions, so soil types, building envelopes in response to critical areas. 18:17:21 Everything that we normally do for consistency review of a permanent  application we would do during site development process. 18:17:28 So it's possible to uncouple them or have both done and the product of the Site Development Review would essentially be identification of building envelopes  on site. 18:17:40 Okay, And my other question is more of a question about So this is a The  planning Commission has not yet seen this language that you're proposing. 18:17:51 So. So we're having a hearing on one set of language and now we're having  a presentation where we are in broad strokes, you know, talking about new language  where we haven't even approved the old language so 18:18:08 i'm i'm a little concerned about this and also curious about how you are,  how we're supposed to consider this. 18:18:18 I I might invoke brent's support a little bit here, but i'll try to answer it first. 18:18:24 Is that we're essentially submitting this recommendation for new language  as a comment to the to the public hearing. 18:18:32 So the public comment period is open and these are changes that we're  submitting to you first in presentation format, and then we'll be submitting as a  comment for your consideration through the hearing Do you have that language for 18:18:47 us to look at it before we go on here. Maybe Brent could comment on this. 18:19:11 Yeah occur on the fifteenth, and so we're giving you sort of an early  overview of some of the things that we saw given the rust pace to get this through. 18:19:20 And so we have summarized what we identified as a a best pathway. 18:19:24 And that will all be available to to to those that are or here today, and  also those that aren't through the the notice that we are providing the key 18:19:43 Just address your questions in via i'm sorry Brent I? 18:19:48 I missed. When will we see that language? So that language is going to be  posted online? 18:19:55 And it made available in our we're doing another notice I think I I shared that early on and the next addition of the leader. 18:20:06 There will be another notice that is a special meeting of this body  because it's not occurring on the regular money regular Wednesdays. 18:20:18 The first or third. so we are going ahead and proactively posting that, or noticing it. And of the leader. 18:20:27 Yeah, will also have the textual language how you can access that as well. 18:20:37 Okay, So when will I'm sorry when will it be available to us? 18:20:47 We will make it available to you immediately after this here Oh, I should  say not after this here after today's meeting. 18:20:54 Excuse me, thank you. Are there any additional questions that directly  relate to Brian's presentation today. 18:21:05 Right, right? I I i'm guessing your what where is your your email is  probably posted on the DCD website. 18:21:12 Is that correct? And so people can comment directly to you through the  website. I believe so. it's also available in both the stack report and the public  notice for this this hearing that we posted on August 20 fourth and I can also 18:21:27 just dictate it for anybody Who's in in attendance, and for the record be  Benjamin, which is B. E. 18:21:37 N. J. A. M. I. n at CEO, that Jefferson that W. 18:21:47 A. U. S. Thank you 18:21:58 From  Jefferson County DCD  to  Everyone: bbenjamin@co.jefferson.wa.us 18:21:58 Thank you for your presentation. The floor is now open to the public. 18:22:02 The Planning Commission will hear public testimony in support or  opposition. 18:22:08 The to the proposal. The Plan Commission will see testimony. 18:22:13 This evening, and through the close of the public during December  fifteenth. 18:22:23 The most useful comments are specific to the proposal and focus on the  issues. 18:22:29 Personal attacks and derogatory language will not be tolerated. 18:22:31 No clapping, booing, kissing or other audible or visible indication of  agreement or opposition is allowed. 18:22:40 It's just the money is being recorded therefore when you speak, please, by begin by clearly stating your name and address. 18:22:50 Each person will be allowed to speak, for up to 3 min timekeeping will be  facilitated by community development staff. 18:22:59 You cannot yield your main time. you others speak to another speaker. 18:23:04 Again. Each speaker is limited 3 min Do we have, people who wish to speak 18:23:16 Yes, I see that. and and Bowen has a raised hand. 18:23:20 Ed, if you could please unmute yourself 18:23:28 Good evening, Commissioners at Bowen, of the Western Jefferson County  landowner in a lower home. 18:23:39 So I wanna begin by saying, Very, please. the company coming out with what I call the postcard. 18:23:48 This is the first I ever heard of this back in July I received this I'm. 18:23:53 Very appreciative of this is about the best notification. I get out here  in the boonies. 18:23:59 Interesting pieces, it said september 20 third so i've been waiting  patiently trying to figure it out for myself, and that didn't happen. 18:24:08 This is the only piece of correspondence i've ever received regarding this matter in my property, and so i'm before you today. 18:24:16 First off I I do support with the DCD. director came up with by moving  this out, but I do want to challenge his statement of without broadband. 18:24:25 I want to change that to without understanding i've got great broadband.  but I don't have great understanding of this whole thing. 18:24:34 And then my biggest fear tonight is the term substandard lot, and that  getting changed. 18:24:40 But I want to draw your attention to is I noticed I don't think you have  it either. 18:24:45 But the draft ordinance changes. I did. I did find a copy of that in the  staff report from September 20 fourth, where some stuff was lying through. 18:24:58 I want to identify, even though you might not have that in front of you. 18:25:03 Just how that concerns me with all of this and i'm trying. 18:25:09 It's hard to navigate all this stuff so when you ever you do get to it in  that staff report. 18:25:15 It's on page 46 there's a term that deals with when you line out stuff,  and then you change it with something else. 18:25:25 Then i'm worried about what you're trying to do it says basically,  subdivision requirements in effect the time of lot creation. 18:25:33 That's the practice. I'm under right now the peers We need to go in there  and also add a caveat to that call and meet sustain. 18:25:43 So jcc 1 8.1 2 0 5 0 that concerns me because I don't really know how  that's going to affect me to me. that's ambiguous. 18:25:51 And what's even more ambiguous is when it goes on it talks about may not  necessarily be developable, develop poppable legal lot of America must also meet  the definition of buildable. 18:26:04 Lot. But when you look in the definitions, there is no definition for  buildable lot, and I considered that definition is ambiguous, because, as  determined by the county is the next part of that sentence. 18:26:20 So I don't want to be ch I need I need confidence and assurance of what I  can and can't do with my lot, and I am very concerned that we're developing an  ordinance that just clouds it 18:26:31 even more in an area of Jefferson county it really isn't there isn't a lot of development in fact, I think if you look at some of the materials provided by  staff development levels, right now, are 0 so i'm 18:26:47 very concerned about Western Jefferson County being included in this. 18:26:49 I think it's a definitely a difference to what is going on in eastern  Jefferson County, and the purpose of the Moratorium and the County Board of County  Commissioners addressing a lifting the moratorium and all of that I think Western  Jefferson County. 18:27:04 Is caught up in that minutia and it's not well understood. So that's my  test money tonight, and again I do support what DCD. 18:27:14 Director came up with by moving this out to the fifteenth so maybe I can  understand a little bit more, and I am appreciative of Staff, who who did spend  some time with me, think earlier this week trying to explain some of this but  again. 18:27:27 operating remotely, makes it very difficult to understand. Thank you. 18:27:34 Thank you. 18:27:41 Eleanor. Is there anyone else 18:27:49 From  Cynthia Koan  to  Everyone: Chris Llewellyn is here. 18:27:48 Well sharehold. I do not see anyone else with a raised hand, so I invite  any members of the public who like to speak to either use the raise hand button on  zoom, or turn on their camera and physically raise their hand or 18:28:01 alternatively unmute themselves. and express a desire to speak i'm gonna  wait 2 or 3 min give it any chance to get it right if they wish to. 18:28:13 There'll be never quiet period for a while here 18:28:23 Sure. Hold, Chris Llewellen is here. Thank you. 18:28:43 I do not see any other members of the public in attendance. 18:28:46 No emails, or I will double check the planning commission email. 18:28:54 Now. thank you. 18:29:00 Ie have not received any emails from the public hey? 18:29:07 Well, we've been here a while think probably anybody who it's going to be  my being here is the level. 18:29:16 Well won't close the public hearing right now what i'll do is close the  comment period for this this meeting, and hold it hold a hold. 18:29:26 The additional comments until next week. Number 15. Is that gonna work,  Brian? 18:29:31 Oh, the friend here I would recommend that you. You keep the public record open. 18:29:40 And then it just continued this hearing until next Thursday, September  fifteenth, at 5, 30 Pm. 18:29:51 And that you could either tend to virtually or come to the Try Area  Community Center. 18:30:02 Excellent. 18:30:08 See. So that brings us to the end of our agenda for today. 18:30:13 And do we have a you'll have a meeting an extra meeting in next week? 18:30:21 There's Day, the fifteenth at 5 30 if there are no additional comments  from the Commissioners. 18:30:30 Well, I see, Lauren. it has a comment. I just want to address the fact  that I am somewhat concerned that we may not have reached. 18:30:42 You know all the affected public. This has been, you know, a somewhat  esoteric issue, and we heard from the one gentleman tonight who seems to be pretty  well informed. 18:30:55 But he admitted to you know fair amount confusion and he's one of the  affected owners. 18:31:01 So I guess I just urge staff in this next week. 18:31:07 To do everything possible, and I understand it will be something in the  leader. 18:31:11 But I wonder if we should have it article in the leader explaining what's  going on and making you know one last attempt to to reach people. 18:31:20 So I I just remain concerned that there are people out here affected that  haven't been paying attention, or just don't know what's going on. 18:31:29 Thank you. Thank you, Laura, did you? Lorna speaks my mind, and  additionally, I would like to hear from staff and update the last meeting we had. 18:31:42 And when we were asking for an update on how how contact was being made  with specific effective property owners, we didn't get a clear answer that we there was a postcard going out to all citizens of Jefferson county I never 18:32:02 saw one I guess maybe i'm not in the I i'm in Jefferson County. 18:32:10 But i'm not I wouldn't be in the county in the sense of a building permit. 18:32:15 So maybe that's a reason I wouldn't have gotten a postcard. but I I feel  like the answer about how specificly affects property. 18:32:26 Owners will be contacted was vague. Can we get an update on that? 18:32:32 Yes, Am I coming in? Yes, good. So I I just wanted to to pure. I will want attention to several clinical components. 18:32:43 One Is that Well, we had some 1,700 view use of of the story map is that  accurate Brian 18:32:58 And so that indicates that there has been acknowledgement. 18:33:05 And at least interest in in this topic. 18:33:12 And we did have a quite a plethora of telephone calls here. 18:33:18 And we directed people to the hearing tonight. 18:33:23 And and so I I just wanted to point that out and then it's really  important that that we be aware that The opportunity for continued engagement is  not over We will have this other meeting. 18:33:44 I. I have also spoken to our our our akin to our press officer about an  article in addition to the public hearing, because I think that what I heard today  is accurate that some people don't look at the public 18:33:57 hearings, but an article might be a little bit more catchy. 18:34:02 So. we did, hear that, and and that is a step that we are taking. 18:34:07 So I I really wanna appreciate the comments, if I may. 18:34:13 Just one quick comment. I think it's important and brian did mention it,  but it's one that I I deal with quite often, you know, just because we could have  all kinds of legal lots that don't qualify to 18:34:27 be buildable, So it's very difficult it's on a lot. My lot Circumstance,  once we get through all of these legal lots of record issues that we're trying to  rectify. 18:34:37 We can't promise people even if you've got a legal lot. You can build on  it because of soils critical areas all kinds of things that that get into play. 18:34:45 So keep that in mind. We gotta kind of separate those 2 out of it. 18:34:49 As we go through this process, so arlene yeah I just wanted to shine in  that while the leader is really important in terms of getting the word out that you should not disregard an article in the Pdm as well there's a real 18:35:08 split in the community as to who rates what? particularly on the in the  county. 18:35:15 Thank you, and I'd. also like to know just as an update on the postcard  mailers that we sent out 18:35:26 The the DCD. decided, with Commission and Board of kind of Commissioner  guidance, that the best approach to the mailer was to identify those who were most  direct 18:35:37 From  Ed  Bowen  to  Everyone: Forks Forum for western Jefferson county. 18:35:43 No Brian locked up. Expect he saying they Send it out to the most  directly. 18:35:50 That's correct. He did freeze. there for a second he's still frozen. 18:35:56 Oh, Bryce, nice knowing you 18:36:01 Okay, could I follow up if you go ahead? 18:36:06 Okay, Director Volt: brother. could you expound on what Brian was gonna  say? 18:36:12 Because when I when he's talked about this before identifying specifically affected property owners seemed like a difficult and daunting task. 18:36:25 So it sounds like he was getting ready to say somehow they accomplished  that. 18:36:27 But I don't think we've heard that right well I do know that the mailer  went out to one of the most critical things is that there are a lot of people that  live out of town, and so one of the 18:36:39 concerns that we heard that was noted is that well if we're putting it in  the Leader, or We're or the the Peninsula. 18:36:47 Daily News about those owners of land that don't live here and so we use  that that address. 18:36:54 So we had a lot of these mailers go out of the county to people that old  land. 18:37:00 And so we really were trying to be responsive I think that's one of the  things that Brian was gonna say that that we heard that from you, and that was  really thank you that's something that we we did 18:37:13 implement. 18:37:21 But the follow up. Are you saying that there was a mailing cause I haven't heard this yet. 18:37:22 There was a mailing that went directly out to affected product correct and and but I what I was trying to highlight is that in the database. 18:37:31 There are a lot of people that own parcels that are affected parcels, but  they have a different property address. 18:37:39 That not necessarily is in Jefferson County. Okay. 18:37:43 So when I spoke with we, we had some assistance by someone, my Jeannie  Mcmahon, and she indicated that if that the yeah, obviously there was a delay. 18:37:58 But it was way. several weeks ago. I believe that they should have  received that enough. and I don't have the exact date, because I was thinking, Oh,  yeah, this is great, because I I knew it was a roughly 2 weeks ago. 18:38:12 That people that were in the county should have received it. 18:38:15 And so if they lived further away, maybe even on the east coast, they  would have received a week ago. 18:38:24 Thank you. 18:38:29 And then a lot of this is kudos to you for your providing a lot of input  on on a how to address that concern, And I know that we might have some brokers out there. 18:38:40 The brokers also expressed the parallel concern.